入退室管理をシステムで効率化！
比較するポイントやおすすめのシステムを紹介
近年、セキュリティ意識の高まりなどにより、オフィスや施設でセキュリティの強化が進んでいます。これによりオフィスや施設では入退室管理がより一層重要なものとなってきていますが、煩雑な入退室管理業務を効率的に行うことや、不正通行を防止し入退室の履歴を確実に管理するため、システムを導入する企業も増えています。
今回は、入退室管理の概要から必要性や効率化をする方法、入退室管理システムの種類と比較のポイント、おすすめのシステムをご紹介します。
入退室管理とは
入退室管理とは、オフィスなどの建物や、各部屋における人の出入りの記録を残し、管理する業務を指します。不正な入退室を防ぐことにより、情報漏洩によるインシデントを予防するなどの目的があります。また、働く従業員に対して安心安全な環境を提供することも重要な目的の一つとなります。
入退室管理の方法
入退室管理には大きく分けるとアナログ管理とデジタル管理の二つの方法がありますので、まずはそれぞれご紹介します。
・手書きでのアナログ管理
アナログ管理は入退室時に、時刻や名前、部署などを管理簿に手書きで記載してもらう方法です。来訪者に都度記入してもらうため手間がかかり、対応は原則として有人対応となるので管理者などの人的リソースが必要となり、紙の管理簿を保管する必要もあります。自己申告となるため、不正な入室を完全に防ぐことは難しく、記載漏れが起きることがあるため、正確な管理は難しいといえます。
・入退室システムによるデジタル管理
デジタル管理はICカードや顔認証などによる認証の仕組みを備えた入退室管理システムを使用する方法です。システムを利用することで、入退室履歴を自社のパソコンやサーバーで管理することができるため、紙と比べて履歴の検索や整理、可視化などが正確に管理しやすくなります。システム導入によって無人での対応も可能となり、管理者不在で入室できない、記帳せずに不正に入室するなどの事態を回避することができます。
無人化による人的リソースの低減が期待できるのも大きなポイントです。
入退室管理が必要な理由とは？
そもそも入退室管理はどのような理由で行われているのでしょうか。その必要性を確認しておきましょう。
外部からの不正な入室を防ぐためのセキュリティ対策
オフィスなどへの入退室の際に認証の仕組みを設けることで、不正な入室を防ぐことができます。盗難や部外者による不正の抑制につながります。
企業の内部不正による情報漏洩の防止
オフィス内に機密性の高い情報を管理する部屋がある場合では、特定の職務の従業員のみ入室を許可するアクセスレベルの設定することで内部不正の抑止につながります。
2名以上でなければ入退室できない機能や、入室した履歴がないと退室できない共連れ防止機能といった、さまざまな入退室管理システムの機能もありますので合わせて検討すると良いでしょう。
個人情報保護法への対応
顧客などから預かった個人情報の管理は、個人情報保護法にのっとり、厳格に行わなければなりません。情報漏洩が起こらないように適切な管理方法が求められる中、入退室管理は一つの有効な環境づくりの方法となります。
ISMSやPマークなどの認定資格の取得の要件を満たす適切な管理のため
ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やPマーク（プライバシーマーク）などの認定資格を企業が取得する際には、入退室管理を適切に行う必要があります。これらの認定取得の要件を満たすためには実施が必要となります。
入退室管理を効率化する方法とは？
入退室管理は、管理すべき対象人数が多い場合や、高セキュリティが求められる場合には、管理に手間がかかり非効率的という点でアナログでの管理は適していません。入退室管理を効率的に行うには、デジタル管理のためのシステムを導入する必要があります。
実際に入退室管理システムを導入するメリットは多数あります。入退室の詳細な記録管理ができるほか、セキュリティ強化が見込めます。また自動で入退室管理が可能になることから管理人材のコスト削減につながることもあります。
さらに、勤怠管理システムなど、他のシステムとの連携ができれば、会社全体としての効率化なども期待できます。
入退室管理システムの種類と比較ポイント
入退室管理システムの種類と、導入を検討する際の比較するポイントをご紹介します。
種類
・ICカード認証
ICカードを部屋の入り口に設置されている専用端末（カードリーダー）にかざすことで、ICカードに埋め込まれているICチップの情報を読み取り、認証を行う方式です。オフィスの入り口などに使用される場合には、社員証・IDカードとICカードを兼用することもあります。一方でカードの紛失や、貸し借りをすることで不正利用が可能となるリスク、カード忘れによる再発行などのデメリットが生じる可能性もあります。
・スマートフォン認証
スマートフォン方式とは、各人が持つスマートフォンにインストールした専用のアプリに表示されたコードをリーダーにかざして認証・解錠する方法です。
最近ではスマートフォンを常に携帯していることが多く、鍵やICカードと比べ、忘れたり、紛失することが少ないといえます。ただし、バッテリー切れの際には利用できないため、予防策として、ICカード認証や顔認証などの代替方法を用意しておくことが求められるでしょう。
・生体認証
