コラム

顔写真収集サービス
社員証の顔写真を効率的に収集する方法

多くの企業・団体で使用されている社員証や職員証、そして大学など教育機関で使用される学生証。個人を識別するIDカードであるとともに、最近ではセキュリティ向上のために、入退館管理やログイン認証などで使用されることも増えています。そんな社員証・職員証・学生証の多くには、個人の顔写真が掲載されており、本人であることを分かりやすく示す一つの手段となっています。

働く環境の多様化もあり、本人認証は重要度を増しています。その中でも「顔認証」は、スマートフォンでの利用や温度検知端末の普及により、身近なものになってきました。端末のカメラに顔を向けることに対する抵抗が以前より薄れてきており、導入しやすい環境も整ってきています。

また、両手がふさがっていても認証ができるなどの利点や、偽造や盗難・紛失防止などセキュリティ面からも、ICカードに加え「顔認証」を導入する企業も増えてきました。

弊社が先日リリースした「CloakOne Face」は、個人認証をキーとした連携でオフィスのDX推進をサポートするサービスですが、これは弊社が従来提供してきたIDカード発行サービスでのノウハウが根底にあります。

参考：2023年7月25日リリース　顔写真の収集・認証サービス「CloakOne」販売開始。業界初！AIとマルチエンジンで、収集と認証の品質・速度を向上

社員証や職員証を発行するにあたって、「顔写真を収集すること」は重要な要素となっていました。
顔写真を撮影し、適切なクオリティーの画像データを個人データとひもづける。そんな手間と時間を削減するために、弊社は顔写真収集サービス「CloakOne Smart（旧：ID職人Smart）」を展開してきました。社員証・職員証などのカード発行だけでなく、最近ではタレントマネジメントシステムに顔写真を登録して人材管理を行ったり、グループウエアや社内SNSなど、さまざまなデジタルツールのアイコンとして顔写真が使われています。

顔写真収集での課題

社員証・職員証の顔写真を収集するにあたって、そのクオリティーを一定に保つため、プロカメラマンを手配する、撮影ボックスを設置する、といった撮影方法があります。しかし、勤務時間がバラバラの職場や人数が多い場合は、撮影スケジュールの調整が難しかったり、事業所が複数ある場合は場所ごとに手配する必要があったりするなど、顔写真収集は事前準備も多くなります。

一方、各自で顔写真を用意してもらい、取り違えないように所属や氏名が記入された台紙に顔写真を貼付して回収する、顔写真データのファイル名を従業員番号・名前などにして収集するといった方法もあります。こちらは「撮影」を個人に任せることで撮影スケジュール調整などの手間は省けるものの、撮り方によっては写りが悪かったり背景に余計なものが映り込んでいたりと、求めるクオリティーに達していないこともあります。場合によっては再撮影が必要になるなど、顔写真の品質管理がネックとなります。

特に学生証の作成などでは、入学志願書に添付された顔写真を使用したり、入学予定者に顔写真原本を送付してもらったりすることが多く、そのスキャニングの作業も発生します。

そして、収集した顔写真は個人の情報とひもづける必要があります。収集した顔写真の確認やトリミング、管理のためのファイル名変更作業、未提出者の確認やその催促など、人数が多ければ多いだけ作業量が増えていきます。

顔写真収集の課題

・多拠点・大人数のため、顔写真を集めるのに時間と手間がかかる
・勤務時間や勤務場所がバラバラで、顔写真の撮影スケジュールの調整が困難
・収集した顔写真の背景やクオリティーがバラバラ

このような課題に対し、弊社の「CloakOne Smart」のような顔写真取集サービスでは、「撮影する」「整える」「データをひもづける」といった顔写真収集作業を簡単に行える機能を提供しており、顔写真を収集する管理者の手間を簡略化することが可能です。

「撮影する」:
アプリケーションを利用して各自が都合のいいタイミングで顔写真を撮影できるため、スケジュール調整やカメラマン・撮影ボックスの手配などの必要がありません。
自分が納得するまで顔写真を撮り直すこともできるので、ユーザーの満足度も上がります。

「整える」:
撮影者自らが適切なサイズへのトリミングや背景変更を行うことができるため、管理者側の顔写真の調整作業が不要です。背景をそろえることができるので、収集する顔写真に統一感を持たせることが可能です。

「データをひもづける」:
ユーザーは付与されたID・パスワードでログインして顔写真を撮影するため、始めから個人の情報とひもづいた状態で顔写真データが登録されます。マッチング作業が不要で、データの更新などの管理が簡単に行えます。

「管理する」:
管理者は申請された顔写真をチェックし、承認・否認を行います。再撮影依頼や申請状況の管理などもアプリケーション上で行えるので、管理者の作業負荷が軽減されます。

コロナ禍でテレワークや在宅勤務などが普及し、働き方や働く場所も変化しているなか、このようなサービスを活用することは顔写真収集の担当者の業務改善だけにとどまらず、多くのユーザーにとってもメリットとなります。

社員証・職員証・学生証だけでなく、顔認証やコミュニケーションツールでの利用など、「顔写真収集」でお悩みがあれば、お気軽にご相談ください。