コラム

電子帳簿保存法改正のポイント
何をすべき？

監修
SKJ総合税理士事務所所長・税理士
袖山喜久造氏

電子帳簿保存法は令和3年度の改正により更に規制緩和され、改正法令は2022年1月1日に施行されました。特にほとんどの企業で対応が必要な電子取引データの保存については、宥恕規定により2023年12月末までに対応が必要となります。
今後の企業の業務DX化の検討では、企業はどのような対応を求められるのでしょうか。改正電子帳簿保存法のポイントを企業実務の観点から紹介します（監修：SKJ総合税理士事務所　袖山喜久造氏）。

電子帳簿保存法の令和3年度の改正で何が変わった？

電子帳簿保存法は、各税法により紙での保存義務が規定されている国税関係帳簿や書類をデータで保存することを容認した保存方法等の特例法として、1998年7月に施行されました。電子帳簿保存法では、税法で保存義務が規定されていなかったデータで授受される取引情報（以下、「電子取引」）のデータによる保存も義務付けています。

電子帳簿保存法はこれまでも国税関係帳簿書類のデータによる保存に係る規制緩和により改正を繰り返してきましたが、令和3年度の改正では、電子取引データの出力書面による保存が廃止されました。それに伴い、2024年1月1日から企業の対応が必要な事項が盛り込まれたため、2023年中に体制の整備が求められています。
令和3年度の改正の主なポイントは大きく次の4つです。

1：国税関係帳簿書類をデータで保存する場合の承認制度が廃止
2：帳簿のデータ保存要件が緩和
3：スキャナ保存要件の一部免除
4：電子取引データを保存する場合の、出力書面による保存方法を廃止

1点目は、これまで事前に所轄税務署へ承認申請書を提出し、承認を受けなければ国税関係帳簿や国税関係書類をデータにより保存することができませんでしたが、この承認制度が廃止されました。

2点目は、国税関係帳簿の保存要件のうち、帳簿を作成するシステムの要件が廃止され、システムですべて作成されている帳簿であれば、税務調査時に調査官の求めに応じてデータを提出できるように保存することが要件となります。

3点目は、国税関係書類のスキャナ保存に関する保存要件や運用要件が大幅に緩和されました。

4点目は、電子取引データの保存方法のうち、出力書面による保存方法が廃止され、2023年12月末がその対応期限となりました。多くの企業が関心を寄せるのが4点目の改正内容と思います。

業務の電子化を検討する場合、税法で保存が必要となる取引の過程で取引先と作成や授受が行われる書面書類や電子取引データによりデジタルデータを活用する検討を行うことがポイントとなります。これら書類データは電子帳簿保存法の規定に従って保存する必要があるので、企業はこの点に留意して対応しなければいけません。

電子帳簿保存法の対応が必要となる対象範囲、対象になる帳簿書類ごとに整理

さて、改めて電子帳簿保存法の全体像から整理していきましょう。
電子帳簿保存法の対象になる情報としては、大きく次の3つに分類できます。

1：国税関係帳簿書類

税法で保存義務が規定されている帳簿や書類については、その全部又は一部について、システムで全て作成されている場合には、当該帳簿や書類のデータ保存をもって、書面の帳簿書類の保存に代えることができます。データ保存に当たっては、電子帳簿保存法第4条第1項(帳簿)又は電子帳簿保存法第4条第2項(書類)の要件に従った保存が必要です。

2：国税関係書類のスキャナ保存

税法で保存義務が規定されている書類については、その全部又は一部について、当該書類をスキャナ機器等により入力されたデータの保存をもって、書面の帳簿書類の保存に代えることができます。スキャナ保存に当たっては、電子帳簿保存法第4条第3項(書類のスキャナ保存)の要件に従った保存が必要です。

3：電子取引データ

取引書類や取引書類に記載される事項などをデータで交付や受領した場合には、電子取引に該当し、電子帳簿保存法第7条の規定により、当該データの保存が義務付けられます。データ保存に当たっては、電子帳簿保存法第7条(電子取引)の要件に従った保存が必要です。

電子取引データの保存方法の見直し

こちらでは、電子取引データの保存に関わる内容について詳細を解説します。

電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式で行う取引が該当し、定められた要件に従って保存することが義務付けされています。電子取引はEDI取引のほかインターネット、メールによる取引情報の授受（ExcelやPDFファイルの添付など）、WEB発行される請求書や発注書・注文書等、FAXなども含まれ多岐にわたります。令和3年度の改正では、電子取引データを書面に出力し保存することが廃止されました。
改正後は、以下の要件に従った電子取引データの保存が必要となります。

