インタビュー・会談

【社内インタビュー】「業務効率化」の枠内に収まらない「DocLAN」の魅力とは

企業運営に欠かせない規程集や業務マニュアル。
その「入力・編集」「管理・公開」「閲覧・検索」を使いやすいシステムでトータルにサポートし、規程管理の負担を大幅に削減するシステムが、トッパンフォームズ（現 TOPPANエッジ）のDocLANシリーズ（『DocLAN／ドックラン』『DocLAN-S／ドックランエス』『DocLAN Cloud／ドックランクラウド』）です。

金融機関をはじめとした多くの企業への導入実績を持ち、トッパンフォームズでは自社の規程管理にもDocLANを活用しています。

今回はトッパンフォームズの社員3人に、製品の誕生から13年、自社での活用も10年近くになる今、DocLANについて、サービスを提供する側、ユーザー側、双方の観点から語っていただきました。

トッパン・フォームズ株式会社（現 TOPPANエッジ株式会社）

・資本金：117億5,000万円
・従業員数：2,651人（2022年3月末時点）
・事業内容：
トッパンフォームズは、「情報」を核とする「インフォメーション領域」で強みを発揮し、業務効率化に貢献することで企業活動をサポートしています。インフォメーション領域で培った強みを活かすことで、製品・サービスをアナログ、デジタルの双方向から提供可能な「デジタルハイブリッド企業」として、新たな価値の創出に取り組んでいます。
・DocLAN導入時期：2013年5月

ゲスト

トッパン・フォームズ株式会社

企画販促統括本部　企画販促本部
総合販促部　DSグループ　マネージャー

木内　昭さん

企画販促統括本部　企画販促本部
総合販促部　DSグループ　主任

本橋　杏里さん

企画販促統括本部　企画販促本部
総合販促部　DSグループ

岡　大樹さん

※ 所属・役職、本事例の内容は執筆当時のものです。
※ トッパン・フォームズ株式会社は2023年4月1日付でTOPPANエッジ株式会社に社名変更いたしました。

20年間以上にわたる規程管理システムへの取り組み

―DocLANという製品が誕生した背景・いきさつを教えてください。

木内さん：トッパンフォームズの規程管理システムへの取り組みの歴史は長く、1997年に独自の規程管理システムを開発しました。金融機関に対してWordデータで管理されている事務手続きやマニュアルなどの文書のコンサルティングと、新システムへのデータ移行の請負サービスを併せて開始し、2009年の時点で40社以上の導入実績を得ていました。

そこで培ったノウハウを集結し、さらに完成度の高いシステムとして製品化されたのがDocLANで、2009年の10月に発売を開始しました。

－導入したのは主に金融機関だったのですね？

岡さん：はい。金融機関は監督官庁に対して、法律を順守し適正な業務をおこなっていることを開示するためにも業務規程の適切な文書化の必要性が高い上に、事務取扱要領やマニュアルなど多くの文書が存在するので、扱いやすく堅実な規程管理システムへのニーズが高かったのです。
当時はWordで作成した文書をPDFなどに書き出して公開するという運用が一般的でした。

DocLANにはWordやExcelで作成された文書を自動でHTMLやPDFに変換して公開する機能に加えて、それまでの規程管理システムで要望の多かったカスタマイズ要件を標準機能として搭載しています。

文書の「入力・編集」「管理・公開」「閲覧・検索」を容易にしたいというニーズにお応えできる製品に仕上がっていましたので多くの金融機関に導入していただきました。

グループの発展に伴って生まれた統制強化の必要性

－トッパンフォームズが自社の規程管理にDocLANを活用するようになったきっかけは何だったのですか？

本橋さん：2010年から2011年にかけて、滝山工場（現在のトッパンフォームズ・セントラルプロダクツ滝山工場）が新設されたり、グループ企業であるTFペイメントサービスが設立されたりするなど、トッパンフォームズグループが大きく発展しました。

それに伴ってグループ間における規程の共有や社内統制の強化などが求められるようになりました。

そのころ、まさにその要求にマッチする製品が自社から誕生し、導入実績を伸ばしていました。それがDocLANでした。

－DocLAN導入前は各種規程は紙で配布されていたのですか？

木内さん：グループウエアと紙冊子、という形でした。グループウエア内に「規程バンク」というフォルダーを設けてデータを管理する一方、紙冊子に印刷したものを各部署で保管していました。

