コラム

社内規程のペーパーレス化で文書管理の課題を一気に解決

2020年の新型コロナウイルスのまん延により、テレワークという働き方が一般企業にも広く浸透するようになりました。そんな中、業務の効率化やコスト削減のために社内規程のペーパーレス化を進める企業が増えています。

今回は社内規程のペーパーレス化を進める理由やメリットについて詳しく解説。併せてペーパーレス化の成功ポイントを三つご紹介します。

社内規程こそペーパーレスに

近年DXが進む中、多くの企業でペーパーレス化の動きが活発になっています。ですが、社内外の資料のペーパーレス化を進める企業の中でも、社内規程や業務マニュアルなどは依然として紙で保存しているという企業は少なくありません。社内規定のような紙資料のペーパーレス化が進まない背景としては、請求書や契約書など迅速な処理が求められるものと比較して業務効率の向上が見えにくいこと、社内規程のペーパーレス化自体に多くのリソースが必要になるため、作成や改訂作業が進まないことなど複数の要因が挙げられます。

中でも社内規程は、社内ルールや企業理念など従業員全員が把握しておくべき事柄を記した書類であり、企業全体でのナレッジ共有や業務の効率化に欠かせない重要な役割を果たしています。DXやテレワークが進む今だからこそ、社内規程や業務マニュアルのペーパーレス化は必要不可欠といえるでしょう。

なお、社内規程や業務マニュアルなどについて詳しくは「本当に使えるマニュアル作成とは？作成の目的やポイントを分かりやすく解説」を参考にしてください。

コスト削減だけじゃないペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化のメリットのひとつとして「コスト削減」を挙げる方も多いのではないでしょうか。実はペーパーレス化を行うことにより、コスト削減以外にも作業スピードの向上やリアルタイムでの情報共有が可能になるなど、さまざまなメリットが得られます。
ここでは、社内規程のペーパーレス化に関して代表的な三つのメリットをご紹介します。

作成・改訂・更新などの作業が容易:
ペーパーレス化を導入することで、過去に作成された社内規程を電子化し、データベース上で改訂・更新を行うことができます。こうすることで、社員全員がいつでも最新の社内規程を確認できます。社内規程の改訂・更新作業は従来、複数の担当者が手間と時間をかけて行う必要がありましたが、既存の規程集を電子化することで改訂・更新作業もすべてデータベース上で完結します。そのため、担当者が複数であっても、常に最新の情報をリアルタイムで共有しながら改訂・更新作業が行えます。こうした作業が容易に行えることは担当者にとって大きなメリットといえるでしょう。

保管・管理が容易:
紙ベースで作成された資料には、保管スペースや郵送のコスト、長期間の保存による汚損や紛失などのリスクといったデメリットがあります。万が一、汚損や紛失が発生した場合、新たにこれらの資料を作成し直す作業が必要になります。こうした作業には手間とコストがかかります。
また、社内ルールを記した規程集や業務マニュアルの中には、機密情報が記載されているケースも少なくありません。外部へ情報が流出する可能性も高くなります。ですが、電子データによる保管・管理はすべてデータ上で行うため、汚損や紛失のリスクは大幅に低下します。

なお、ISOに基づいた文書管理マニュアル、業務手順マニュアルなどの管理について詳しくは「適切なマニュアル管理は効率化の要！その管理や運用のポイントとは？」を参考にしてください。

社内での情報共有が容易:
社内規定やISO文書など、社員全員が共有しておくべき情報を電子データ化することで、いつでも・誰でも・どこでも容易に閲覧できるのもペーパーレス化のメリットです。各部署で必要な業務手順やルールを、必要なときにPCやタブレットなどの各デバイスから素早く確認できます。
また、遠隔からの閲覧や、同時に複数人で閲覧することも可能なため、社内規定やISO研修などの各種研修、作業手順の共有・確認などが行えるので効率よく業務が進められます。

ペーパーレス化の成功ポイント

社内規定やISO規定などを電子データに取り込み、管理することで業務の効率化やコスト削減が可能です。ですが、急激なペーパーレス化は現場の混乱を招く一因にもなりかねません。スムーズなペーパーレス化を進めるために以下の三つのポイントを押さえておくとよいでしょう。

現状把握:
既存の紙資料を一度に電子データ化してしまうと、かえって社員の負担が大きくなり。現場の混乱を招くことにもつながりかねません。結果、規定違反や業務効率の低下を起こしてしまう可能性もあります。

ペーパーレス化を始める際は、現在、紙ベースで保管されている文書の種類や量がどのくらいあるのか、どの資料を優先的に電子化するべきかなど、正確な現状把握とそれに応じた検討を行うことが重要です。まずは必要最低限の資料の電子化を行い、その後、徐々に段階を踏んで電子化を進めていくとよいでしょう。

ガイドラインの策定:
ペーパーレス化以降、文書の編集・閲覧権限をどうするかといった、管理・運用に関するルールを策定しておきましょう。社内規程やISO文書などは、長期にわたり多くの社員で共有することになります。ペーパーレス化を実施する際、電子データへの移行方法や実施スケジュールなどのガイドライン策定を行いましょう。ガイドライン策定と併せて、プロジェクトの目的や運用開始までのスケジュールを含めた概要説明を行えば、電子化の開始後もスムーズな運用が可能になります。

また、将来的に改訂や編集が必要になる場合も踏まえ、文書の編集権限はどの部署で行うかというようなルールも取り決めておくとよいでしょう。

実施結果の検証:
ペーパーレス化の実施後は、作業結果の検証を行います。検証すべき項目として、ペーパーレス化によりどの程度紙資料の削減が実現できたか、運用開始後どのくらい業務効率が向上したかなどが挙げられます。社内規程のような企業の運営に関わる資料のペーパーレス化は、担当部署以外にも社内全体で取り組む必要があります。
そのため、実施後どのくらいの効果があったのか、都度検証を重ねることで、より効果的な運用が可能になります。

まとめ：管理・運用が容易な管理システムでペーパーレス化の実現を

テレワークの普及が進む中、あらゆる文書が電子データなどで管理されるようになり、それに伴い社内規程も電子データでの管理運用が求められるようになりました。社内規程のペーパーレス化は業務効率化や組織全体でのナレッジの共有などを可能にし、円滑な企業運営を行う上で非常に重要といえるでしょう。
ペーパーレス化を行うには、現在の運用状況や課題を十分に把握した上で、必要な従業員全員が管理・閲覧を容易に行えることを最優先事項として進めていきましょう。綿密なガイドラインの策定をはじめ、適切な管理ツールの導入など今後のスムーズな運営管理を見据えておくことも大切です。

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