バックオフィスBPOとは？
業務効率化で得られるメリットを解説
近年、バックオフィス業務のBPOに注目が集まっており、有効活用する流れが生まれています。バックオフィスBPOは、現在の企業や自治体をとりまく状況において、どのようなメリットをもたらすのでしょうか。
今回は、バックオフィスBPOの概要からメリット、導入プロセス、選び方まで解説します。
■バックオフィスBPOとは？
バックオフィス業務は総務、経理、人事、法務、情報システムなど、メイン業務となる顧客対応や生産活動を担うフロントオフィスとは異なる業務です。
このバックオフィス業務は近年、BPOの利用が進んでいます。BPOとは、「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」のことで、アウトソーシングの一種であり、業務プロセスを外部に委託し、その業務の改善につなげるために利用されています。アウトソーシングは短期的な業務対応やコスト削減のために利用されることが多いですが、BPOにはただの一時的なアウトソーシングの利用というよりも、長期的に業務を改善し、質を高めてアップデートする意図が込められています。短期利用やコスト削減に限らず、業務の成長を見据えて行われています。
バックオフィスBPOを利用することで、企業は専門知識や技術を持つ外部のプロフェッショナルによるサポートを受けることができ、内部リソースをより戦略的な業務に集中させることができ、全体の業務効率が向上します。また、最新の技術や業界のベストプラクティスを取り入れることで、業務の質を向上させることも可能です。例えば、経理業務の自動化や人事管理システムの導入などが挙げられます。
さらに、バックオフィスBPOはリスク管理の観点からも有益です。法務や情報システムの分野では、専門知識が不足していると法令違反やセキュリティリスクが発生する可能性がありますが、専門のBPO業者に委託することでこれらのリスクを軽減することができます。
●バックオフィス業務のBPOの特徴
BPOはバックオフィス業務のように外部に切り出せる業務に向いています。バックオフィスBPOの特徴として、まず挙げられるのは、外部に切り出せる業務に非常に適している点です。バックオフィスBPOでは、例えば人事、経理、労務、法務、総務、一般事務など、多岐にわたる部門やその業務を外部の専門業者に委託することが可能です。これにより、企業は自社のコア業務に専念できるようになります。
さらに単に業務を代行させるだけでなく、外部業者が企画や業務設計から施工まで一貫して担う点が挙げられます。これにより、業務の効率化や品質向上が期待できるだけでなく、最新の技術やノウハウを活用することで、より高度なサービスを受けることができるのです。
また、バックオフィスBPOの特徴として、コスト削減も大きなメリットとなります。外部業者に業務を委託することで、固定費の削減や人件費の削減が可能となり、経営資源をより効果的に活用することができます。これにより、企業の競争力が向上し、持続的な成長が期待できるのです。
■バックオフィスBPOの主な業務
バックオフィス業務において、BPOは重要なサービスといえます。特にバックオフィス業務はノンコア業務が多いため、コア業務にリソースを集中させたい場合にBPOサービスの利用が有効です。
例えば人事や経理、総務といった業務をBPO事業者に委託する場合に、次のような業務が該当します。
●人事業務
人事業務の中で、BPO委託できる業務には給与計算や年末調整、福利厚生、勤怠管理といった労務管理や手続きがあります。また採用業務の中でも、面接設定や入社手続きといった事務的な業務に対応する場合もあります。
これらの人事業務でBPOサービスを利用することで、コア業務である人事施策の立案や人材データ分析活用などにリソースを割くことができます。人手不足が慢性化する中、有効な人事施策を実行することは喫緊の課題となっていることから、BPOはそのサポートとなるでしょう。
●経理業務
経理業務のBPOでは、経理データの入力や決算業務等の会計処理、取引先や顧客への請求や支払いといった日常的な経理業務が委託できます。経理業務は、特に繁忙期と閑散期がはっきりしている傾向があり、BPOサービスを導入することで、繁忙期や閑散期を問わず、経理担当者はコア業務に集中することができます。
