コラム

頻度の多いマニュアルの改訂！改訂履歴の周知を確実に行うポイントとは？

業務マニュアルやシステムの操作マニュアルなどを、情報の偏りがないように一元管理している企業も多いことでしょう。以前は最新バージョンを逐一紙で配布するなどしていたものですが、管理が煩雑化し間違いが多く発生するきらいがありました。イントラネットの定着した現在では、マニュアルはイントラネット上の決められた場所に置くのが常識となっていますが、マニュアル自体の改訂履歴はどのように管理すればよいのでしょうか？　マニュアルの参照時に、自分の参照したい箇所の改訂履歴をその都度確認していては、業務効率は決して上がりません。

今回は改訂頻度の多いマニュアル類の改訂履歴を効率的に、そして確実に社内に周知する方法をご紹介します。

マニュアル整備・改訂の重要性

マニュアルに限らず社内規程やISO文書などは、常に整備・改訂して最新の状態におくことが大切だといわれます。
はじめに最新の状態にしておくことがなぜ大切なのかを確認しておきましょう。

マニュアルの整備・改訂はなぜ重要か？

業務内容を標準化できる:
業務の進め方に関するマニュアルが常に整備してあれば、仕事の進め方や方法に迷った場合にいつでも参照して標準的な進め方を確認できます。また、マニュアルは業務内容を標準化する指標となるので、新旧の情報が混在すると業務内容にばらつきが出てしまうことになります。マニュアル類の改訂は、業務の標準化維持のために必要なことなのです。

業務の属人化を防ぐ:
業務をマニュアルで標準化することにより、特別な経験や能力がなくても従事できるようになります。マニュアルの整備や、適切なタイミングでの改訂は業務の属人化を防止し、人材の流動性を高めます。また属人化の防止は、不正の抑止やコスト削減にも効果があります。

業務時間・教育時間の短縮:
新しい担当者が配属された場合や人員の交代があったときなど、マニュアルが整備されていれば教育時間が短縮できます。最新の状況に合わせた改訂が適切に行われていれば、マニュアルと実際の業務の差分を埋める必要もありません。新担当者本人だけでなく、教育担当者の業務時間短縮にもなります。

業務の品質安定化:
マニュアルが常に最新の内容に更新されていれば、業務は常に一定の手順で行われ、業務品質の安定につながります。

マニュアルの内容が改訂されない場合のデメリット

では、逆にマニュアルの内容が改訂（更新）されていない場合は、どのような弊害が出るのでしょうか？

陳腐化する・参照されなくなってしまう:
更新されないマニュアルは陳腐化してしまい、いずれ誰からも参照されなくなってしまいます。有益な情報を得るために時間をかけて探しても、内容が当てにならないのでは参照する意味がなく、時間の無駄になってしまうからです。マニュアルは常に更新され、最新の情報を載せていることに意味があります。

業務効率が低下する:
上記のような理由でマニュアルが参照されないことにより、業務や機器操作にばらつきが発生し、生産性や業務効率が低下してしまいます。

業務の品質にばらつきが出てしまう:
マニュアルが参照されなくなると業務に人それぞれのやり方ができてしまい、ミスが発生しやすくなって品質の不安定化を招いてしまいます。例えば製品を生産しているような場合には品質が低下し、品質トラブルが発生することもあり得るでしょう。また、顧客対応マニュアルの更新がされていない場合には、応対品質が下がり、顧客とのトラブルに発展することも考えられます。

マニュアル作成とは？作成の目的やポイントを分かりやすく解説

見にくい改訂箇所や履歴はミスを誘発する可能性あり

では、マニュアルは整備され、改訂が行われていればそれでよいのでしょうか？　マニュアルはもちろん、社内規程やISO文書などの重要文書は、どこがどのように改訂されたのかがとても重要になります。改訂箇所や履歴が明確でないと、実際の業務のどこを変更すればよいのかが分かりにくくなるからです。

改訂箇所や履歴が分かりにくい状態とは、どのようなケースなのでしょうか？

文書の巻末に変更履歴がまとめられている:
文書の最終ページに、更新履歴がまとめて記載されている状態です。更新履歴が一覧になっているのは問題ないのですが、最終ページと変更された箇所を都度見比べて確認せねばならず、見やすいとはいえない状態です。また変更箇所を見落としてしまう危険性もあるでしょう。

