失敗しない校正支援ツールの選び方とは？校正支援ツール比較をしながら解説！
TOPPANのAI校閲・校正支援システム「review-it!」の強みとは？！
校正業務に時間をとられてしまい、校正支援ツールの導入を検討しながらも「どのサービスを選べばいいのかわからない」とお悩みの方は多いのではないでしょうか。今回は校正支援ツール選びの3つのポイント「導入目的の明確化」「業務フローの定義」「サービスの特徴を踏まえた比較・選定」を解説し、選定のために知っておきたい校正支援ツールの代表的な2種類のツールである「オンライン校正サービス」「文章校正ツール」の長所・短所、さらには両方の長所を備えたTOPPANのAI校閲・校正支援システム「review-it!」の強みをご紹介します。
＜目次＞
■校正業務を効率化したい！でも、最適なツールはどう選ぶの？
■自社の業務にフィットした校正支援ツールを選ぶには？
1.そもそも何のために？
2.解決したいことは何？
3.サービス比較・選定
■校正支援ツール選定のために知っておきたいポイント
1.オンライン校正サービスとは？長所・短所は？
2.文章校正ツールとは？長所・短所は？
■両方の長所を兼ね備えた「いいとこ取り」のサービスはある？
校正業務を効率化したい！でも、最適なツールはどう選ぶの？
校正支援ツールを使ってみたいけれど、選びきれない……
「校正業務の負担を減らすには校正支援ツールがよさそう」とは思うものの、あまりにも種類が多く、何を基準に比較したり選んだりすればいいかわからないという方もいるのではないでしょうか。「口コミで高評価のツールを選んだのに、実際に導入したら使いこなせない」、「社内で誰も使い方を覚えられず、なかなか現場に定着しない」という事態も避けたいものです。
「どんなことをしたいか」が明確なら選びやすい！
実は校正支援ツールの選び方は意外とシンプルなのです。校正支援ツールは「オンライン校正サービス」と「文章校正ツール」と、代表的には2種類。しかもそれぞれに得手不得手があり、フィットする用途が違います。つまり「校正支援ツールでどんなことをしたいか」が明確になっていれば、それを軸に選んでいくだけなのです。
「オンライン校正サービス」と「文章校正ツール」について詳しく説明する前に、まずは「校正支援ツールでどんなことをしたいか」を洗い出す手順を見ていきましょう！
【AI関連コラム】
自社の業務にフィットした校正支援ツールを選ぶには？
校正支援ツールを選ぶには、「評価が高いか・人気があるか・魅力的か」といった要素と同じか、むしろそれ以上に「自社の業務にフィットしているか」が重要です。いきなりサービスを見に行って「売れているからこれがいいだろう」といった選び方をするのは失敗のもと。次の3つの手順を踏んで、じっくり自社に合ったサービスを見定めましょう。
1.そもそも何のために？
「現場が使い方を覚えやすそうなサービスを導入したものの、慣れると実際には機能が足りないことが分かり、すぐ買い替えるはめに」、「経営層の鶴の一声で高機能なサービスを導入したものの、最初のハードルが高く誰も使いこなせない」……こんな風に、導入の目的があやふやなままでサービスを導入してしまうと目的と手段がズレてしまいがちです。ツールを実際に使う社員の要望も、管理職や経営層の要望も聞いた上で、必要なポイントを整理して落としどころを見定め、何のためにサービスを導入するのか目的を明確化しておきましょう。
2.解決したいことは何？
次は目的達成のための手段を具体的にイメージしていきましょう。ポイントはまず「今、何が課題となっているのか」を見極めることです。例えば同じ「業務負担が大きい」でも、校正業務を担う人員が少なすぎて業務が集中しているのと、校正の精度が低く手戻りが多いのとでは必要な対策は違ってきます。
3.サービス比較・選定
解決したいことが明確になったら、自社へ導入するサービスに必要な機能や仕様もある程度見えてくるはずです。目立つ新機能やトレンドなどに惑わされてブレないよう、まずは必要なものをしっかりと見据えてサービスを選んでいきましょう。
ちなみに最近は「AI活用」を目玉に掲げるサービスも見られます。一見、なんでもAIがやってくれるように思えますが、人間のように本質的に文書などの意味を理解しているわけではありませんから、これもあくまでひとつの「機能」です。AIにできることはなにかを見極めた上で判断しましょう。
校正支援ツール選定のために知っておきたいポイント
校正支援ツールの特徴をつかんでおこう
続いては、選定・比較のポイントとなる校正支援ツールの特徴について、オンライン校正サービスと文章校正ツールそれぞれの概要・長所・短所を整理しながら見ていきましょう。
1.オンライン校正サービスとは？長所・短所は？
