BPRとは？
BPR実施における
アウトソーシングの役割とメリット
企業は人手不足やDX、働き方改革などあらゆる課題に直面しており、業務改善や業務改革に取り組んでいます。その手法の一つである「BPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング）」に近年、注目が集まっています。
今回は、BPRの概要から実施の際のステップ、BPRの導入メリット・デメリット、手法、アウトソーシングする際の選定基準をご紹介します。これからBPRをご検討の方は、ぜひ基本的な内容を確認されてください。
■BPRとは？ BPRの基礎を解説
BPRとは、「Business Process Re-engineering（ビジネスプロセスリエンジニアリング）」のことで、直訳すると、「ビジネスのプロセスなどをデザインし直す」といった意味合いになります。つまり、業務におけるフローや組織構造、管理基盤、情報システムなどを刷新し、再構築しながら業務改革することを意味します。
●業務改革と業務改善の違い
業務改革を行うというと、一般的に行われている「業務改革」や「業務改善」と同じようなものだととらえられがちですが、BPRは、ただの業務改革や業務改善ではなく、特に組織の中で分断されたプロセスを課題ととらえ、抜本的に組織全体を通した効率的な業務プロセスを再構築する意味合いがあります。
従来の組織は、部門・部署ごとに業務が分断され、時には部門・部署が重複する業務もありました。また、それぞれが独立して業務を行うことで、情報共有が不十分なこともあり、非効率なシーンが多い点が課題といわれています。そうした課題に対して、アプローチするのがBPRです。
また、業務改善は業務プロセスやフローは基本的に変更せずに、既存の仕組みの中で業務効率化を図る活動であるため、抜本的な見直しを図るBPRとは異なります。
●BPRが現代の企業にとって重要な理由
なぜBPRが近年、多くの企業や自治体から注目を集めているのでしょうか。その大きな理由として、少子高齢化による労働力不足の慢性化に伴う業務効率化や働き方改革などがあるといわれています。少ない人員で生産性を保ちながら業務を遂行することが求められる中、抜本的な見直しを図り、組織改革を行うことで、成果を出す考え方が生まれています。
また、近年はAIやIoT、RPAなどのIT技術を業務に取り入れ、より業務を効率化する手だてが整ってきています。これらの先端技術を導入するためにも、アナログ・デジタル両方のフローを含めた抜本的な見直しが求められていると考えられています。
■BPRプロジェクトの典型的なステップ
BPRを推し進めるには、組織的なプロジェクトを組んで行う必要があります。典型的なステップを見ていきましょう。大きく5つのステップで進めていきます。
1.課題の抽出
2.業務フロー・組織構造の分析
3.戦略設計・方針策定
4.実行
5.モニタリング・効果測定
それぞれにポイントとなる点をご紹介します。
1.課題の抽出
業務改革を図りたい対象の業務フローに対して、課題を具体的に抽出します。そのためには属人化していた業務の担当者から詳細をヒアリングするなどして、問題の焦点をあぶりだす必要があります。
2.業務フロー・組織構造の分析
課題を特定できたら、改善策を検討します。そのためには、まず分析が求められます。なぜ問題が起こっているのか、根本的なボトルネックを見つけ、さらに問題を深堀りしていきます。
3.戦略設計・方針策定
BPRを進める上で、どのような方針と戦略を持って進めるべきかを検討します。このとき注意が必要なのは、全社的に決めることです。BPRは組織の抜本的なプロセスを改革するものであるため、一部のメンバー間で決めるのではなく、従業員全体で共有しながら同意の上で進めていく必要があります。コストや構成メンバーを決めるほか、アウトソーシングの検討も行います。
4.実行
プロジェクトを実行するフェーズです。方針通りに進められているか、従業員と共有しながら進めていくことを重視します。
5.モニタリング・効果測定
実行しながら、モニタリングを行い、定期的な効果測定は欠かせません。業務プロセスはスムーズにいっているか、問題があれば原因と対策を講じるなどして改善活動を重ねていくことが大切です。
■BPRの導入メリット・デメリット
BPRを導入することで次のメリットやデメリットが期待できます。
●メリット
・コスト削減・リソースの最適化
BPRにより、組織内における業務の無駄や重複が一掃されるため、その分のリソースが空けばコスト削減につながります。人材配置や設備投資などのリソース配分も最適化できます。
・プロセス効率の向上
