事例で紹介！
社員証などのIDカード発行の課題とは？

現代社会において、IDカードは私たちの日常生活に欠かせない存在となっています。
企業のオフィスビルへの入退室、学校での出席確認、資格の登録など、様々な場面でIDカードはその機能を発揮しています。
本コラムでは、IDカードの基本的な概要から、具体的な種類、そして発行に関する課題とその解決事例について詳しく解説していきます。

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1. IDカードとは

IDカードとは、持ち主の氏名、所属企業や学校名、顔写真などが記載されている個人の身分証明書として機能するカードです。
IDカードは、個人の身元を証明するために広く利用されており、セキュリティやアクセス管理の重要なツールとしても活用されています。オフィスへの入退室や、学校での出席確認、スポーツクラブの会員利用など、活用シーンは多岐にわたります。
最近では、ICチップ、QRコードを搭載したIDカードも増えており、情報の読み取りやアクセス管理がより効率的に行えるようになっています。

IDカードの「ID」とは、「アイディー」と読み、もともと「同一であることの証明」や「身分証明」を意味する「identification」からきています。つまり、IDカードはその持ち主が誰であるかを証明するためのものであり、個人のアイデンティティーを確認するための重要な手段として利用されています。

2. 主なIDカードの種類

続いて、主なIDカードの種類についてご紹介します。

●社員証・職員証
社員証・職員証は、企業や組織に所属する従業員に対して、セキュリティの強化や識別を容易にするために発行されるIDカードです。従業員の氏名、写真、社員番号などが記載されており、職場内外での身分証明やアクセス管理に使用されます。

●学生証
学生証は、大学などに在籍する学生に発行されるIDカードです。学生の氏名、写真、学籍番号、学部・学科などの情報が含まれることが多く、授業の出席確認や学食の利用、学内外の割引サービスを利用する際に使用されています。

●入館証
入館証は、特定の施設やイベントに入場するために必要なIDカードです。入館証には、入館許可の範囲や期間が記載、登録されることで、セキュリティ対策や入場者の管理が行われています。
特に、企業のオフィスビルや研究施設、イベント会場などで活用されます。

●資格認定証
資格認定証は、特定の資格や技能を持つことを証明、確認するためのIDカードです。資格認定証には、氏名や写真以外にも資格名、発行機関、発行日などの情報が記載されています。

●在留カード
在留カードは、日本に在留する外国人に発行されるIDカードです。在留カードには、在留資格、在留期間、氏名、写真、生年月日、国籍などの情報が記載され、外国人の在留状況を適切に管理し、法的な身分を証明するために欠かせない役割を担っています。

3. IDカード発行の課題とは

IDカードは、様々な場面で使用され、現代社会において欠かせないものとなっている一方で、発行に関しては多くの課題があります。社員証や学生証など、主に法人で発行・管理するIDカードの課題について、詳しく解説します。

●規模が大きいほど管理が複雑
企業や教育機関の規模が大きくなると、従業員の数も増え、それに伴ってIDカードの管理が煩雑になります。複数の拠点を持つ企業などでは、各拠点でのIDカードの発行状況を一元的に管理することが求められます。管理が不十分だとIDカードの発行状況を把握するのが難しくなり、セキュリティリスクが高まる可能性があります。

●カード発行プロセスの労力
新入社員の入社や新入生の入学時には、大量のIDカードを一度に発行する必要があるため、担当者に大きな負担がかかります。カードに使用する顔写真は短期間で大量に収集しなくてはならず、特に多くの拠点がある場合は従業員のスケジュール調整やカメラマン手配など、その準備は大きな負担となります。さらに、IDカードの紛失や破損が発生した場合、その再発行にも多くの手間と時間がかかります。例えば、再発行の手続きには、本人確認を行い、再発行にかかる手数料を徴収し、新しいカードを印刷して配布するといった業務が発生するため、他の業務に支障をきたすこともあります。

●導入費用
IDカードの発行には、カード発行システムが利用されることが多いのですが、導入には初期費用がかかるだけでなく、システム運用のサポートを受けるための管理費などのランニングコストもかかります。これらの費用も負担となります。

●個人情報の扱いにおけるセキュリティリスク
IDカードには、個人の名前や写真、社員番号などの個人情報が含まれています。これらの情報を扱う際には、セキュリティ対策が非常に重要です。万が一、IDカード発行システムのセキュリティが脆弱だと個人情報が漏洩するリスクがあります。また、IDカードの紛失や盗難が発生した場合は不正利用される可能性もあり、これらのリスクを管理するためには強固なセキュリティ対策が必要です。

4. IDカード発行の課題を解決した事例をご紹介

ここで、TOPPANエッジが提供しているIDカード発行システム「CloakOne®︎ Card」や顔写真収集サービス「CloakOne®︎ Smart」を活用して、IDカード発行における課題を解決した事例をご紹介します。
※ 前身サービスである「ID職人®︎Cloud」「ID職人®︎Smart」の事例も含みます。

国際基督教大学は、学生のIDカード発行にあたり、セキュリティ性の高さと希望に沿った運用ができるという点から「ID職人®︎Cloud」を採用いただきました。
備品管理の一元化やデータの不備対応による時間のロスの減少を実現し、さらに繁閑に応じてカードの委託発行と自社発行を使い分けることで、業務効率化を実現しました。

横浜信用金庫ではセキュリティの強化と業務運用の簡略化ができるという点から、クラウド型カード発行システム「ID職人®︎Cloud」を採用いただきました。
ICカード化によって非常時におけるフレキシブルな対応が可能になり、カード発行を弊社に委託するプランで導入したことによって、在庫の保管・管理やプリンターのメンテナンス作業が不要になり、業務負荷の軽減を実現しました。

公立大学法人名桜大学では新入生のICカード学生証の発行にあたり、導入手続きの簡単さとクラウドならではの利便性から「ID職人®︎Cloud」を採用いただきました。
通常ならば予算の計上など様々な手続きが必要なカード発行システムの導入ですが、サブスクリプション型の「ID職人®︎Cloud」によりスムーズに導入できました。
また、従来のデータの保管方法からクラウド上の保管に変わったことで常に最新のデータにアクセスでき、特定の担当者がいなくても発行できる体制を構築できました。

TOTO株式会社では創立100周年に合わせた社員証のリニューアルで「ID職人®︎Smart」を導入いただきました。
以前は多くの拠点に対して写真収集用の大変な作業設計が必要でしたが、「ID職人®︎Smart」により設計作業そのものが不要となりました。
約16,000人分の顔写真の収集を約2カ月間で完了することができ、写真のクオリティーも統一することができました。

5.まとめ

本コラムでは、IDカード発行について、概要からTOPPANエッジの「CloakOne®︎ Card」や「CloakOne®︎ Smart」を活用してIDカード発行の課題を解決した事例のご紹介をしました。

TOPPANエッジの「CloakOne®︎ Card」は、自社発行・委託発行をフレキシブルに選択でき、IDカード発行業務を効率化します。また、月額料金制のクラウド型カード発行サービスのため初期費用を抑えられ、複数拠点でのデータ共有も可能です。
「CloakOne®︎ Card」で発行したカードは、顔認証システムである「CloakOne®︎ Face」の認証端末で認証することも可能で、顔認証とカード認証を組み合わせることで、高セキュリティかつ、2要素認証にも対応できます。

詳細はサービスページをご覧いただき、ご不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください。

※本文中の敬称は省略しております。
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2024.09.11