このような課題を抱えていませんか?
必要な文書や情報をすぐに見つけられない
改訂箇所の承認に必要な資料作成に時間がかかっている
手作業で新旧文書の差分を作成、確認しているため、ミス発生が心配
閲覧したい規程がすぐに見つかる。
改訂業務の効率を飛躍的に高める規程管理システム
「DocLAN」は、さまざまな業界業種で活用できる規程集公開・管理システムです。
事務取扱要領やマニュアル、ISO文書などの文書を管理でき、
Wordで作成されたデータをHTMLに自動変換して公開する機能を搭載しています。
同義語・あいまい検索など多彩な検索機能を備えており、目的の文書をスムーズに閲覧することが可能。
さらに最新の文書と変更前の文書を比較できる新旧差分表や、関連文書同士のリンク機能などによって、
さまざまな文書の管理をWebブラウザーで効率的に行えます。
また、優れた検索機能やリンク機能により、対象文書を確実に見つけ出し、
改訂漏れを防ぐことが可能なため内部統制資料の管理にも有効です。
「入力・編集」「管理・公開」「閲覧・検索」が容易にできる
規程集や事務取扱要領、業務マニュアル文書のデータ入力から、文書管理、公開までをトータルサポート。文書の整備と使いやすいシステムにより、大量の業務文書の管理･閲覧の負担を大幅に削減します。
「入力・編集」
管理サーバーへの簡単な文書の出し入れができます。権限設定や操作履歴などにより、セキュリティ上も問題なく運用可能です。
「管理・公開」
管理者が作成文書を管理サーバーに入れるだけで、自動でHTML化し指定した日付に文書公開が行えます。公開日の指定や版管理機能、新旧差分表示機能により改訂時の作業負担が減り、公開文書の管理がより効率良く行えます。
「閲覧・検索」
目次のツリー階層表示や更新状況の表示により、複雑な操作を必要とせずに規程集･事務取扱要領の確認が行えます。多彩な検索機能やリンク機能により、手間をかけることなく目的の文書を閲覧することが可能です。
導入のメリット
事務負担を軽減し、ミスを減らす
あいまい検索や絞り込み検索などの豊富な検索機能や、リンク機能による文書のひも付けにより、閲覧者が大量の文書の中から確実に目的の文書を探し出すことができるため、労力を軽減するとともに事務ミスを減らします。さらに、営業店側からの規程集や事務取扱要領に関する問い合わせの件数が減ることで、事務負担が軽減されます。
内部統制の強化につながる
規程集や事務取扱要領、ISO文書の内容を周知徹底させることができるほか、新旧差分表示機能により、最新の改訂箇所を常に誰もが確認できる状況をつくり、事務リスクを低減。内部統制の強化につながります。
教育ツールとしても活用可能
一括印刷機能などにより電子化された文書を紙へ出力することで、教育ツールとして配布することが可能です。また、業務マニュアルを作成することにより、各段階での正しい業務フローを確認することができます。
eBookダウンロード
規程管理やマニュアル、ISO文書管理で下記に当てはまる方は、ぜひ資料をダウンロードください。
 |
・目的の規程を探すのに時間がかかっている |
社内インタビュー
企業運営に欠かせない規程集や業務マニュアル。その管理の負担を大幅に削減する「DocLAN」ついて、弊社の社員3人にサービスを提供する側、ユーザー側の双方の観点から語っていただきました。
「DocLAN-S」と「DocLAN Cloud」の特徴
- 1
- 文書管理に必要な機能を搭載 新旧差分表・検索機能・リンク機能・CD-ROM出力機能など、「DocLAN」の実績から文書管理業務で使用頻度の高い機能に絞って搭載しています。
新旧差分表・検索機能・リンク機能・CD-ROM出力機能など、「DocLAN」の実績から文書管理業務で使用頻度の高い機能に絞って搭載しています。
- 2
- 短期間での導入が可能 「DocLAN-S」は、システム説明から動作確認、操作講習会の実施まで最短2カ月。「DocLAN Cloud」はクラウドサービスのため、お申し込み後、数営業日でご利用開始いただけ、「DocLAN」に比べて短期間での導入が可能です。
「DocLAN-S」は、システム説明から動作確認、操作講習会の実施まで最短2カ月。「DocLAN Cloud」はクラウドサービスのため、お申し込み後、数営業日でご利用開始いただけ、「DocLAN」に比べて短期間での導入が可能です。
- 3
- 導入コストを抑えられる 標準機能のみに絞り込むことで低価格化を実現。より導入しやすい価格設定になっています。
標準機能のみに絞り込むことで低価格化を実現。より導入しやすい価格設定になっています。
機能の連携
「DocLAN」の機能は、「通達」「改訂」「公開」と3つの要素から構成されています。
これらが有機的に連携していることで、文書管理システムとして抜け目なく、ワークフローをより効率的に行うことができます。
文書の統一化（オプション）
・紙文書もしくは文書データを調査し、文書構造を分析
・印刷会社としてのノウハウを活かし、コンサルティングを行いながら読みやすい最適なレイアウトを設計
・レイアウトを基に文書作成補助ツールを作成し、データ作成手順書と共に提供
大量の業務文書を統一することで文書全体が読みやすくなり、文書管理･閲覧にかかる業務負担を削減できます。
また文書作成補助ツールを使うことで、どなたでも統一した文書の作成を行え、永続的な文書整備が可能になります。
製品ラインアップ
「DocLAN」シリーズは3つの製品を取りそろえています。
DocLAN／ドックラン
お客さまの業務に合わせて規程・マニュアル管理をカスタマイズ（オンプレミス版）
DocLAN-S／ドックラン エス
機能を絞った、短期間低価格で導入可能なモデル
DocLAN Cloud／ドックラン クラウド
簡単で手間いらず。安心・安全に規程・マニュアルを管理（クラウド版）
