自治体向け オンライン申請拡充と窓口デジタル化の支援サービス｜TOPPAN BPO「行かない」「書かない」窓口を同時に実現
職員の負担を軽減する自治体DX実現する
フロントヤード改革支援
住民サービスの向上と職員の業務効率化を目指し、
住民と行政の接点であるフロントヤードの
デジタル化を支援。オンライン申請の利用を促進しつつ 、
窓口業務を効率化することで、住民と職員双方の負担を軽減します。
国のオンライン申請システムを最大限に活用し 、低コストで持続可能な改革を支援します
自治体のフロントヤード業務でこんなお悩みはありませんか？
オンライン申請フォームを整備しても住民への周知が不十分で、利用率がなかなか上がらない
複雑な手続きは、オンラインフォームへの移行が難しく、職員の業務負荷が大きくなっている
オンライン申請を導入しても窓口は紙のままのことが多く、業務効率が上がらない
オンライン申請の導入を検討しているが、新しいシステムを導入することで後続業務が複雑になる
窓口DXのシステムは導入費用やランニングコストが高く、財政的な理由から導入を断念している
システム導入後のメンテナンスや技術的なハードルが高く、職員だけで運用し続けることが難しい
中長期的な運用計画や他部署への展開が進まず、DXプロジェクトが一過性の取り組みに終わっている
オンライン申請が増えることで、不備確認やデータ入力といった手間が増え、紙の運用に加えて新たな負荷が生じている
TOPPANの「オンライン申請拡充と窓口デジタル化の支援サービス」が、
住民の利便性を高め、職員の業務効率や行政サービスを向上させます
TOPPANは、自治体DX推進の課題を解決するため、
「行かない窓口」と「書かない窓口」を同時に実現する、独自のソリューションを提供します。
国のオンライン申請システムを最大限に活用することで、
高額な費用をかけずに窓口のデジタル化を可能にします。
具体的には、オンライン申請の利用を促すための住民への周知や、
職員向けの研修・ワークショップを実施し、各課が自走してオンライン申請を増やせるよう支援します。
また、窓口では汎用的なタブレット端末を使った申請システムを導入しオンライン申請と
窓口申請のデータが自動的に一元化され、後続業務の負担を大幅に軽減します。
単なるシステムの導入にとどまらず、
業務フローの見直し（BPR）や、ノンコア業務のアウトソース（BPO）も支援。
職員が本来のコア業務に集中できる体制を構築することで、住民サービスのさらなる向上を目指します 。
自治体向け オンライン申請拡充と窓口デジタル化の支援サービスの支援事例
TOPPANの治体向け オンライン申請拡充と窓口デジタル化の支援サービスの支援事例をご紹介します。
- 鹿児島県 指宿市 支援事例
「低コスト・低負荷」「職員による自走可能」「中長期的に推進可能」な窓口改革 - 鹿児島県指宿市では、「低コスト・低負荷」「職員が自走可能」「中長期的に推進可能」な窓口改革を進めています。 これまでDX推進計画を策定し専門部署も設けていましたが、高額なシステム導入費用や職員の技術的な負担が課題でした。 そこで、国が提供する「ぴったりサービス」を最大限に活用し、低コストでのDXを実現する「指宿モデル」を構築しました。 このモデルでは、オンライン申請と窓口のタブレット申請システムを連携させ、申請データの一元化と後続業務の効率化を図っています。また、職員向けの研修を通じて、DX推進を自ら行える土壌づくりをサポートしています。
- 福岡県 古賀市 支援事例
ぴったりサービスを活用した保育入所申請の原則オンライン化・後続自動化 - 福岡県古賀市では、保育入所申請の原則オンライン化と後続業務の自動化を推進しています。 これまでの窓口での紙申請からデジタル申請への移行を促し、職員の業務負担を大幅に軽減しました 。 具体的には、「ぴったりサービス」を活用した保育新規入所申請フォームの設計・登録を支援し、住民が来庁して提出する負担を軽減。 また、オンラインで受け付けた申請データは古賀市の作成したRPAで自動入力され、職員は不備確認や軽微な修正のみに集中できます。 この取り組みの結果、オンライン申請率は90%に達し、住民からは「夜間や休日にも手続きができて助かる」という声が寄せられています。
自治体向け オンライン申請拡充と窓口デジタル化の支援サービスの特徴
- 1
- 「行かない」「書かない」窓口の同時実現 国の「ぴったりサービス」を最大限に活用し、オンライン申請と窓口タブレット申請システムを連携させることで、住民は庁舎に行かずに、また窓口では申請書を書かずに手続きを完了できます。
国の「ぴったりサービス」を最大限に活用し、オンライン申請と窓口タブレット申請システムを連携させることで、住民は庁舎に行かずに、また窓口では申請書を書かずに手続きを完了できます。
- 2
- 低コスト・低負荷なシステム導入 窓口DX SaaSのような高額なシステムとは異なり、国が提供する「ぴったりサービス」のAPIを利用するため、システムの導入費用を抑えられます。また、手続き登録の手間を軽減するサポートも行います。
窓口DX SaaSのような高額なシステムとは異なり、国が提供する「ぴったりサービス」のAPIを利用するため、システムの導入費用を抑えられます。また、手続き登録の手間を軽減するサポートも行います。
- 3
- 職員による自走化を支援 システムの使い方だけでなく、DXに前向きなマインドセットの醸成から始める体系的な研修プログラムを提供します。職員が自分自身でオンライン申請の登録や運用を行えるようサポートし、特定の担当者に依存しない体制を築きます。
システムの使い方だけでなく、DXに前向きなマインドセットの醸成から始める体系的な研修プログラムを提供します。職員が自分自身でオンライン申請の登録や運用を行えるようサポートし、特定の担当者に依存しない体制を築きます。
- 4
- 後続業務の一元化
オンライン申請と窓口でのデジタル申請のデータは「マイナポータル申請管理」に集約されるため、申請データの形式が統一されることで、後続業務を同じフローで処理することが可能になり、職員の業務負担を軽減します。
オンライン申請と窓口でのデジタル申請のデータは「マイナポータル申請管理」に集約されるため、申請データの形式が統一されることで、後続業務を同じフローで処理することが可能になり、職員の業務負担を軽減します。
- 5
- 煩雑な申請手続きの代行サポート 項目が多く複雑な申請書など、職員だけでは対応が難しい手続きの登録作業を代行します 。住民が使いやすいよう、入力形式やレイアウトを工夫した申請フォームを設計・登録します。
項目が多く複雑な申請書など、職員だけでは対応が難しい手続きの登録作業を代行します 。住民が使いやすいよう、入力形式やレイアウトを工夫した申請フォームを設計・登録します。
