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共同事務センター立ち上げ・運用支援サービス｜TOPPAN BPO
共同事務センターへの業務委託で
自治体負荷軽減

複数自治体で共通の事務センターをオフサイトに構築し、
ノンコア業務を集約化・標準化することで職員不足の解消と大幅な業務効率化、
そして住民サービスの向上を同時に実現します。

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共同事務センター立ち上げ・運用支援サービス｜TOPPAN BPO
共同事務センターへの業務委託で
自治体負荷軽減

複数自治体で共通の事務センターをオフサイトに構築し、
ノンコア業務を集約化・標準化することで職員不足の解消と大幅な業務効率化、
そして住民サービスの向上を同時に実現します。

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自治体 業務改善でこんなお悩みありませんか？

人手不足の中、ノンコア業務に追われコア業務に集中できない

単独でのセンター運営は、コストや繁閑調整、採用・教育の負荷が大きい

事務を共同化したいが、自治体独自のルールがあり運用の統一が難しい

単独運営では繁閑調整の負担が大きく、属人化や教育コストが重い

外部委託や共同化を検討しているが、機密情報やセキュリティに不安がある

2040年問題への対応と
国が推進する自治体共同BPO

職員の減少や高齢化が進む一方で、住民サービスの多様化により業務は複雑化しています。
今のままでは行政サービスの維持が困難になるリスクが高まるため、
各自治体においてはシステム標準化やDX推進に伴う業務の抜本的な見直しが求められています。

この課題に対し、総務省は令和7年度の自治体フロントヤード改革において、
複数の自治体が同一の事務を共同で委託する共同BPOモデルの構築と横展開を推進しています。

TOPPAN「共同事務センター」はこうした国の方向性を受け、
システムやツールの共同調達と共同利用によるコスト低減を図りながら、
各自治体様の事務を受託し、行政負荷の軽減を図ります。

TOPPAN「共同事務センター」立ち上げ・運用支援サービス

職員の負担軽減のため、自治体様が行政事務を委託する受け皿として
複数の自治体様が利用できる共同事務センターの立ち上げ・運用支援をTOPPANでは行っております。

内閣府の規制改革推進会議での検討を経て、
オフサイト環境の民間施設において自治体職員が常駐不要な状態での行政事務代行と、
施設内から各自治体の個人番号利用事務系端末等を利用した直接オンライン入力の実施が可能であることが明確化されました。
これにより、自治体庁舎内で作業環境や体制を確保できないという物理的な課題を解消できます。

共同事務センターでは非対面型の申請業務や受付、入力、点検、審査などの補助的なバックヤード業務を中心に集中処理し、
その結果を自治体の基幹系システムへ直接反映させることで、各自治体様の業務負荷軽減を図り、
自治体職員のリソースを住民サービス向上などのコア業務に集中できる体制を構築いたします。

共同事務センター立ち上げ・運用サービスのメリット

共同事務センターでは、自治体単独運営の行政事務センターと異なり、
複数の自治体が合同で利用する形式での立ち上げ・運用を行います。

単独運営と比較して取扱件数が増加し、多様な自治体や業務を組み合わせることで時期による繁閑差を吸収。
これにより、繁忙期を想定した人員維持や初期費用の負担を軽減し、要員調整の範囲を拡大してコストの最適化を図ることができます。

また、共通フロー化された運用やセンター単位での専任担当者による教育、スタッフの多能工化を推進することで、
業務の属人化を防ぎナレッジの継続的な継承を可能にします。

ノンコア業務である補助的業務を中心に民間事業者へ委託することで、
職員の超過勤務時間を削減し、企画や政策立案、対面での住民サービスといったコア業務に人的リソースを集中できるため、
ワークライフバランスの改善と行政運営の安定性向上に寄与します。

共同事務センター運用事例

複数自治体での課税業務の共同BPRによる
業務効率化・負担軽減

同一人口規模、同一基幹システムベンダーの4市において、「当初課税業務」の共同化を目的とした調査・分析を実施しました。この取り組みは、スケールメリットの享受と各自治体の業務負荷軽減を目指し、複数自治体での共同委託を検討するものです。

