自治体BPRのトレンドと
デジタル化・DX化とAI活用の未来

●BPRとは？
BPRとは「Business Process Re-engineering（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）」の略称で、業務フローの見直しによって、既存の仕組みや習慣を再構築することをいいます。ただの業務改善ではなく、抜本的な「業務改革」を意味します。中長期的に、業務全体の仕組みや非効率的な作業を見直し、改革を目指す経営手法です。

プロセスが分断された組織においては、業務効率化はもちろんのこと、デジタルツールの導入に際しても、不都合が多く、業務が遂行しにくくなっています。そうした状況を解決するべく、BPRの手法が、日本でも取り入れられるようになってきました。

●自治体で進むBPR
自治体においてもBPRが進められています。自治体では、住民に対して提供する行政サービス業務や、バックグラウンド業務などのあらゆる業務プロセスを根本から見直すことで最適化し、業務改革を目指しています。

●BPRがもたらす効果と必要性
近年は、少子高齢化による労働人口の減少により人手不足が進んでおり、限られた人員で業務をいかに効率的に進められるかが課題となっています。さらに、住民の数も減少することで、徴収する税金も減ることから、今後はさらなる効率化により、こうした状況に対応していかなければなりません。また、自治体においては、いまだに多く残るアナログ業務が問題になっており、デジタル化およびDX（デジタルトランスフォーメーション）化を見据えた取り組みが重要になってきています。

BPRを自治体業務に導入することは、業務プロセスの全体的な最適化や住民サービスの拡充、デジタル化やDX化の推進に寄与します。

特に人手不足への対応は大きな効果といえます。さらに抜本的な業務改革によって、住民の利便性と満足度の向上、職員の負担軽減にもつながります。近年の課題を解決すること、そしてこれらの副次的な効果も期待できることから、BPRは必要性が高まっているといえます。

●ペーパーレス化とデジタルデータ管理
自治体において、近年課題になっているのが窓口手続のデジタル化です。添付書類の簡素化やデジタル化、押印の廃止、キャッシュレス決済の導入といったペーパーレス化やデジタルデータの管理などがBPRの主流となっています。

ある自治体ではBPR計画について、幹事課を経由する照会回答業務においてはフォーマットの統一や集約作業の自動化などを実施したり、消耗品の購入業務においては見積簡易作成ツールやとりまとめルールの設定をしたりする旨を設けました。このBPRを推進する際に、同時にペーパーレス化の推進も取り組む項目としています。

●クラウドサービスの利用
自治体では業務へのクラウドサービスの利用が進んでいます。クラウドサービスとは、サービスをインターネット経由で利用することができるサービス全般を指します。従来の自治体の中にサーバーを設置するオンプレミス型のサービス利用から、インターネット経由でのサービス利用に切り替えることで、システムのアップデートへの早急な対応や、自治体内での行政業務のシステム連携など、自治体業務の負担を大幅に軽減できることが期待されています。

近年は共同クラウド化を実現する「自治体クラウド」の計画も国によって進められており、将来的にはクラウド環境での業務遂行がベースとなる可能性もあります。

●DX化の推進とAI活用
DX化は、民間企業のみならず、自治体でも進んでいます。ICT技術の浸透が、住民の生活をより良い方向に変化させることがDX化のベースとなる考え方です。

自治体においては、行政サービスについて、デジタル技術やデータを活用して、住民の利便性を向上させるとともに、ICT技術やAI（人工知能）などの活用によって業務効率化を図り、貴重な人的リソースを住民サービスや行政業務全般にあて、さらなる質の向上につなげていくことを目指しています。

●現状分析と課題抽出
まずは、現場の業務プロセスの中から課題を特定して抽出します。洗い出した課題の中から優先順位をつけて解決が見込める改善策を考えます。

●目標設定と計画立案
ただ改善を図るのではなく、BPRの目標を設定することが重要です。例えば住民サービスの質の向上、DX化の推進などの具体的な指標を設定して改善計画を立てていきます。計画においては最適なデジタル技術の選定と導入についても策定しておく必要があります。

●実行とモニタリング
計画に基づき、業務改善の実行を進めます。このときに必要なデジタル技術も導入します。

計画を実行していくにあたって、モニタリングも重要です。ただ実行するだけでなく、どのくらいの改善が進んでいるのか指標に基づいて検証していく必要があります。

●新技術の登場と影響
自治体において、BPRでよく活用される技術に、 RPAやAI-OCRなどが挙げられます。RPAは、ロボットによって業務を自動化することを指し、AI-OCRは、AI技術によってOCRの精度を高め、より紙帳票類のデジタル化をスムーズにするものです。

これらの技術を導入するにあたって、自治体の課題として多く挙げられるのが導入活用の人材不足です。また具体的なサービスの設定においても、知見が乏しいことから、より効率的に技術の導入を進めていくためには工夫が必要になってきます。

●BPOの活用の検討
BPRを進めるにあたって人的リソース不足や、新技術の選定導入などは、自治体にとって、今後さらに大きな課題となっていくと考えられます。このことから、BPRを丸ごと業務委託によって実現するというアプローチ方法も検討していくことが重要といえるでしょう。例えばBPO（Business Process Outsourcing）の業務プロセスをアウトソーシングするサービスを利用することで、BPRを実現する手段もあるということです。