生体認証システムは、人の顔や指紋、声などの人間の体の特徴を踏まえて認証が行われます。鍵やICカードは偽造やなりすましのリスクがありますが、顔認証のような生体認証は偽造やなりすましが難しいため、セキュリティを高めることができます。
オフィスにおける主な認証方法の比較
| 認証方法 | 利便性 | セキュリティ | |||
| 非接触認証 | 認証速度 | 登録方法 | なりすまし 防止 |
紛失盗難 | |
| ICカード 認証 |
○ | ○ | △ | △ | × |
| スマートフォン 認証 |
○ | ○ | ◎ | ○ | ○ |
| 顔認証 | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ | ◎ |
比較のポイント
・目的に合ったシステムかどうか
まずは入退室管理システムを導入する目的を明確にすることが重要です。その上で、導入目的に合ったシステムを選定することで、導入後も自社のニーズに合った活用ができるでしょう。
・価格（初期費用、ランニングコスト）
導入には工事費用や機器費用などの初期費用と、メンテナンスやシステム運用にかかるサーバー利用料金などのランニングコストが発生します。必要な機器や機能、導入拠点数などを踏まえて適切な価格のシステムを選定する必要があります。
・取り付け工事の規模が環境とニーズに見合っているか
入退室管理システムは、基本的に導入時に取り付け工事が必要となり、入退室管理を行う事業所の扉の数量などによって取り付け工事の規模が大きくなる傾向があります。
機器の設置場所によっては取り付けが可能かを事前に管理会社やビルオーナーなどの管理者に確認しましょう。
・他システムとの連携が可能か
入退室管理システムは、勤怠管理システムなど、他のシステムと連携ができるものもあります。連携しデータを一括管理することで効率化にもつながりますので、自社の導入しているシステムと連携を想定している場合は、連携可否をしっかりと見極めましょう。
・リーダーなどの機器の耐用年数
専用のリーダーなどの機器が付属している場合、耐用年数はどのくらいかも確認しておきましょう。故障などが発生していなくても、耐用年数を超過した機器の継続使用していると保守契約が更新できず、メーカーからの保守対応が受けられないことがあります。
故障が発生した際のサポート体制や緊急時の対応フローはもちろんのこと、使用中の機器のライフサイクルコストの把握も重要です。
※ここでの耐用年数は故障が発生しやすくなる時期の目安ではなく、企業内での減価償却の計算で用いているものとなります。
オフィスなどで導入する際には、これらのポイントを押さえて方式やサービスを比較しましょう。
入退室管理システムと連携してより利便性を高めるサービスのご紹介
TOPPANエッジの「CloakOne®︎」シリーズは、入退室管理システムと連携してより利便性を高めることができるサービスです。
「CloakOne®︎」は『オフィスにおける人の認証をひと続きに』をコンセプトに、顔認証やIDカードに最適な品質の高い顔写真の収集や、顔認証・カード発行・スマホでのID表示機能を展開し、企業や大学のDX推進をサポートするサービスです。
それぞれの特徴をご紹介します。
1.CloakOne®︎ Face
「CloakOne®︎ Face」は顔写真一つで入退室管理システムにも連携することができる顔認証サービスです。
従業員の顔写真を登録し、顔認証端末で認証を行うと、認証結果が入退室管理システムに連携されます。業界トップクラスの顔認証エンジンを複数採用しているため、高い認証精度やスピードでの認証が可能です。
2.CloakOne®︎ Mobile
「CloakOne®︎」シリーズのうち、スマートフォン認証方式での入退室管理を実現したのが「CloakOne®︎ Mobile」です。IDカードの券面イメージを表示し、同時に認証デバイスとしての役割も果たします。認証の際には、QRコードをスマートフォンの画面に表示した上で読み取ります。入退室管理システムを導入したいというニーズと同時に、IDカードもスマートフォンで管理したいというニーズをお持ちの方に最適です。
顔認証システムが作動しない場合を想定した、補助的役割としての活用も可能です。
3.CloakOne®︎ Card
「CloakOne®︎ Card」は、入退室管理に使うカードの発行を、初期費用や運用コストを抑えながら効率化もできるクラウド型のカード発行サービスです。従来のカード発行システムにおいては、カード発行ソフトをインストールした専用のパソコンを必要とするスタンドアローン型が多く用いられてきましたが、このサービスではクラウド上でカード発行情報を一元管理でき、データ登録や閲覧が複数拠点で可能になります。その結果、運用コストの削減にもつながります。
カード発行は自社で発行することも、TOPPANエッジへ委託することも可能であり、発行枚数や業務の繁閑に応じてフレキシブルに選択できます。柔軟なカード発行体制により、業務効率化にもつながることが期待できます。
自社に合った入退室管理と連携するサービスを探している方は、ぜひTOPPANエッジにご相談ください。貴社に最適なサービスをご提案いたします。
※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
2024.07.25