コメント機能や取り消し線などを使って改訂箇所が示されている:
表計算ソフトやプレゼンテーションソフトを使って文書が作られている場合に、よく行われている改訂箇所の表示方法です。こうしたソフトには文書内に改訂履歴を表示できないものがあるので、改訂箇所を取り消し線で消すか、文字の背景をハイライトし、コメント機能を使って改訂内容を表示することが多いのです。この方法は文書の巻末に改訂履歴一覧を載せるよりは分かりやすい方法ですが、変更箇所が多くなると見にくくなってしまうのが難点です。

上記のように改訂箇所の表示にはいくつかの方法がありますが、改訂箇所や履歴が見にくいと分かりにくくなり、ミスを誘発する可能性があります。せっかく丁寧に変更箇所を文書に記入しても、閲覧者が認識しにくいのでは意味がないのです。

マニュアルの管理について詳しくは「マニュアル管理は効率化の要！管理や運用のポイントとは？」も参考にしてください。

見やすい改訂履歴とは？

では、見やすい改訂箇所や履歴とは、どのようなものなのでしょうか？　例えば、改訂箇所（追加および削除）の場所が分かりやすくインラインで文書内に表示され、新旧の差分表が別途巻末に置かれていれば、とても見やすく誰もが理解しやすい改訂履歴といえるでしょう。弊社の提供する「DocLAN（ドックラン）」であれば、追加や削除した改訂箇所は色分けして表示し、新旧の差分を表示することができます。

マニュアルの管理と改訂を的確に進めるためには？

マニュアルや社内規程を、文書作成ソフトや表計算ソフトの独自形式ファイル、もしくはPDFの状態で管理している会社も多いことでしょう。このようなファイルは作成・編集がしやすく、また社内の誰もが閲覧しやすいためマニュアルとして管理するには向いているともいえます。ただし重要な文書をイントラネット上に置けば、誤って削除されたり、セキュリティに問題があればファイルごと流出したりしてしまう危険性もあります。

重要文書である社内規程やISO文書、各種マニュアルなどを的確に管理するのであれば、文書管理に特化した文書管理システムの導入をおすすめします。

文書管理システムの特長

弊社の提供する「DocLAN（ドックラン）」は、文書管理専用のシステムとして以下のような機能を実装しています。

・使いやすい文書管理機能
社内規程や業務マニュアル、ISO文書などのデータ入力から、文書管理、公開までを一つのシステムで容易に管理できます。

・柔軟な検索機能
同義語・あいまい検索など柔軟で使いやすい検索機能を備えており、目的の文書をスムーズに検索・閲覧することが可能です。

・HTML変換機能
Wordで作成されたデータを、HTMLに自動変換して公開する機能を搭載しています。文書をHTMLに変換しておけば、WordやExcelのようにアプリケーションを立ち上げる時間が不要になります。また、文書はWebブラウザーで表示されるので、パソコンのOSを問わず閲覧が可能です。

・改訂箇所の表示機能
改訂箇所（追加、削除）を色分けして、分かりやすく文書内に表示します。また、新旧の差分表も自動作成可能です。

・CD-ROM出力機能
業務マニュアルやISO文書を教育資料としても利用できるよう、CD-ROMへの出力機能を実装しています。
DocLANにはオンプレミス版の他に、クラウド版（DocLAN Cloud）も用意されています。短期間で導入が必要な場合や、導入コストを抑えたい場合にはぜひご相談ください。

まとめ：マニュアル管理の秘策は、使用者と管理者が使いやすいシステムを使うこと

業務内容が多岐にわたる現代では、業務マニュアルやシステムの操作マニュアルが仕事中に必携となっています。業務内容の変化やシステムの変更があった場合には、迅速にマニュアルの内容も更新しなければなりませんが、マニュアルの管理が煩雑では改訂に滞りが発生する場合もあります。

効率的なマニュアル管理の秘策は、使用者と管理者が使いやすい専用の文書管理システムを使うことといえるでしょう。