このような課題を抱えていませんか?
使用している規程管理システムでは、必要な文書や情報をすぐに見つけられない
頻繁に規程の内容が変更されるが、改訂箇所が分かりにくい
手作業で新旧文書の差分を作成、確認しているため、ミス発生が心配
関連会社単位、または事業部単位の規程管理を効率的にできるシステムを探している
作成した規程を簡単・効率的に改訂したい
規程管理システムを導入し、コンプライアンス違反の防止、内部統制強化に取り組みたい
Wordなどで作成した規程集を管理してHTML、PDFへ自動変更したい
閲覧したい規程がすぐに見つかる。
改訂業務の効率を飛躍的に高める規程管理システム
「DocLAN®︎」は、規程集やマニュアル類を簡単で効率的に公開・管理できる文書公開管理システムです。
金融機関さまで多くの導入実績があり、頻繁な改訂や厳しいセキュリティに対応してきました。
培ったノウハウを活かし、さまざまな業界業種でも活用しやすい「クラウドサービス」が新たに追加されました。
規程集や事務取扱要領、マニュアル、ISO文書などの文書を管理。
Wordなどで作成されたデータをHTMLやPDFへ自動変換して公開する機能を搭載しています。
同義語・あいまい検索など多彩な検索機能を備えており、目的の文書をスムーズに閲覧することが可能な規程管理システムです。
さらにWordで作成したデータは最新の文書と変更前の文書を比較できる新旧差分表示機能を備えており、
さまざまな文書の管理や検索をWebブラウザーで効率的に行えます。
また、優れた検索機能やリンク機能により、対象文書を確実に見つけ出し、
改訂漏れを防ぐことが可能なため内部統制資料の管理にも有効なシステムです。
「入力・編集」「管理・公開」「閲覧・検索」が容易にできる
規程集や事務取扱要領、業務マニュアル文書のデータ入力から、文書管理、公開までをトータルサポートする規程管理システムです。文書の整備と使いやすいシステムにより、大量の業務文書の管理･閲覧の負担を大幅に削減します。
「入力・編集」
管理サーバーへ文書の出し入れが簡単にできます。権限設定や操作履歴などにより、セキュリティ上も問題なく運用可能です。
「管理・公開」
管理者が作成文書を管理サーバーに入れるだけで、自動でHTML化し指定した日付に文書公開が行えます。公開日の指定や版管理機能、新旧差分表示機能により改訂時の作業負担が減り、公開文書の管理がより効率良く行えます。
「閲覧・検索」
目次のツリー階層表示や更新状況の表示により、複雑な操作を必要とせずに規程集･事務取扱要領の確認が行えます。多彩な検索機能やリンク機能により、手間をかけることなく目的の文書を閲覧することが可能です。
導入のメリット
事務負担を軽減し、ミスを減らす
あいまい検索や絞り込み検索などの豊富な検索機能や、リンク機能による文書のひも付けにより、閲覧者が大量の文書の中から確実に目的の文書を探し出すことができるため、労力を軽減するとともに事務ミスを減らします。さらに、利用者側からの規程集や事務取扱要領に関する問い合わせの件数が減ることで、事務負担が軽減されます。
内部統制の強化につながる
規程集や事務取扱要領、ISO文書の内容を、規程管理システムを利用し周知徹底させることができるほか、新旧差分表示機能により、最新の改訂箇所を常に誰もが確認できる状況をつくり、事務リスクを低減。内部統制の強化につながります。
教育ツールとしても活用可能
一括印刷機能などにより電子化された文書を紙へ出力することで、教育ツールとして配布することが可能です。また、業務マニュアルを作成することにより、各段階での正しい業務フローを確認することができます。
複数の事業会社で共通する「規程集」の連携管理
グループ会社やホールディングスなど、複数会社の規約を管理できます。DocLAN®︎では部署ごとに権限を与え、公開範囲を制限できるので、「部署」を「事業会社」などのグループ企業に置き換え、全社で共有する「規程」、会社ごとに内容の異なる「規程」を管理・公開することができます。
eBookダウンロード
規程管理やマニュアル、ISO文書管理で下記に当てはまる方は、ぜひ資料をダウンロードください。
 |
・目的の規程を探すのに時間がかかっている |
事例インタビュー
カスタマイズされた「DocLAN®」が可能にした「変わらない使い勝手
大規模金融グループにおいて、規程類や各種ひな形などの書類ファイルは膨大な数になります。2002年から使用してきた規程集管理システムは老朽化が目立ち始め、近くメンテナンスの期限も切れることからリプレイスが必要になりましたが、その作業は一筋縄ではいかなかったそうです。
