【SDNECT®導入事例】
ヤマキ株式会社様
SDNECTを活用して
サプライヤとの発注情報を
統合的に管理できる体制へ

　多くのサプライヤとの取引があるヤマキ株式会社様では、基幹システムとの連動による受発注業務のデジタル化に向けて取り組みを進めていましたが、ほとんどのサプライヤとの取引が従来通りのメールやFAX、電話によるやり取りから脱却できず課題となっていました。そんな状況から「SDNECT®」を活用して受発注状況を統合的に把握・管理できる体制を構築、受発注業務に関わる情報のペーパレス化を実現できた理由について取組みにご尽力いただきました購買部主任 島﨑純次様に、導入にあたってのポイントや、導入後のメリットなどを伺いました。

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SDNECT導入の背景とメリット

1. 発注担当者やサプライヤごとに異なっていた受発注方法を統一したかった
→納入量が多いサプライヤがSDNECTによる取引に移行。調達業務に関する情報の一元化が進み、状況を把握しやすくなったことでより安定的な調達が可能となった。

2. FAX・電話で業務を行っていたサプライヤにとっても利用しやすいシステムが必要だった
→シンプルな操作方法や分かりやすい納品指示画面などにより、自社内はもちろんサプライヤ側でもクラウド化へのハードルが下がり、導入が進められた。

3. サプライヤの多さから、新システム導入にあたっては初期費用が懸念点の1つに
→サプライヤ1社あたり月額2万円～という低コストで導入が可能なため、費用を抑えながら調達業務のデジタル化・効率化が進められた。

【島﨑（ヤマキ株式会社）】：以前から一部サプライヤとのお取引では弊社の基幹システムから自動で発注書が送信されるシステムが動いていましたが、大部分のサプライヤでは個別のメールやFAX、電話を使用していました。サプライヤや担当者によって、受発注業務の方法がまちまちという状況です。
　もちろん、長いおつきあいがあるサプライヤに「電話一本で調達してもらえる」といったメリットもあります。ただ、その一方で実際に資材が確保されているのか、納品日がいつになるのかという情報が不明瞭になりがちです。
　通常の運用では問題なかったものの、たとえば資材の供給難が発生した際など細かな調整が必要となった場合に、調達の責任部署である購買部が全体の依頼内容・納品状況を把握・管理しにくいという課題がありました。また属人的な業務体制からの脱却は、調達業務だけに限らず全社的な課題となっていました。
　こうした調達業務に関わる情報管理と業務体制の改善、また2020年4月からのテレワーク導入を効率的に進めるソリューションとして、SDNECTの導入に着手しました。

【島﨑】：いろいろな部分で意見を出させていただきましたが、いつも考えていたのは「誰が見ても分かりやすいシステムにするには？」ということでした。というのも、サプライヤの中でも特に経験の長いご担当者は、従来の方法を変えることに躊躇する方が少なくありません。長年行ってきた従来の方法を変え、アナログからデジタルへの変化に不安を感じていたからです。だからこそSDNECTには、汎用性が高いシステムであること、クラウドでデータを管理する利便性を高めると同時に、パソコンの操作に不慣れな方でも使いやすい機能・インターフェースを実現してほしいと思っていました。
「よりシンプルで、分かりやすく、使いやすい」という目標を持つことで、サプライヤ側の懸念も解消できるツールになるのではないかと期待していました。

【島﨑】：こうしたシステムの開発担当者と、ユーザー（調達業務の担当者）が直接お話する機会はほぼありませんよね。定例会はとてもよかったなと思っています。もっとも、そうした場に慣れていない方や、SDNECTを十分理解できていない方もいらっしゃったので、当初は意見や質問もあまり出てきませんでした。定例会を重ねてSDNECTへの理解が深まるにつれて発言が増え、次第にハードルが下がっていろいろなお話ができるようになっていきました。こうした循環がさらに理解を深め、SDNECTを使用した業務に生かされていくので、定例会のメリットは大きなものでした。

【島﨑】：弊社内では私に質問してもらうことも多いので、トッパンからの資料を基にもう少しかみ砕いたかたちで社内向けのマニュアルをつくるなど工夫しています。SDNECTを使用する各担当者のスキルもさまざまですし、やはりクラウドを利用したシステムに対してはまだ全体としてハードルが高いと感じています。これをいかに下げていくか、理解を深めていけるかが、調達業務に関するシステムの導入・デジタル化のカギではないかと思います。導入後の問い合わせ先としてはサービスデスクが設けられているので、ゆくゆくはトッパンの担当者に直接相談したり、サポートを利用したりということについてもハードルを下げていけるようにしていきたいですね。サプライヤ各社に対しても、操作方法など運用面でのサポートをしっかりやっていただけていると思います。

【島﨑】：まず、当初の課題となっていた受発注業務に関する情報の一元化については、ほぼ達成することができました。SDNECT導入していただいたサプライヤとのお取引は全体納入量の約8割になります。発注データをSDNECTにまとめてアップロードすることで、複数のサプライヤに一括して発注書をお出しできるため、発注業務の効率化は格段に上がりました。
　一方、サプライヤ側では、弊社からの納入依頼が一ヶ月分まとめて受けられるというところに特にメリットを感じていらっしゃるようです。たとえば翌月分の納入依頼が事前に把握できれば、弊社に納めていただくモノと数量、期限が明確になるため、業務を管理しやすいということですね。またSDNECTに加入していただいたサプライヤについてはFAXを使用することがなくなったので、受け取りの確認（FAXの受領確認）や発注書自体のファイリング（保管）が必要なくなりました。ペーパーレス化も進み、業務効率が高まったと感じています。各取引の履歴がデータ化されているので、紙の書類よりも簡単に検索・確認できるようになったというところも大きなメリットですね。
調達業務に関係したところでは、弊社内でデジタル化できていないところがまだまだあります。こうした部分とリンクしたさらなる業務効率化を、SDNECTには期待しています。


※文中は敬称省略しております。
※所属企業名、部署名は2022年4月時点

2023.10.19