➀保存場所と保存期間

電子取引データは各税法で定められた保存場所において保存期間が満了するまで保存する必要があり、当該データをディスプレイやプリンタに整然とした形式で明瞭な状態で出力することが必要です。保存場所で出力することができれば、クラウドサーバ上での保存も可能となります。

②データへの措置

電子取引データの真正性を担保するため、電子取引データの授受方法等に応じて、以下のいずれかの措置を行った上でデータを保存する必要があります。

イ．タイムスタンプ付与データの授受
送信者側においてタイムスタンプを付与後に電子取引データを授受する措置です。この場合、タイムスタンプの検証及び一括検証機能が必要です。

ロ．電子取引データの授受後タイムスタンプを付与
送信者側及び受信者側双方で当該電子取引データの授受後、約2カ月以内にタイムスタンプを付与し、当該取引データの保存担当者等の情報を確認することができるようにしておく措置です。この場合、タイムスタンプの検証及び一括検証機能が必要です。

ハ．訂正削除不可等のシステムを使用して電子取引データを授受及び保存
電子取引データの訂正及び削除データを保存できるシステムで授受及び保存する措置です。主にEDIシステムやクラウドシステムなどが該当します。

ニ．訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け及び運用
電子取引データについて、正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用と規程を備え付けておく措置。上記イからハのいずれかの措置で対応できない場合には、社内規程の整備により電子取引データを保存することになります。

➂電子取引データの保存要件

電子取引データを保存する場合には以下の要件に従って保存することが必要になります。

イ．関係書類の備付け
電子取引データの授受システムなどのシステムの概要書やデータを出力や検索するための操作マニュアルなどを備え付けておく。

ロ．見読可能性の確保
保存期間中、電子取引データをPC、プリンタに整然とした形式で明瞭な状態で出力できること。

ハ．検索要件
電子取引データの検索項目は「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先名称」の3項目を条件設定項目とし、日付や金額は範囲指定及び2以上の項目を組み合わせた条件設定が要件となります。なお、日付や金額の範囲指定や複合条件設定ができない場合には、検索項目をダウンロードすることにより代替可能です。

上記のような保存要件へ自力で対応をすると、データの仕分け方法や保存場所を確保するためのシステム要件の確認・改修への着手など、かえって業務負荷を増やしてしまう懸念もあります。その場合には、専用のシステムの利用も検討してみるのが良いでしょう。

自社の業務オペレーションに合ったシステムを利用することで、法改正への対応が容易になるだけではなく、業務の効率化にもつながります。

企業間調達業務支援プラットフォーム「SDNECT®」

このように、電子帳簿保存法の改正に伴い、とりわけ企業は電子取引の保存に関する対応が求められています。

こうした対応は、業界によっても異なってくるでしょう。例えば、製造業のような従来の商習慣が根強く残る業界では、現在でも注文書や発注書をFAXで送信したり、メールにExcelやPDFデータを添付して送ったりするケースも多く見受けられます。また急な納期や数量変更も多く、上記以外に、電話やメールを使用した調整業務のためのコミュニケーションに割く時間も増えてしまいます。

TOPPANが提供している「SDNECT（エスディーネクト）」は、そのような属人的かつアナログな業務環境が根強く残っている製造業の調達業務を支援するクラウドサービスです。今回の電子帳簿保存法の改正にも対応しています。

電子帳簿保存法（電帳法）の対応・受発注業務のペーパーレス化でDXを推進するSDNECT®

SDNECTは、FAXやメール、電話などで分散していた調達業務を一元管理できるのが特徴です。発注企業と受注企業をSDNECTでつなぐことで、注文書や発注書、納入指示といった調達業務をデジタル化します。

またSDNECTを利用すれば、これまでFAXやメールに添付されていたPDFデータやExcelファイルなどの注文書、発注書といった電子取引データを効率的に管理できます。電子帳簿保存法の改正に合わせて、社内の既存の基幹システムを改修したり、電子帳簿保存法の対応要件をひとつひとつ確認したりする手間は不要です。発注、調達業務をデジタル化して業務効率の改善を実現することができます。

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