コラム

書類を電子化する重要性とは？文書管理が必要な理由を解説

企業では地球環境や資源への配慮、経費節減のため、かなり以前から社内文書のペーパーレス化を推進してきました。また近年では、DX推進の第一歩としてペーパーレス化と同時に、あらゆる書類の電子化も行われています。書類の電子化には、単に紙をなくすという意味以外にどのような重要性があるのでしょうか？　

今回は書類電子化の重要性から、社内規程やISO文書に必ず実施すべき文書管理について解説していきます。

社内規程やISO文書を電子化する重要性

社内規程やISO文書を電子化するのは、ペーパーレス以外にも以下のような重要な目的があります。

従業員への周知徹底:
社内規程や事務取扱要綱など、業務上の重要な情報は従業員に周知徹底することが大切です。紙のまま倉庫や書棚のような場所に保存しているのでは、意味がありません。文書は、電子化することにより検索性が向上します。文書を電子化することは、情報を広く社内に知らしめるための第一歩なのです。

文書の利便性向上:
電子化した文書は、的確な場所に定置することにより利便性が向上します。社内規程やISO文書は、いつでもどこからでも、必要なときに従業員が閲覧できることが重要です。従業員全員がアクセスできるネットワーク上（イントラネット上）のポータルサイトや、共有フォルダーに格納しておく必要があります。

一元管理の徹底:
重要な文書は、新規登録や改訂などの一元管理が必要です。誰もが勝手に登録したり改訂できたりするのでは、文書の信頼性が揺らいでしまうからです。電子化した文書には、電子的にさまざまな権限を設定できます。例えば文書を閲覧する権限は従業員全員に開放し、登録や改訂などの編集権限は特定の人に設定します。このような方法で文書を管理すれば、新規登録や改訂の一元管理が徹底できます。

適正なバージョン管理:
文書を電子化し、一元管理することによって適正なバージョン管理ができるようになります。特に社内規程やISO文書は常に最新の内容を従業員に周知する必要があり、厳格なバージョン管理が必須です。もしこのような文書が紙のまま各所に点在していれば、新旧の規程や重要文書が混在してしまう可能性があります。文書の電子化による一元管理は、文書の適正なバージョン管理にもつながるのです。

改ざん防止、削除（廃棄）防止:
上記のように電子化された文書は、電子的にさまざまな権限設定やセキュリティ機能で保護することができます。紙の文書であれば、改ざんされたり勝手に廃棄されたりする可能性もありますが、文書が電子的に保護されていればそのような心配も少なくなります。

文書が紙の状態で各所に点在していると管理が難しく、改訂のたびに紙資源の無駄にもつながります。上記のような理由からも、社内規程やISO文書は電子化し、一元管理を行うことが重要です。

必要なのは電子化だけではなく適切な文書管理

文書を登録、保管（使用頻度が高い）または保存（使用頻度が低い）、活用・更新、廃棄（削除）のサイクルに分けて、一元的に管理することを文書管理と言います。前章では文書を電子化する重要性についてお話ししましたが、社内規程やISO文書などの重要文書は単に電子化するだけではなく、適切に文書管理を行う必要があります。

文書管理の手順

登録:
社内規程やISO文書をはじめとする重要な文書は、誰が登録（正規の場所に保管・保存すること）してもよいわけではありません。重要な文書は、定められた承認ルートを通して登録する必要があります。一般的に文書管理は、担当部署と担当者を決め、あらかじめ設定されたフローに従って運用されます。

保管・保存:
文書の保管・保存では、担当部署や担当者以外の人間が改ざんや削除を行えないように、セキュリティを施す必要があります。また、保管・保存した文書は社外の人間に無断でアクセスできないように、厳重に保護されなければなりません。
一方で、支社や店舗からは容易に文書にアクセスできるようにせねばならず、これには電子的なアクセスコントロールが必要になります。このような運用には、専用の文書管理システムを使うのが効率的です。