最終的にTOPPANエッジの規程集公開管理システム「DocLAN®／ドックラン」を選定し運用開始にいたるまでに、どのようないきさつやご苦労があったのか、お話をうかがいました。
企業運営に欠かせない規程集や業務マニュアル。その管理の負担を大幅に削減する「DocLAN®︎」ついて、弊社の社員3人にサービスを提供する側、ユーザー側の双方の観点から語っていただきました。
「DocLAN®︎-S」と「DocLAN®︎ Cloud」の特徴
- 1
- 規程集などの文書管理に必要な機能を搭載した管理システム 新旧差分表示機能・検索機能・リンク機能・CD-ROM出力機能など、「DocLAN®︎」の実績から文書管理業務で使用頻度の高い機能に絞って搭載しています。
新旧差分表示機能・検索機能・リンク機能・CD-ROM出力機能など、「DocLAN®︎」の実績から文書管理業務で使用頻度の高い機能に絞って搭載しています。
- 2
- 短期間での導入が可能な規程管理システム 「DocLAN®︎-S」は、システム説明から動作確認、操作講習会の実施まで最短2カ月。「DocLAN®︎ Cloud」はクラウドサービスのため、お申し込み後、数営業日でご利用開始いただけ、「DocLAN®︎」に比べて短期間での導入が可能です。
「DocLAN®︎-S」は、システム説明から動作確認、操作講習会の実施まで最短2カ月。「DocLAN®︎ Cloud」はクラウドサービスのため、お申し込み後、数営業日でご利用開始いただけ、「DocLAN®︎」に比べて短期間での導入が可能です。
- 3
- 規程管理システム導入のコストを抑えられる 標準機能のみに絞り込むことで低価格化を実現。より導入しやすい価格設定になっています。
標準機能のみに絞り込むことで低価格化を実現。より導入しやすい価格設定になっています。
- 4
- 公開範囲の権限機能 DocLAN®︎ Cloudでは部署ごとに権限を与え、公開範囲を制限できます。同じ会社内で部署ごとに異なる規程を管理したい場合はもちろん、関連会社間で会社ごとに異なる規程を管理することも可能です。
DocLAN®︎ Cloudでは部署ごとに権限を与え、公開範囲を制限できます。同じ会社内で部署ごとに異なる規程を管理したい場合はもちろん、関連会社間で会社ごとに異なる規程を管理することも可能です。
機能の連携
「DocLAN®︎」の機能は、「通達」「改訂」「公開」と3つの要素から構成されています。
これらが有機的に連携していることで、文書管理システムとして抜け目なく、ワークフローをより効率的に行うことができます。
文書の統一化（オプション）
・紙文書もしくは文書データを調査し、文書構造を分析
・印刷会社としてのノウハウを活かし、コンサルティングを行いながら読みやすい最適なレイアウトを設計
・レイアウトを基に文書作成補助ツールを作成し、データ作成手順書と共に提供
大量の業務文書を統一することで文書全体が読みやすくなり、文書管理･閲覧にかかる業務負担を削減できます。
また文書作成補助ツールを使うことで、どなたでも統一した文書の作成を行え、永続的な文書整備が可能になります。
製品ラインアップ
「DocLAN®︎」シリーズは3つの製品を取りそろえています。
DocLAN®︎／ドックラン
お客さまの業務に合わせて規程・マニュアル管理をカスタマイズ（オンプレミス版）
・金融機関を中心に導入実績多数。10年の実績を基にお客さまのニーズを取り入れています。
・TOPPANエッジが培ったノウハウで、テンプレート、フォーマットの見直し、データ移行などもサポートします。
DocLAN®︎-S／ドックラン エス
機能を絞った、短期間低価格で導入可能なモデル
・新旧差分表示機能、検索機能、リンク機能、CD-ROM出力機能など、「DocLAN®︎」で使用頻度の高い標準機能に絞って搭載しています。
・システム説明から動作確認、操作講習会の実施まで最短2カ月の短納期と低価格での導入が可能です。
DocLAN®︎ Cloud／ドックラン クラウド
簡単で手間いらず。安心・安全に規程・マニュアルを管理（クラウド版）
・DX対策、テレワーク対応などの業務改善を短期間での利用開始で実現します。
・クラウド化により社内情報の漏えい防止や文書改訂管理・公開通知管理の厳正化が図れます。
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