本プロジェクトでは、当初課税業務のうち業務委託が可能な範囲を4市で共有・協議し、BPO対象範囲を可視化。また、「給報」や「年報」などの業務運用フローや各市で使用している帳票類の共通化の可能性に加え、RPAや電子申請などDX施策を4市で共同利用した場合の適用可否や効果についても協議を実施。
当初課税業務の繁忙期（1〜5月）を対象に、業務量の調査・分析、As-Isフローの作成、職員向けBPR研修、To-Beフローの作成等を実施し、業務改善提案書を作成。

その結果、改善施策の実施により4市合計で29,475時間（対象となる繁忙期の業務時間の約40%に相当）の業務工数軽減が見込まれ、職員の超過勤務抑制や心理的負荷の軽減の可能性が示唆されました。
今後はこの調査結果をもとに共同事務センター等の運用検討を進めてまいります。

「集約型ハイブリッド通知センター」による
総合的な事務センター運用と住民対応の効率化

共同事務センターの将来的な拡張として、受付や不備確認、入力などの「事務局機能」に、弊社の強みである印刷業務と電子通知サービスを掛け合わせた「集約型ハイブリッド通知センター」運用例です。これにより、将来的にコールセンター機能も兼ね備えた総合的な事務センターでの運用を目指します。

本センターでは、自治体からの通知データをもとに、電子通知と紙通知の対応を一括で実施します。電子通知サービスを活用したデータ格納・送付と、入稿データチェックから印刷・加工・郵送までのアナログ対応を並行して行うことで、デジタル・紙のハイブリッド対応を実現し、住民のデジタル利用を促進。
共同事務センター内では、自治体ごとに業務端末を分離することで個人情報の混同を防止し、審査や評価基準を統一して受付・入力業務を実施。
また、コールセンター機能と連携して受電・架電対応を行うことで、住民からの問い合わせ対応や不備解消を効率化・自動化し、スムーズな運用をサポートしました。

共同事務センター立ち上げ・運用支援サービスの特徴

1
年間を通して発生する定型業務の効率化 共同事務センターでは、自治体で日々発生する入力作業や問い合わせ対応、申請書類の点検や審査といった定型的な補助業務をパッケージ化して効率化します。申請書の受付からデータ入力、不備点検、審査までを行う事務局機能をご提供します。

共同事務センターでは、自治体で日々発生する入力作業や問い合わせ対応、申請書類の点検や審査といった定型的な補助業務をパッケージ化して効率化します。申請書の受付からデータ入力、不備点検、審査までを行う事務局機能をご提供します。

2
高いセキュリティ体制でのアウトソーシング 24時間365日の警備や監視カメラ、入退室管理システムなどを完備したTOPPANの安全なオフサイト環境で、住民の機密性の高い個人情報を取り扱います。複数自治体のデータを同じセンターで扱うにあたり、自治体ごとに物理的に業務端末を分離し、個人情報の混同や漏洩を完全に防止する運用ルールを設定します。
また、総務省の地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドラインに基づき、施設や従業員の監視および管理状況を定期的に自治体へ即時報告する透明性の高い体制を構築します。

24時間365日の警備や監視カメラ、入退室管理システムなどを完備したTOPPANの安全なオフサイト環境で、住民の機密性の高い個人情報を取り扱います。複数自治体のデータを同じセンターで扱うにあたり、自治体ごとに物理的に業務端末を分離し、個人情報の混同や漏洩を完全に防止する運用ルールを設定します。
また、総務省の地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドラインに基づき、施設や従業員の監視および管理状況を定期的に自治体へ即時報告する透明性の高い体制を構築します。