業務プロセスの効率化につながり、これまで長時間かかっていた業務も時間が削減されます。同じ時間で多くの業務がこなせるようになれば、生産性向上につながります。
・従業員満足度の向上
業務プロセスが改善されることで、これまで手間に感じていたことが減り、作業負荷の低減につながります。また作業時間が削減されれば長時間労働が是正され、働きやすい環境になります。その結果、従業員満足度が上がる可能性があります。
●デメリット
・全社的な取り組みが求められる
BPRは、企業や組織が全社的に行う業務改革であるため、全社的なプロジェクトになります。成功させるには、手間と時間、コストがかかることは避けられないでしょう。また専門的な知見が求められることもあります。
・従業員や部門の抵抗が生じることがある
業務プロセスを見直しつつも、既存の慣れ親しんだ業務プロセスのほうが効率が良いと感じる従業員も一定数出てくるのが一般的です。そのような社内の抵抗に対しては、メリットを正しく伝え、経営側から一方的にならないような進め方が求められます。
■BPRの主な手法
BPRを実現するための手法には、次の種類があります。
●業務分析による業務仕分け
業務フローやプロセスを細かく分類し、業務を仕分けして図式化して可視化する作業です。下記のいずれの方法を行う際にも、まずは着手します。
●ERP（Enterprise Resources Planning）の導入
人・モノ・金・情報などを一元管理するERPシステム（統合基幹業務システム）を導入することで、社内で共有できます。これまでバラバラだった情報を一元的に管理できることで、経営資源の効率化や意思決定の迅速化につながります。
●シェアードサービス
シェアードサービスは、複数企業が集まるグループ企業において、各企業の財務・経理、総務・人事、情報システム、物流、法務、監査といった間接部門を一つにまとめることを指します。一元的にシェアすることで業務効率化やガバナンス向上などに寄与します。
●アウトソーシング・BPO
外部企業に業務を委託するアウトソーシングや、特に業務改善を目指すBPO（Business Process Outsourcing）においても、BPRを実施することができます。委託先企業に業務改善だけでなく業務改革も併せて委託します。第三者の視点により問題が可視化されやすく、組織的な変革につながることがあります。
●SCM（Supply Chain Management）
SCMは、調達、製造、物流、販売、といったサプライチェーンにおける情報を共有・管理する手法です。部門を越えた管理の一元化により、製造販売業務を促進します。
■BPR実現のためのアウトソーシングサービスの選定基準と注意点
BPRを実現するためにアウトソーシングおよびBPOサービスを利用する場合には、次の選定基準を押さえると良いでしょう。
●実績と信頼性
最も重要なのが、実績と信頼性です。BPRは業務改革を目的とするため、業務改革の実績と業務における専門知識が求められます。評判など信頼性も確認しましょう。
●セキュリティ
少なからず機密情報を預けるアウトソーシング先には、徹底したセキュリティ対策と姿勢が求められます。具体的セキュリティ対策を、必ず確認し、業務遂行場所の見学を行うなどして慎重に選びましょう。
●コミュニケーションの円滑さ
BPRを進めるにはアウトソーシング先企業との密なコミュニケーションが欠かせません。円滑にコミュニケーションが取れる企業を選びましょう。
●伴走してくれるか
目的達成のために、伴走してくれるかどうか、その姿勢は見極めポイントです。フィードバックの頻度などに現れるため、確認しましょう。
アウトソーシングを利用する際には、セキュリティやコスト増し、品質低下などのリスクがあります。それを避けるために、戦略に基づく目的を見据えた上で、複数社比較の上、選定することをおすすめします。
■まとめ
BPRは、現代の企業に求められる重要な取り組みです。戦略的かつ組織的に進めることが重要です。
アウトソーシングを利用してBPRを進める際には、ぜひTOPPAN BPOをご検討ください。業務効率化を実現するためのアウトソーシングサービスを複数展開しており、BPRについてもご相談いただけます。
自治体Hybrid BPOサービスでは、自治体様の事務運営に則したご支援が可能であり、コンタクトセンターではマルチチャネルにより、業務委託に留まらず、業務効率化や全体設計、効果検証といった幅広い業務をトータルサポートいたします。DMアウトソーシングサービスでは、TOPPAN独自のノウハウで全体の業務設計により、DMに関するすべての業務を一貫してご支援できます。
詳細に関しては、ぜひサービスページをご覧ください。
2024.07.30