コラム

社内規程（社内規定）とは？作成の方法やポイントについて解説

効率的な企業運営を行うためには、業務や組織に関するさまざまなルールを定めておく必要があります。こうしたルールは社内規程と呼ばれ、企業の立ち上げの際に作成されるのが一般的です。ですが、時代の変化や企業の経営方針の変更などに伴い、既存の規程の見直しや新たな規程の作成が必要になることも少なくありません。

今回は、社内規程についての基礎知識や作成の方法、作成時のポイントについて詳しく解説します。

社内規程（社内規定）とは

社内規程とは、企業で働く従業員が守るべき「会社の規則やルールを定めたもの」を指します。これらの規則やルールは企業独自で決めることができるため、企業によって種類や規程内容は異なります。
一般的に社内規程として知られているものには、「企業理念」のような企業の運営に関わる規程や「経理規程」のような業務に関わる規程があります。社内規程は社員の合意を得る必要はなく、会社側が一方的に定めることができます。

なお、労働時間や賃金などを定めた就業規則は社内規程の一部ではありますが、取り扱いは他の規程と異なるので注意が必要です。例えば常時10人以上の労働者を使用する場合、就業規則を作成して労働基準監督署へ届け出なければならないと労働基準法で定められているのですが、届け出の際は社員への意見聴取が必須とされているため、従業員の合意・従業員への周知徹底が必要になります。

社内規程の代表的な種類

社内規程の中でも代表的な種類は以下の五つです。

①企業運営に関する規程
定款・企業理念など企業の経営方針などを定めた規程

②組織に関する規程
組織図・倫理規程・職務権限規程等企業の組織や職権などの方針を定めた規程

③業務に関する規程
経理規程・内部監査規程・購買規程など業務に関する方針を定めた規程

④人事に関する規程
人事考査規程・給与規程・退職金、退職年金規程など従業員の人事、給与などの方針を定めた規程

⑤総務に関する規程
個人情報管理規程・テレワーク規程など業務やその他社内での意思統一が必要な事柄の方針を定めた規程

上記でご紹介した規程の他にも、近年ではセクシャルハラスメントやパワーハラスメントなどに関わる従業員の労働環境の改善を目的とした「ハラスメント防止規程」を作成する企業が増加しています。

また、X（旧Twitter）やInstagramなどのSNSが急速に普及したことを受け、ソーシャルメディア利用のガイドラインを設ける企業も登場しています。SNSは匿名で自由な意見を書き込める利点がある一方、従業員の個人アカウントでの不用意な発言がそのまま企業の発言として受け取られ、炎上のようなトラブルに発展するケースが後を絶ちません。こうしたことを受け、企業の信用度を保つために従業員のSNSの正しい利用方法を定めた「ソーシャルメディア利用規程」は今後、ますます一般化していくでしょう。

社内規程を設けるメリット

社内規程を設ける主なメリットは業務の効率化や、不祥事・トラブルなどのリスク回避です。従業員全員が同じルールに従うことで業務の無駄が省かれ、効率化が図れます。業務に関するルールがあることによって新入社員でも一定の成果を出すことができ、生産性の向上にもつながるでしょう。

また、従業員の独自の判断で業務を行うことがなくなるため、それに伴う不祥事を未然に防ぐこともできます。自社の健全な業務遂行のためにはもちろんのこと、従業員を守るためにも社内規程は重要な役割を果たしています。

社内規程の作成手順とポイント

社内規程の作成方法は以下の四つの手順に沿って行います。

①社内規程の作成責任者を選出する
②社内規程に必要な情報を集め、草案を作成する
③社内規程の草案の内容について関係各所や専門家に確認を取る
④作成した社内規程を社員に周知する

それぞれの手順について詳しく解説します。

社内規程の作成責任者を選出する:
社内規程の作成を行う際は規程を管轄する所轄部署と、規程の改訂や廃止の決定権を持つ経営陣の中から責任者を選出するようにしましょう。例えば、テレワークに関する規程を作成する場合、PCなどの備品管理や各部署の取りまとめなどを行う総務部と、規程の改訂や廃止などの決定権を持つ取締役会や代表取締役の両者から作成責任者を選出します。

社内規程に必要な情報を集め、草案を作成する:
草案を作成する際は、既に存在する規程やルールなどに加え、新たに追加作成する規程に必要な情報を収集します。現状の規程の中には、現在の業務内容や状況に合わないものも存在するかもしれません。また、法令の改正や社会の流れに応じて、必要になった項目があれば新たに追加する必要もあるでしょう。規程に必要なこうした情報をもとに、草案を作成していきます。

草案に必要な情報は、社内の各部門の担当者にヒアリングを行いながら収集していくとよいでしょう。現在の業務に必要なルールや、逆に作業効率を下げているルールなどのヒアリングを行うことで、自社にとって必要な情報の洗い出しが可能になります。また、自社の規程以外にビジネス情報サイトで公開されている文例や専門書籍などを参考にすることもスムーズな作成に役立ちます。

社内規程の草案の内容について関係各所や専門家に確認を取る:
作成した草案に法的な問題がないか・草案に社員の意見が反映されているかなど、専門家や関係部署の担当者に確認を行います。
社内規程には、個人情報の取り扱いを定めたものや従業員の労働環境に関わる就業規則など、法律に関連する規程も多くあります。規程に各種法令の規程違反がないか、弁護士などの専門家に確認を忘れずに行いましょう。

作成した社内規程を社員に周知する:
社内規程は作成後、従業員全員に周知徹底することではじめてスムーズな運用が可能になります。そのためにも運用開始日や運用内容について、従業員の誰もがいつでも確認できる体制を整えておくことが重要になるでしょう。
また、運用後も時代や業務状況に応じて定期的な見直しを行うようにしましょう。就業規則など、たびたび関連法令の改正が行われる規程に関しては、常に最新の法律に基づいて適正な内容に改正しておかなければなりません。

なお、作成した社内規程の文書管理について詳しくは「文書管理を効率化する書類保管の基本とは？」も参考にしてください。

社内規程の作成や運用には規程管理システムの活用が効果的

社内規程は、円滑な企業経営になくてはならないルールブックのようなものです。明確なルールがない状態では、どのように業務を進めていけばよいのか分からず、結果、業務効率の低下にもつながりかねません。また、時代や企業の運営方針の変化とともに、新たな規程の作成や既存の規程の改訂も必要になるでしょう。しかし、社内規程の作成作業には人的コストがかかる上、新たな規程の周知徹底には時間と手間もかかります。

これらの課題の解決に役立つのが規程管理システムです。社内規程の一元管理が可能なシステムを活用すれば、草案作成時のチェックが容易になる他、クラウドを利用したシステムであれば、作成後いつでもどこでも規程を確認することができます。

「DocLAN（ドックラン）」のクラウド版は、クラウド上で業務に関わる文書の公開・管理・閲覧を効率的に行えます。定期的な見直しや改訂にもスムーズに対応できるので、社員全員への周知徹底にも役立ちます。規程管理システムの選び方について、詳しくは下記eBookもご参照ください。