●総務業務
総務業務のBPOでは、社内からの申請受付などの業務から、施設や設備の維持管理、什器や備品、防災備蓄の管理まで、多岐にわたる業務に対応可能です。総務業務は、その種類や業務量が多く、少ない人員で進めるには厳しい状況があります。必要な業務に対してBPOサービスを活用することで、人材不足や業務効率化の課題に対応できるでしょう。
■バックオフィスBPOのメリット
バックオフィスBPOを利用することにより、次のようなメリットが期待できます。
●コスト削減
バックオフィスBPOを活用することで、人件費の削減につながることから、新たな人材を雇用して教育するよりもコストを抑えることができます。
また、必要な人材をコア業務に集中させることができれば、生産性が向上すると考えられます。長期的な視点で見れば、よりコスト削減の効果が高く見込めます。
●業務効率化・品質向上
BPOは、業務の企画や設計から提案するのが一般的であるため、自ずと業務効率化や業務品質の向上につながります。業務の代行だけでなく、効率化されたバックオフィス業務体制を構築することができます。
●法対応などのリスク管理を実現
人事業務や経理業務においては、法改正による対応が多い傾向があるため、法改正の際にはさまざまな対応が必要になります。人手不足の中で、こうした対応まで行う必要があることは大きな負担になります。そのため、法改正への対応を含めてBPO事業者に委託すれば、法的なリスク管理が容易になります。
●スケーラビリティの実現
BPO事業者は、繁忙期や閑散期に合わせて柔軟に人員をコントロールすることができます。そのため、BPOサービスを利用すれば、必要なときに必要なコストだけをかければよくなります。柔軟にスケールを変えられるスケーラビリティの高いBPOサービスであれば、コストの最適化につながるでしょう。
■バックオフィスBPOの導入プロセスと選定方法
バックオフィスBPOを導入する際には、次のステップを踏みましょう。
●バックオフィスBPOを導入するためのステップ
ステップ1．BPO導入の目的を明確にする
ステップ2．バックオフィス業務の範囲を明確にする
ステップ3．RFP（提案依頼書）を作成する
ステップ4．条件に合わせてBPO事業者を選定する
バックオフィスBPOを導入する際には、まず導入の目的を明確にしましょう。コスト削減や業務改善といった細かな目的を設定することで、効果測定も行いやすくなります。
目的を据えた上で、業務範囲を明確にしてBPO事業者に提示する細かな要件を記したRFP（提案依頼書）を作成しておきましょう。
これらの条件に合わせてBPO事業者を選定するのをおすすめします。
●バックオフィスBPOの選び方
バックオフィスBPOを選定する際には、期待以上の効果を出すためにも、次の基準で選ぶことをおすすめします。
・信頼性
実績や専門性などは十分かという観点はもちろんのこと、情報セキュリティの体制が徹底されているかどうかも重要です。
・コストパフォーマンスは問題ないか
BPOサービスには導入コストがかかります。人件費削減や採用や教育、コストの削減と比較しながら、どれほどの効果を出せば、コストパフォーマンスを出すことができるのかをよく検討しましょう。
・業務の設計から携わってくれるか
BPOサービスである以上、業務改善をベースとしたサービスになりますが、どのくらい業務改善に対して取り組んでくれるのかはサービスによって異なります。業務の設計から携わるなど、業務範囲を事前によく確認しておくことをおすすめします。
■まとめ
バックオフィス業務は、BPO利用により効果を出しやすい種類の業務といえます。バックオフィス業務のBPOを利用することで、バックオフィス業務の中でもコア業務やフロントオフィス業務へのリソース配分も可能になるでしょう。
市場競争力を強化し、変化の激しい時代に対応していくためにも、中長期的な視野で業務改善を目指すBPOは時代に合った有益な方法といえます。
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2024.07.18
