自治体の窓口業務でこんなお悩みはありませんか？
オンライン申請を拡充しても、窓口対応は紙のままで業務効率が上がらない
オンラインと窓口で異なる仕組みを導入し、申請後の後続業務が複雑化している
窓口で受け付けた紙の申請書から、職員が手作業でデータ入力し直す負荷が大きい
システム標準化を控えた今、大掛かりな窓口システムの導入に踏み切れない
窓口DXシステムの導入コストが高く、低コストで職員負荷が少ない仕組みを探している
住民の申請時の手書き記入による、乱筆や記載漏れのチェックに手間がかかる
国の「ぴったりサービス」を活用した、低負荷・短期間での窓口DXの方法が分からない
国の「ぴったりサービス」と連携できる
窓口タブレット申請システムで実現する低コスト・低負荷の
「書かない窓口」
TOPPANの窓口タブレット申請システムは、「行かない窓口」の拡充で整備した国の電子申請システム
「ぴったりサービス」を最大限に活用し、「書かない窓口」を高額な費用をかけずに実現します。
新たなフォーム開発は不要で、「ぴったりサービス」に登録した手続きのフォームをそのまま窓口のタブレット端末で利用可能。住民は汎用的なタブレットで簡単に申請を完了でき、マイナンバーカードや免許証の券面OCR読み取り機能により、入力の負荷も軽減します。
最大の特長は、オンライン申請と窓口申請の運用フローを一本化できる点です。窓口で入力されたデータもオンライン申請と同様に一元管理されるため、後続の業務でデータ入力や照合作業が不要となり、職員のバックヤード業務負担を大幅に軽減します。
また単なるシステムの導入にとどまらず、職員向けの操作研修や、
運用体制構築のためのBPR・BPOの支援も可能です。
持続可能な自治体のDX推進をサポートし、職員が本来のコア業務に集中できる体制構築をご支援します。
窓口タブレット申請システムを活用した取り組み事例
窓口タブレット申請システムを活用し、オンライン申請と窓口申請のデータ一元化を実現した事例をご紹介します 。
業務効率化に成功した具体的な取り組みをご覧ください 。
- 鹿児島県 指宿市 さま
ぴったりサービスを活用し、「行かない」「書かない」窓口を同時に実現。低コスト・低負荷でデータ一元化を可能にしたフロントヤード改革モデル -
鹿児島県指宿市は、令和6年度総務省フロントヤード改革モデルプロジェクトの実証事業として、TOPPANと共同で窓口改革を実施しました。従来の窓口DXシステムが高コストである点や、職員の業務負荷が高い点を課題とし、国が提供する「ぴったりサービス」を最大限に活用した「指宿モデル」を考案しました。
このモデルでは、「行かない窓口」（ぴったりサービス）と、TOPPANが開発した「書かない窓口」（窓口タブレット申請システム）を連携。その結果、低コストでの導入を実現し、窓口とオンライン申請のデータを一元化することで、後続業務の職員負荷を大幅に軽減しました。
また、単なるシステム導入にとどまらず、職員向けの研修・勉強会を実施し、DXに前向きなマインドセットを醸成。短期的・局所的な取り組みに留まっていた従来の課題を克服し、職員による自走可能で持続可能なDX推進体制を構築しました。
窓口タブレット申請システムの特徴
- 1
- 住民・職員双方の入力負荷軽減 マイナンバーカードや運転免許証の券面をカメラで読み取り、氏名・住所などの基本情報を自動入力できます。また、乱筆や記載漏れを防げるため 、窓口での職員による確認・補記の手間が減ります。
マイナンバーカードや運転免許証の券面をカメラで読み取り、氏名・住所などの基本情報を自動入力できます。また、乱筆や記載漏れを防げるため 、窓口での職員による確認・補記の手間が減ります。
- 2
- 高額な費用をかけない低コスト導入 国の電子申請システム「ぴったりサービス」の申請APIを活用するため、窓口用に一からシステムを構築・改修する必要がありません。端末代を除いた初年度経費を低く抑えられ、財政負担を軽減できます。
国の電子申請システム「ぴったりサービス」の申請APIを活用するため、窓口用に一からシステムを構築・改修する必要がありません。端末代を除いた初年度経費を低く抑えられ、財政負担を軽減できます。
- 3
- 低負荷・短期間での窓口のDX・デジタル化を実現 ぴったりサービスに手続きを登録するだけで、タブレットに適した入力画面が自動生成されます。窓口用に別途フォームを作成する手間がなく、短期間でのDX・デジタル化が可能です。
ぴったりサービスに手続きを登録するだけで、タブレットに適した入力画面が自動生成されます。窓口用に別途フォームを作成する手間がなく、短期間でのDX・デジタル化が可能です。
- 4
- オンラインと窓口の運用フローを一本化 窓口で入力された申請データは、オンライン申請と同じ経路（マイナポータル申請管理）に流れるため、申請後のデータ取得や後続業務のフローを統一でき、職員の負荷を大幅に軽減します。
