【社内インタビュー】
社員証用の「顔写真収集」にかかる
業務を効率化する「CloakOne® Smart」の
利便性とは

自社の社員かを証明するカードとして、多くの企業では顔写真の印刷された社員証を活用しています。顔写真つきの社員証には、セキュリティを強化できるメリットがあり、従業員の帰属意識を向上させると同時に、社内外からの信頼性も高められます。

一方で「顔写真の収集」を担う総務部にとっては、業務の負担にもなっています。新入社員への対応をはじめとして、会社の統合や社名変更、周年事業でのリニューアルや定期的な更新などにより、新たな社員証を作成するために顔写真を収集する業務が発生します。

弊社は2023年4月に凸版印刷株式会社 情報コミュニケーション事業本部セキュア事業部と事業統合し、トッパン・フォームズ株式会社からTOPPANエッジ株式会社へと社名変更を行い、3,000枚を超える社員証のリニューアルが必要になりました。そこで、自社サービスの「CloakOne® Smart」を活用して、短期間での「顔写真収集」を実現しました。今回はその成果と今後の展望について、TOPPANエッジの社員2人に語っていただきました。

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・資本金：5億円
・従業員数：2,625名（2023年3月末時点）
・事業内容：
TOPPANエッジは、「情報」を核とした「インフォメーションソリューション事業」「ハイブリッドBPO事業」「コミュニケーションメディア事業」「セキュアプロダクト事業」の4つの領域で事業活動を展開し、新たな事業・サービスの創出へも積極的に取り組んでいます。

TOPPANエッジ株式会社

総務部 施設チーム
坪本　水無さん

事業推進統括本部 ITイノベーション本部
セキュアIDソリューション部 技術開発チーム
渡邉　直孝さん

※ 所属・役職、本事例の内容は執筆当時のものです。

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社名変更に伴う短期間での社員証リニューアルへの取り組み

渡邉さん:弊社には、社員証や学生証などのICカード導入をトータルでサポートするIDカードソリューション事業があります。この事業を進める中で開発された「CloakOne® Smart」は、スマートフォンで顔写真収集ができるクラウドサービスです。短期間での社員証リニューアルを実現するために、今回、総務部で活用してもらいました。

坪本さん:2022年の夏ごろにトッパン・フォームズ株式会社と凸版印刷株式会社 情報コミュニケーション事業本部セキュア事業部が事業統合して、TOPPANエッジとして新たに生まれ変わることが社員へ伝えられました。それに伴って、2022年11月から社員証を更新するプロジェクトがスタートしました。

対象となる社員証の枚数は3,000枚を超えており、中でも総務部として大変になる作業が、社員の顔写真収集でした。2023年4月からの新社員証の運用開始に間に合わせるためには、短期間での収集が必須だったのです。

そこで自社サービスの「CloakOne® Smart」を導入しました。

坪本さん:過去の顔写真収集では、カメラマンや撮影ボックスを手配して、日時と場所を決めて社員に通知し、撮影場所に集まってもらっていました。そのため、一日に撮影できる人数には限りがあり、忙しい社員に時間をとってもらうのも負担になっていました。

また、それらの手配ができない地方の拠点には、撮影ボックスと同じ背景色の画用紙を送付して、その前で撮ってもらうなどの制限を設けたうえ、デジカメで撮影をしてもらいましたが、手間がかかっている割には撮影する人によって顔の向きやサイズがまちまちで、確認に時間がかかるだけではなく、品質の低い画像データは再度撮影してもらう必要がありました。

「CloakOne® Smart」を活用し2週間で約3,000名の顔写真データを収集

坪本さん:約3,000名分の顔写真データを2週間で収集できました。

「CloakOne® Smart」のサービス画面では、顔写真を収集したい社員のマスター情報を登録すると、スマートフォンからクラウドサービスにログインして撮影した画像データを保存できます。マスター情報が登録できれば、あとは各自に社内SNSやメールを使って「CloakOne® Smart」へのログイン先を通知するだけです。

「CloakOne® Smart」にログインした社員は、スマートフォンのカメラで自撮りするか同僚に撮影してもらい、社員証に印刷するサイズに適したトリミングと背景に調整された画像を送信します。

渡邉さん:「CloakOne®︎ Smart」は、トリミングや背景変更も容易で、統一感のある顔写真に調整できるだけではなく、AIによる自動品質チェックにより均質な画像データを収集できます。正面を向いているか、目をつぶっていないかなどの20項目に及ぶ顔写真の品質を送信前に自動でチェックできるので、送信された画像を確認する総務部の負担も軽減できます。

坪本さん:自動品質チェックに加えて、「CloakOne® Smart」の管理画面では、撮り直しをお願いしたいときに、その理由を説明するテンプレートが用意されています。撮り直しの理由はさまざまありますが、テンプレートに適切な文章があらかじめ準備されているので、短時間で的確に再依頼ができるようになりました。

特に今回は社名変更ということで、旧社名入りのネックストラップや作業服の着用はNGなど、再撮影となる条件が多かったのですが、テンプレートのおかげで再撮依頼の負担も減りました。

坪本さん:専用のサポートデスクも、業務の負担を軽くしてくれました。社員がログインできないとか、パスワードを忘れた、操作方法に不明点があるなどの場合にも、あらかじめ案内してあったサポートデスクが問い合わせに対応してくれたので、総務部としては本来の業務に集中でき、助かりました。

社員証の他にも広がる「CloakOne® Smart」による顔写真収集の需要

渡邉さん:例えば社内SNSを活用している企業で、IDに使う顔写真の品質を均一にするために「CloakOne® Smart」を活用いただいています。

「CloakOne® Smart」ならば、自動品質チェックにより統一性のある均質で正確な顔画像データの収集が可能なので、社内SNSやコミュニケーションツール、タレント・マネジメント・システムなどのアイコンとして使用する顔写真の収集に利用する企業も増えていますね。

また、「CloakOne® Smart」は個人情報の取り扱いに配慮し、万全のセキュリティ対策を施しているクラウドサービスなので、あらゆる規模の企業に安心して使っていただけます。導入時には、弊社がサポートするので、ITに詳しい人が総務部にいなくても大丈夫です。

セキュリティ対策などの観点からも、社員の顔をしっかりと収集するのは重要だと考える企業は増えているので、今後は顔認証用のデータ収集など幅広い用途に活用されると思います。

オフィスのDX推進にも貢献する「CloakOne®」との連携も推進

渡邉さん:「CloakOne® Smart」で収集した顔写真データを顔認証サービスの「CloakOne® Face」と連動させて、オフィスにおける個人認証の利便性向上とセキュリティ対策の強化の観点からお客さまのDX推進をサポートしていく計画です。

さらに今後は、クラウド型プラットフォームサービスとして、顔認証を各種決済や管理システムとの連携、入退館管理や社員食堂での自動決済など、オフィスの利用シーンに応じた顔認証サービスを「CloakOne®」シリーズとして展開を進めてまいります。

そして、「CloakOne®」で実現するオフィスDXのための認証ソリューションをお客さまにも提案してまいります。

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2024.03.18