トッパンフォームズの場合、社内規程の文書数は425ファイル1,000ページになります。グループウエアや紙だと、必要な文書を探し出すだけでも大変ですし、関連する文書をすべてピックアップできているか確信が持てないこともありました。

本橋さん:紙冊子は基本的に年に一度、新しいものに交換という形でした。古いものを廃棄するのもかなり手間のかかる作業でしたし、オフィスのキャビネットに並べられた冊子は、たとえばテレワーク時にはアクセスできませんので、利用頻度は高いとはいえなかったと思います。

－古いものを廃棄してしまうと、新しくどこが更新・改訂されたのかわかりづらいですね。

岡さん:はい。規程に大きな変更があった場合は別途社内通達が来るようになってはいるのですが、細かな数値の改訂なども含めると、この冊子をすべて読み込んで前年度との差分を把握するしかないのですが、現実的とはいいがたかったですね。

木内さん:グループウエアの場合、閲覧はいつでもできるのですが、改訂が不便でした。マスターデータがどこにあるか、管理はどうするかについては各規程を作成した部署や個人に委ねられる形になりますので、作成担当を引き継いだ者が元データを探すのに苦労する、といったケースも散見されていました。

さまざまな課題を解決したDocLAN

－ここまでのお話で、グループウエアと紙での運用だった頃は「検索」「保管」「アクセス」「改訂」などに不便を感じていたことがわかりましたが、DocLANを導入してからは改善しましたか？

木内さん:精度の高い検索を行えるようになったおかげで、必要な書類に必要な時にいつでもすぐにアクセスできるようになりました。紙冊子ではもちろん、グループウエアでもできなかったことです。

本橋さん:たとえば「育児」や「出張」などのキーワードで検索すると、関連する文書が一覧できますので、必要な情報をとりこぼす心配も少なくなりましたし、「テレワーク」など時代に即して新しく誕生した規程もすぐに見つけられるようになりました。

岡さん:PDFやHTMLで最新版がすぐにブラウザーで閲覧できるのも便利ですが、管理者・編集担当者の立場になって改訂を行う際に、元のWordデータも一元的に管理できるという点も業務効率化に大きく貢献しています。

使い慣れたWordで入力・編集が可能

－その他に気づいた特長はありますか？

木内さん:なんといっても普段から業務で使用しているWordで入力・編集ができ、そのまま管理画面から登録するだけでHTMLへの変換はDocLANが自動でやってくれるという点です。DocLANの活用のために特に新しい技術を習得する必要がないので、グループ企業も含めて導入時から現在に至るまで、運用にとまどうことはありませんでした。

本橋さん:改訂された規程が公開された際に、前バージョンとの差分をワンクリックで見ることができるのも便利です。全文を読み比べる必要がありませんし、自分にとって必要な改訂ポイントを効率的に読み取ることができます。

規程管理はあらゆる業界での課題

－ご自身でもDocLANの優れた性能を体験された上で、今後はどのような業界でのDocLANの導入推進をお考えですか？

木内さん:最初にお話したように、DocLANは開発当初は金融機関での運用をイメージして作られたシステムです。

ですが、現在の「DX対応」「ペーパーレス化」「テレワーク対応」といった文書にまつわる課題はあらゆる業界に課せられているものだと思います。コンプライアンス違反の防止や内部統制強化にも貢献し、リリース以降も絶えずバージョンアップしてきたDocLANは、業界・業種を問わずに自信を持ってお薦めできるシステムだと思います。

本橋さん:先ほどの話にもありましたとおり、特別なスキルを必要としないシステムですので導入への障壁が非常に低いと思います。

オンプレミス式のDocLAN、機能を絞って短期間低価格で導入できるDocLAN-S、クラウド提供のDocLAN Cloudと、規模や業態にあわせたラインアップをご用意していますし、トッパンフォームズには文書データを調査して文書構造を分析し、お客さまに最適なフォーマットやレイアウトをご提案するノウハウの蓄積もあります。規程管理に課題を抱えておられる企業さまはぜひお気軽にご相談ください。

※ 所属・役職、本事例の内容は執筆当時のものです。
※ 写真撮影時にマスクを外していただきました。
※ トッパン・フォームズ株式会社は2023年4月1日付でTOPPANエッジ株式会社に社名変更いたしました。