窓口で入力された申請データは、オンライン申請と同じ経路（マイナポータル申請管理）に流れるため、申請後のデータ取得や後続業務のフローを統一でき、職員の負荷を大幅に軽減します。
- 5
- システム標準化を見据えた段階的DX推進 タブレットから印字済みの申請書を印刷できるため、導入初期は現行の紙運用を大きく変えずにミニマムスタートが可能です。将来的なシステム標準化後には、データ連携に移行できるため安心です。
タブレットから印字済みの申請書を印刷できるため、導入初期は現行の紙運用を大きく変えずにミニマムスタートが可能です。将来的なシステム標準化後には、データ連携に移行できるため安心です。
TOPPANの自治体向けBPOサービス
TOPPANでは自治体向けに、給付金対応や子育て支援をはじめとする多様なBPOサービスを提供しています。
地域のニーズに応じた柔軟なソリューションを通じて、住民の生活向上と地域社会の発展をサポートします。
以下、3つの自治体向けBPOサービスがございますのでご参照ください。
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自治体向け バックヤード改革支援サービス オンライン申請やアナログ業務の効率化を支援するバックヤード改革支援サービス。業務分析・改善（BPR）と業務代行（BPO）により、職員の負担を軽減し、持続可能な行政運営体制を構築します。
▶自治体向け バックヤード改革支援サービスはこちら -
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よくある質問
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ぴったりサービスとはどのように連携するのですか？
このシステムは、ぴったりサービスに登録されている申請フォームのデータそのものを活用します。具体的には、ぴったりサービスで作成された申請フォームの項目を取得し、それを窓口のタブレットで住民の方が使いやすい入力画面（UI）に変換して表示します。住民の方がタブレットに入力した内容は、オンライン申請と同じ形式で直接ぴったりサービスへ連携され、マイナポータル申請管理システムに集約されます。これにより、窓口用に別途フォームを作成する手間が不要となり、オンライン申請と窓口申請の運用フローが一本化され、職員の作業工数を減らしながら低負荷かつスピーディーに窓口のデジタル化を進めることが可能となります。
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システムを導入することによる主なメリットは何ですか？
主なメリットは、「書かない窓口」の実現による住民の利便性向上と職員の業務効率化の2点です。住民にとっては、マイナンバーカードや運転免許証の読み取り機能による入力補助や、分かりやすい画面操作（UI/UX）で入力が効率化され、入力漏れなどの不備をシステムが自動でチェックしてくれるため、申請時の負担や時間が軽減されます。一方、職員にとっては、窓口デジタル化（タブレット申請）とオンライン申請のデータがマイナポータル申請管理に一元的に集約されるため、後続業務のフローが統一できます。さらに、申請内容がデータ化されることで、職員による基幹システムなどへの手入力作業がゼロになり、確認作業もシステムがアシスト表示してくれるため、大幅な負荷軽減と業務効率化が実現します。
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どのような手続きに利用されていますか？
具体的に活用されている手続きとしては、転入や出生などのライフイベントに伴う複数の手続き等です。来庁時にタブレットで質問事項や基本事項を入力すると、ぴったりサービスの機能を活用して、必要な手続きの判断を行い、氏名などが印字されたチェックシートや複数の申請書類を一括で出力することが可能です。
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システムにはどのような特徴がありますか？
このシステムは、ぴったりサービスの仕様に合わせて作られていることに加え、窓口運用を考慮した独自の機能を備えている点が大きな特徴です。具体的には、ぴったりサービスにはない画像表示機能や引用入力機能といった独自の機能を持っており、さらに、住民が入力した内容の入力漏れなどをシステムが自動でチェックし、職員の確認作業をアシストする表示機能も備えています。また、申請受付中でない未使用時には、デジタルサイネージとしても活用することが可能です。
自治体向け バックヤード改革支援サービス｜TOPPAN BPO
幼児教育・保育無償化 業務代行BPOサービス ｜TOPPAN BPO
自治体向けBPOサービス Hybrid-BPO®｜TOPPAN BPO