オンライン校正サービスとは、オンライン上に保存された1つのファイルへ複数のユーザーが各自アクセスし、それぞれ校正できるようになっているサービスです。
＜長所＞
・複数ユーザーがお互いの作業の様子を見ながら同時に校正できるので、コミュニケーションが効率的
・原稿（校正紙）を複数の校正者で囲んだり、回覧して校正をしたりする方法に比べて、ペーパーレスで済ませられる上、リモートワークでも同じように作業できる
＜短所＞
・校正する作業自体はユーザーが行わなければならず、負荷は変わらない
・複数ユーザーが同時にファイルへコメントできるため、運用を工夫しないと行き違いが起こることがある
2.文章校正ツールとは？長所・短所は？
文章校正ツールとは、日本語の文章をもとに誤字脱字や言葉の誤用、重複表現などさまざまな項目をチェックし、不適切な表現を指摘するツールです。一般的な校正のように完成した文章をチェックするのではなく、文章を制作する際、書きながらチェックを行う使い方が主流です。
＜長所＞
・制作しながらチェックしていくので、完成した段階である程度の校正が済んだ状態となり効率的
＜短所＞
・テキストデータ以外をチェックすることができないため、完成品をチェックする工程では活用しづらい
・校正の精度が低いツールの場合は、人間によるリカバリーが必要
・機械的にチェックするので、余分な指摘が発生しやすい
・一般的な文章としてのチェックはできるが、ユーザーが独自の文章ルールを設定することはできない
【AI関連コラム】
両方の長所を兼ね備えた「いいとこ取り」のサービスはある？
TOPPANのAI校閲・校正支援システム「review-it!」
「複数ユーザーでチェックする」際に便利だけれど校正作業そのものはサポートしてくれない「オンライン校正サービス」と、「ごく一般的な文章チェックが自動でできる」ものの独自ルールやオンライン校正には対応しない「文章校正ツール」。
いずれも一長一短といった印象ですが、実はこの2つの長所を兼ね備えた「いいとこ取り」のサービスがあります。それはTOPPANのAI校閲・校正支援システム「review-it!」です。
業務を支援するオンライン校正機能と、より高度な文章チェック機能を組み合わせたサービスで、独自の価値を提供しています。
続いては、先に挙げたオンライン校正サービス・文章校正ツールとTOPPANのAI校閲・校正支援システム「review-it!」の違いについて見ていきましょう。
オンライン校正サービスなのに校正作業そのものもサポート！
複数ユーザーが同時にチェックできるオンライン校正サービスにして、文章校正ツールのチェック機能も実装！より効率的な作業が可能です。
文章校正ツールとしても従来製品とは段違い
従来の文章校正ツールの機能に加えて、より高度で多彩な自動文章チェック機能を搭載。さらにPDF内のテキストにもチェックがかけられるので、レイアウト済みのデザインデータなどにかかる校正の手間も軽減できます。
「いいとこ取り」を超えた使い勝手の良さ
一般的な文章校正だけでなく、表記統一など独自の文章ルールを設定できるので、制作物の品質統一などにかかる負担も軽減できます。自社用、得意先用など要望に合わせてチェックルールを作り、実業務で柔軟に活用可能です。また、自動文章チェックで表示されたアラートをそのまま修正指示に転用するなど、チェックだけではなくその先に想定される業務も踏まえた仕様なので、さらに効率的に校正業務が行えます。
トレンドでごまかさず「最適な業務環境」を提案
TOPPANのAI校閲・校正支援システム「review-it!」はツールだけでなく、サービス全体としても強力に業務を支援します。ここでご紹介した「導入目的の明確化」など導入前のフェーズから、現状業務をもとにした業務設計支援、実装、カスタマーサクセス、そして導入後の継続的なサポートまで、お客さまと伴走し続けます。
例えばなにかと話題の「AI」ですが、AIありきでご提案するのではなく、TOPPANの持つ技術知見をベースに、AIも含めたさまざまな選択肢の中から、お客さまに合った最適な方法をご提案します。またTOPPANのAI校閲・校正支援システム「review-it!」はクラウドサービスですので、バージョンアップを重ねることで、常にツールとしての価値も向上していきます。
【AI関連資料】
まとめ
「オンライン校正サービス」としての作業時の使い勝手と「文章校正ツール」のテクノロジーを両立しているTOPPANのAI校閲・校正支援システム「review-it!」。そもそも両者は特性の違うベンダーがそれぞれに提供してきたサービスのため、両方の特徴を兼ね備えているサービスは希少なのです。「いいとこ取り」を超えたTOPPANのAI校閲・校正支援システム「review-it!」について、詳しくはぜひお問い合わせください。
2023.12.06