活用・更新:
重要な文書は上記のように厳格な管理をするべきですが、かといって利便性が落ちてしまっては本末転倒です。文書は検索しやすく、必要なときにいつでもどこからでも見られるように工夫することが大切です。従業員が使いにくいと感じるシステムは、やがて形骸化し使われなくなってしまうからです。文書管理は、従業員が保管・保存された文書にアクセスしやすく、規程類の場合には本来の目的である周知徹底ができるようになっていなければなりません。

また、文書の内容に更新があれば担当者が遅滞なく改訂でき、改訂箇所が分かりやすくなっていることも重要です。マニュアルのような冊子上の文書では、改訂箇所を巻末に記載する方法がよく使われていますが、改訂箇所と巻末を逐一見比べるのは効率的とは言えず、かつユーザーにとっても使いにくいものです。特に社内規程やISO文書などは、最新の情報を分かりやすくユーザーに伝える必要があります。改訂箇所については改訂前と改訂後を色分けするといったように、ユーザーが分かりやすいように工夫することが大切です。

廃棄（削除）:
必要でなくなった、もしくは新規の文書ができた場合は、古い文書を遅滞なく、また確実に廃棄（削除）しなければなりません。万が一古い文書が残っているようなことがあると、間違った情報が拡散してしまう恐れがあるからです。先述のように文書は一元管理を行い、廃棄（削除）も決められた承認ルートでの承認後、定められた方法で廃棄（削除）されなければなりません。

業務を加速させる効率的な文書管理について、詳しくは「文書管理を効率化する書類保管の基本とは？」も参考にしてください。

文書電子化のポイント

前章で述べたようなしっかりとした文書管理を行うためには、文書の電子化が必須です。文書管理を確実に、そして効率的に行うにはポイントがあります。

規程管理システムの導入

文書の登録や更新、廃棄を人の手で行うのは非効率なだけでなく、ミスが発生する可能性も高くなります。文書管理業務のフローや承認ルートの設定、セキュリティ機能など、文書管理に必要とされる要件を効率よく満たすためには、規程管理システムの導入がおすすめです。

規程管理システムは、以下のような機能を実装しています。

優れた検索性:
規程管理システムには、優れた検索機能が実装されています。文書の正確な名前が分からなくても、同義語・あいまい検索などで効率的に目的の文書を検索でき、業務の効率が向上します。

編集機能:
先述のように文書は登録、保存（保管）、改訂、廃棄というライフサイクルを繰り返します。専用の規程管理システムであれば、これらの編集業務を効率的に行うことができます。また権限設定も容易なため、文書を勝手に登録・編集されたり、重要文書が削除されたりすることも防止できます。

弊社の提供する規程管理システム「DocLAN（ドックラン）」であれば、上記に加えて以下のような機能も搭載しています。

改訂箇所の明確化:
「DocLAN」では、改訂箇所（追加・削除）が一目で分かるように色を変えて表示でき、最新の改訂箇所を誰もが簡単に確認できます。

文書の自動HTML化:
「DocLAN」は、作成文書（Word）を管理サーバーに入れるだけで、自動的にHTMLに変換する機能を持っています。文書をHTMLに変換しておけば、WordやExcelのようなアプリケーションを立ち上げる時間が不要になり、文書を効率的に閲覧できます。また文書はWebブラウザーで表示できるため、OSに依存せず閲覧が可能です。パソコンはもちろん、タブレットやスマートフォンからの閲覧も可能になります。

文書の教育ツール化:
一括印刷機能が搭載されているので、電子化された文書を紙に出力できます。ISO文書や業務マニュアルを印刷すれば、教育ツールとして活用できます。

さまざまな業界・業種で活用できる規程管理システム「DocLAN（ドックラン）」の詳細はこちらからご確認ください。

まとめ：効率良く、安心・安全に文書管理を行うならシステムの導入がおすすめ

社内規程やISO文書の管理不備は、業務上のトラブルにつながりかねません。また、これらの文書管理を手作業で行えば、登録や更新で煩雑な事務負担が増え、重大なミスが起きる可能性もあるでしょう。社内に存在する膨大な文書を効率良く、安心・安全に管理するのであれば、優れた規程管理システムの導入がおすすめです。

規程管理システムの選び方について、詳しくは下記eBookもご参照ください。