3
複数自治体の合同によるスケールメリットとコスト最適化 複数の自治体が同一の事務を共同で委託することにより、単独で事務センターを立ち上げる場合と比較して初期費用や運用固定費を大幅に抑えることが可能です。
単独運営では特定の繁忙期に合わせて最大要員を維持する必要があり固定費が重くなりますが、複数市が合同で取扱件数をまとめることで全体の繁閑差をなだらかにします。
民間事業者側での柔軟な要員調整の範囲が広がるため、無駄な人員維持コストを削減し、スケールメリットを最大限に発揮したコストの最適化を実現します。

複数の自治体が同一の事務を共同で委託することにより、単独で事務センターを立ち上げる場合と比較して初期費用や運用固定費を大幅に抑えることが可能です。
単独運営では特定の繁忙期に合わせて最大要員を維持する必要があり固定費が重くなりますが、複数市が合同で取扱件数をまとめることで全体の繁閑差をなだらかにします。
民間事業者側での柔軟な要員調整の範囲が広がるため、無駄な人員維持コストを削減し、スケールメリットを最大限に発揮したコストの最適化を実現します。

4
規制緩和に基づく職員常駐不要のオフサイト直接入力 共同事務センターでは、自治体庁舎外の民間施設でありながら自治体職員の常駐なしで業務を代行します。センター内から各自治体の番号利用事務系端末などを用いて、基幹系システムへの直接オンライン入力を実施します。
これにより、各自治体の庁舎内で作業スペースや環境を確保できないという物理的な課題を解消し、職員は自庁舎で公権力の行使や企画および政策立案などのコア業務に専念することが可能になります。

共同事務センターでは、自治体庁舎外の民間施設でありながら自治体職員の常駐なしで業務を代行します。センター内から各自治体の番号利用事務系端末などを用いて、基幹系システムへの直接オンライン入力を実施します。
これにより、各自治体の庁舎内で作業スペースや環境を確保できないという物理的な課題を解消し、職員は自庁舎で公権力の行使や企画および政策立案などのコア業務に専念することが可能になります。

5
共通フロー化と多能工化によるナレッジ継承と迅速な立ち上げ 自治体ごとに個別に手順書を作成し教育する負担をなくし、標準化された共通フローを基盤にすることで、業務の属人化を防ぎ持続可能な行政サービス基盤を構築します。

共同事務センター側に用意されている標準的な手順書やフローに各自治体の例外事項を調整するのみで対応できるため、追加の設計コストや立ち上げ期間を抑制します。
また、熟練者の離職による知見の喪失を防ぐため、センター単位での専任教育やスタッフの多能工化を推進し、他自治体の同等作業を行う担当者が支援に入ることで業務の継続性を担保します。

自治体ごとに個別に手順書を作成し教育する負担をなくし、標準化された共通フローを基盤にすることで、業務の属人化を防ぎ持続可能な行政サービス基盤を構築します。

共同事務センター側に用意されている標準的な手順書やフローに各自治体の例外事項を調整するのみで対応できるため、追加の設計コストや立ち上げ期間を抑制します。
また、熟練者の離職による知見の喪失を防ぐため、センター単位での専任教育やスタッフの多能工化を推進し、他自治体の同等作業を行う担当者が支援に入ることで業務の継続性を担保します。

6
業務分析やDXツール共同導入における検討負荷と費用の分散 業務改革に向けた現行業務の調査や分析、新たなDXツールの評価および導入にかかる自治体職員の膨大な検討負荷を、参画する複数自治体で分散します。
単独では導入ハードルの高いRPAや電子申請システム、AI-OCRなどのDXツールの共同調達と共同利用が可能となり、導入と運用費用を按分することで、中小規模の自治体でも低コストでデジタルトランスフォーメーションの恩恵を享受できます。

業務改革に向けた現行業務の調査や分析、新たなDXツールの評価および導入にかかる自治体職員の膨大な検討負荷を、参画する複数自治体で分散します。
単独では導入ハードルの高いRPAや電子申請システム、AI-OCRなどのDXツールの共同調達と共同利用が可能となり、導入と運用費用を按分することで、中小規模の自治体でも低コストでデジタルトランスフォーメーションの恩恵を享受できます。

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