【SDNECT®導入事例】
株式会社永谷園様
調達業務効率化への取り組み

　株式会社永谷園 SCM本部 需給管理部では、FAXとメールを中心とした受発注業務のデジタル化に取り組まれました。従来の運用方法でも特段の問題はなかったものの、より効率的で、デジタルの特性を活用できるシステムの導入を検討。テレワークの導入もあり、新たな環境に対応した管理が求められる中、複数のシステムを比較し「SDNECT®」を採用いただきました。

　今回は、調達業務を担当される皆さんに、SDNECTに期待されていたメリットや、導入による変化について伺いました。

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SDNECT導入の背景とメリット

1. FAXやメールで安定的に運用できていたものの、より効率的なシステムに改善したかった
→現場での業務に沿った機能・操作方法だったので、スムーズに移行できた。また導入にあたって、運用方法についての提案やサポートも充実していた。

2. 紙の書類をベースとした管理方法では、取引内容の変更など、経緯の確認に時間がかかっていた
→画面に表示される情報が整理されているため確認しやすい。また取引履歴がデータとして残されるため、検索・確認がすぐにできるようになった。

3. メールや電話での調整は、あいさつなど、連絡事項とは別のコミュニケーションが必要だった
→各案件に紐づいたチャット機能の活用で効率的な連絡ができるようになり、確認もしやすくなったため、さらにコミュニケーションがとりやすくなった。

【上村（株式会社永谷園）】：従来、受発注に関わる書類のやり取りは「Excelで作成した書類をFAXで送受信する」というフローが中心でした。2020年4月からのテレワーク導入に合わせて「メールにExcelファイルを添付する」という方法に統一しましたが、取引に関わる履歴管理はファイリングした紙の書類をベースとし、在庫状況など細かな確認は電話で行うといった運用方法でした。従来の方法でも、業務上は特段の問題・課題は感じていませんでした。お取引先と送受信した書類の回答期日も守られていましたし、受発注・納品といった業務は滞りなく行えていたからです。クラウドサービスの導入検討は、そうした状況を大きく変えることなく、より効率的・便利な環境を整えるということが主な目的でした。

【越尾（株式会社永谷園）】：はじめに操作画面を見たとき、シンプルで使いやすそうという印象を受けました。情報が見やすく、それまで発注業務に使用していた弊社のシステムに比較的近い感覚があり、「受発注の業務や現場を知っている人が開発されたんだな」というのが第一印象でした。機能や利用方法について説明を受けていても、とても理解しやすかったですね。他のシステムと比較しても、特に弊社の使い方に合っていて使いやすそうだなと感じました。

【五十嵐（株式会社永谷園）】：やはり、画面の見やすさが一番ですね。扱っているアイテムが何で、納期はいつか、といった情報が認識しやすいので、「ぱっと見れば、状況がわかる」というところが大きかったです。導入後には、調達業務には関わらない別の部署の社員からも「SDNECTの画面は見やすいね」というコメントがありました。受発注取引の管理については、シンプルにわかりやすく、お取引先と弊社が互いにミスなく業務を進められることが重要だと思います。そうした観点からすると、SDNECTは期待していたシステムに近いイメージでした。受発注業務のデジタル化・効率化を助ける新しい機能が取り入れやすく、使ってみたいと思わせてくれたところですね。それまで使ったことのない機能に興味津々でした。特にチャット機能が便利です。電話やFAX、メールでのやりとりに比べて格段にコミュニケーションが取りやすくなりました。

【上村】：使い方や業務現場での変化よりも、弊社内の取引フロー、管理方法に取り入れられるかについて少し不安がありました。システム上で発注してから、上長の決裁や先方への請求の管理をどう進めるかですね。また、そもそも「新しいシステムを導入するために、社内でどのような確認・手順が必要か」も当初はわかりませんでした。
　ただ、こうした導入手順や運用方法についてもトッパンのご担当者に相談することができたので、安心感がありました。当初は「こういう機能があったらいいな」というところもありましたが、2週間に1度行われた「定例会」で定期的なヒアリングが行われ、要望や質問に対応していただけました。ご担当者のレスポンスも早く、弊社としては、業務に合ったシステムをつくることができたと感じています。

【越尾】：主に、３つの点で導入のメリットを感じました。
1. システムの機能を高め、より広い業務に活用できる将来性がある。現在は受発注業務のみに利用しているが、今後、在庫管理や請求の照合までを含めた、より多くの働き・活用が期待できる。
2. 作業効率が高められる。たとえば、お取引先との連絡・確認を行う際、SDNECTではクラウド上にある資料を双方が確認できる。バージョンが異なる資料を参照してしまうといった行き違いがなく、何らかのトラブルが生じた場合にも、全く同じ資料を見ながら対処していける。
3. 時間的なロスとコストが減らせる。メールや電話に比べ、納期の確認や調整にかかるコミュニケーションが効率的になった。チャットの履歴はそれぞれの案件やアイテムに紐付けられており、各取引の経緯がすべてデータで残るので、後から検索・確認しやすく、安心感がある。また従来の方法では、ファイル名の付け方や変更箇所の記録方法などをルール化し、運用に工夫が必要だったが、SDNECTではそうした手間が自動化される。

　当初の予定よりも期間を延長して実証実験を行うことになりましたが、これに関しても柔軟に対応していただき、十分に検証を行い、納得して導入を決めることができました。

【越尾】：取引にかかる情報は、SDNECTを最も信用しています。たとえば在庫確認についても、SDNECTの履歴を見れば仮発注や変更の経緯を確認できますし、お取引先の担当者と同じデータを確認できるため、信用に値する資料になっています。
また経緯の記録・管理ができるというメリットは、税務調査の際にも役立っています。SDNECTでは取引に関するデータがクラウド上に7年間保管されていて、必要に応じてすぐに確認・提出できるところは安心材料の1つですね。
　運用を始めてから、お取引先メーカーの環境でエラーが出てしまうことがありました。その際はサービスデスクに問い合わせをしましたが、レスポンスが早くて、かなり短時間で解決ができました。お取引先でのエラーということもあり、サービスデスクには具体的なデータをお見せできなかったのですが、口頭で状況を説明し、解決できたのは大きなメリットでした。
　チャットについては、お取引先のご担当者も活用されていて、弊社はもちろん双方にとってメリットのある機能だと感じています。特に、市場の状況変化による影響で原材料の調達が難しい場合など、細かな変更が重なったときには、各取引に紐づいたチャット機能のメリットが大きく感じられました。

【五十嵐】：SDNECT自体の機能については、かなり満足しています。今後は運用面で、在庫管理や請求の手続きに関するところまでSDNECTを利用できればと考えています。機能を十分に生かして運用するために、サポートしていただけるといいと思います。
【越尾】：お取引のあるメーカーにも、SDNECTをご紹介できればと思っています。たとえばダンボールメーカーが導入した場合にはどんなメリットがあるかなど、業種に応じたポイントが知りたいですね。

※本文中の敬称は省略しております。
※所属企業名、部署名は2022年4月時点

2023.10.19