年末に配るカレンダーに添える
送付状の例文・テンプレート
- TOPPAN CREATIVE編集部
企業カレンダーを郵送する際には、送付状も忘れずに添えましょう。本コラムでは、送付状が必要な理由を解説した上で、送付状のテンプレートや、送付状を送る際のポイントも解説しています。
年末のカレンダー配布に送付状が必要な理由
企業カレンダーは、取引先や顧客に対して配布し、1年を通して使ってもらう中で、ブランドイメージを印象付ける役割があります。そのため、せっかく配布しても、活用してもらえなければ意味がありません。
近年は感染症対策から、企業カレンダーを郵送するケースも増えてきていますが、挨拶なく送りつけたカレンダーは、受け取った時点で印象が悪くなっている可能性が高く、活用してもらう機会を逃しかねません。
そのため、企業イメージを高める最初の一歩として、郵送時の送付状が重要となるのです。
年末のカレンダーに添える挨拶文の文例
企業カレンダーの送付は、暦の付け替えを行う年末が多くなります。送付状はあくまで、主役のカレンダーを引き立てるための挨拶ですから、失礼のない「型」を押さえておき、相手先に応じてアレンジすると良いでしょう。
テンプレート
送付状は、以下の項目を順に提示し、過不足のない挨拶状を目指しましょう。ビジネスで行う挨拶状が構成の基本となります。
＜送付状の項目と記載例＞
■署名
日付：2023年12月
宛名：◯◯株式会社御中◯◯部署◯◯様
差出人署名：株式会社△△（住所・電話番号も）
■表題
用件：2024年カレンダー送付のご案内
■前文
頭語：拝啓／謹啓
時候挨拶：師走の候／寒冷の候
安否伺い：貴社におかれましては益々ご盛栄のこととお慶び申し上げます。
感謝：本年も格別のご高配を賜り、心より御礼申し上げます。
■主文
起こし言葉：さて／このたび／早速ですが
本題：来年のカレンダーを謹製いたしましたので、ご送付申し上げます。ご笑納ください。
■末文
結び言葉：明年も変わらずご愛顧のほど、お願い申し上げます。
結語：敬具／謹白
筆書きの手紙の場合は表題を設けず、後付といって日付や署名を末文の後にもっていき、相手の宛名を最後に記した上で脇付と呼ばれる小さな書き添えを行いますが、ビジネスレターの場合は、冒頭の右肩に署名などを入れて表題をつけ、用件を明確にする形式が主流です。
テンプレートの解説
署名と表題では、いつ、誰から、誰宛に、何のため送付するものかを明確にします。
和暦・西暦の表記は表題や本文内でも統一しましょう。送付日が確定しない状態で送付状を作る場合は「年・月」の記載でかまいません。ただし、ビジネスレターのため「吉日」は用いません。
前文では、挨拶と相手方の繁栄を喜びつつ、日頃の感謝を述べます。
主文は、カレンダーを送付する旨を伝えます。気軽に受け取ってもらいたい場合「ご笑納」という表現を用います。「ご査収」は受け取ったものを精査して確認いただきたい場合に用いる言葉のため、ふさわしくありません。
末文は、前文とのバランスをみながら、先方の健康や繁栄を祈る慣用表現で締めます。結語は頭語と対になるもので、「拝啓－敬具」「謹啓－謹白」のように組み合わせが決まっています。
メッセージを付け足す
より丁寧な挨拶とするならば、テンプレートの送付文にひとこと独自のメッセージを書き添えてみてください。個別に目を注いでいる様子を伝えることができるでしょう。
定型文の結び言葉の後に重ならない内容のものを組み合わせるほか、個人宛のメッセージを手書きで添えると効果的です。
＜添え書きの例＞
■健康祈念
・寒さ厳しき折、どうかみなさまお身体を大事になさってください。
・みなさまのご健康とご多幸を、心よりお祈り申し上げます。
■営業日の案内
・年内の営業は12月◯日まで、新年は1月◯日から営業いたします。
■個人的な御礼、年越しの挨拶
・◯◯ではいつもお世話になり、ありがとうございます。
・旧年中はたいへんお世話になりました。明年もどうぞよろしくご指導くださいませ。
・どうぞお体専一に、新しい年をお迎えください。
■送付することへのお詫び
本来でしたら直接お目にかかってご挨拶を申し上げたかったのですが、このような時期ですので郵送とさせていただきました。どうかお身体を大切に、良い年をお迎えください。
年末に送付状を送る際の注意点・ポイント
カレンダーは暦を付け替える年末に手元にあればよいものですが、送り先の年末休みも考慮し、あまり遅くならないように送付しましょう。
また、歳末は流通も混雑し、送付に日数がかかるかもしれません。12月に入ったらいつでも送付できるよう手配し、遅くとも中旬くらいには受け取ってもらえるよう調整しましょう。
年末に配るカレンダーに添える送付状の書き方まとめ
企業カレンダーは、顧客や取引先に掲示してもらえれば、1年を通して自社をアピールできる強力な営業ツールになります。
年末の挨拶を兼ねて、直接会って渡すのが理想ですが、近年は感染症対策などの観点から、郵送するケースが多くなっています。
他社との差別化を図るためにも、カレンダーに添える送付状には力を入れ、品格のある丁寧な挨拶を心がけましょう。
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2023.02.02
