社内稟議に通るサイトリニューアルの提案書の作り方

Webサイトをリニューアルする際は、社内向けの提案書や企画書を作成し、決裁者である上司や役員の理解を得てから制作会社に依頼するのが一般的です。そのため、いかに決裁者の納得を得られる社内向け提案書を作成できるかが第一の関門だといえるでしょう。

しかし、いざ提案書を作成しようにも、何から始めれば良いのか分からずに悩んでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。提案書を作成する際には、まず提案書に必要な項目や基本的な構成を理解し、一つひとつの要素を洗い出すことが大切です。

本記事では、Webサイトリニューアルの社内向け提案書を作成する方法やコツについて詳しく解説します。適切な作り方を押さえることで提案書の質が向上し、稟議を通過する可能性が高くなるでしょう。

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サイトリニューアル提案書に必要な項目と基本の構成

Webサイトリニューアルの社内向け提案書は、思いついた要素を闇雲に記載すれば良いというわけではありません。誰が見ても内容を簡単に理解できるよう、最初に構成を考え、伝える内容を要素ごとに整理することが大切です。

ここでは、提案書に必要な項目と、基本的な構成について解説します。

1. 表紙
2. 概要・目次
3. リニューアルの目的
4. 課題分析
5. ターゲットとコンセプト
6. コンテンツ案・デザインイメージ
7. 目標・成果指標
8. 他社事例
9. 予算・スケジュール

提案書の最初のページには表紙を配置します。

社内の決裁者に提案書を提出する意図を理解してもらうには、サイトリニューアルの目的を表す「タイトル」と、最終的なゴールを示す「キャッチコピー」を記載することが大切です。また、「いつ誰が提案したのか」がわかるよう、自社名や提出日を明記します。

提案書全体の内容を簡略化した概要、もしくは目次を作成しましょう。

概要や目次があると、一目見てWebサイトリニューアルの全体像を把握できます。また、必要に応じて各ページにアクセスしやすくなるのもメリットです。

全体像を把握した後に詳細を確認することで、社内の決裁者がリニューアルの目的や方針を理解しやすくなり、企画が承認される可能性が高くなるでしょう。

現行のWebサイトにどのような課題があり、リニューアルによってどういった効果を得たいのかという目的を明確にします。課題なくして目的は存在しないため、まずはアクセス解析ツールを用いた定量分析や、関係者へのインタビューを通じた定性分析で、現状の問題点を特定しましょう。

たとえば、徐々に対面営業を行うのが難しくなり、営業成績が落ち込んでいるとすると、「非対面の重要チャネルとして、契約者が利用するマイページのCX向上をはかる」といった目的が考えられます。目的を明確にすることで、具体的な課題解決策やアクションプランを策定しやすくなるでしょう。

現状の課題をより詳細に分析し、その結果や所感を提案書に明記します。リニューアルに取りかかる前に、自社サイトの詳細な課題を決裁者に伝えることで、その問題の重要性を理解してもらいやすくなります。

課題を分析する際は、前述の通り、定量分析と定性分析を組み合わせることが大切です。

たとえば「PVが減少傾向にある」というだけでは課題として漠然としすぎていますが、ここにアクセス解析ツールを用いた定量分析の結果を加え「PVが過去○年間で□％減少している」とすることで、より具体性を持たせることができます。

さらに定量分析として、社内向けのインタビューやユーザーへのアンケートを加えると、「PVが過去○年間で□％減少している。その原因としては、ユーザーに不親切なUI設計が考えられる」といった形で、課題をより絞り込むことが可能になります。

誰に対してどのようなアプローチを実施するのか、Webサイトのターゲットとコンセプトを明確にします。

ターゲットを設定する際はペルソナを絞り込みましょう。「20代の男性」といった抽象的なイメージではなく、実際に自社サイトを使用する詳細な人物像を設計するのがポイントです。氏名や年齢、住所、職業、収入、仕事での目標、趣味などの要素を組み合わせ、詳細なペルソナを設定すると、ユーザーのニーズを特定しやすくなります。

そして、設定したペルソナの情報をもとに、リニューアル後のWebサイトのコンセプトを考えましょう。

ペルソナが抱える課題に対して、自社サイトが何を提供できるのかを突き詰めていけば、「60代になり健康的な食生活を意識し始めた一人暮らしの男性へ、調理しやすい低カロリーレシピを紹介」のように、明確なコンセプトが完成します。

リニューアル後のWebサイトの完成図がわかるよう、コンテンツ案やデザインイメージを作成しましょう。

コンテンツ案に関しては、計画段階で洗い出した複数のコンテンツを構造化することで、視認性や可読性が向上します。また、次の通り、既存コンテンツと新コンテンツがわかるように明記することも大切です。

このようなコンテンツ案とともにデザインイメージを記載します。リニューアル後のデザインをイメージ化するのが難しい場合は、簡易的な図やテキストで表現したり、他社のデザインを参考にしたりするのがおすすめです。

Webサイトリニューアルの提案書には、KGIとKPIを明記することも重要です。KGIは「Key Goal Indicator」の略で、サイトリニューアルの最終目標を指します。KPIは「Key Performance Indicator」の略で、KGIを達成するための中間目標を意味します。

KGIとKPIは、いずれも具体的な数値目標を設定することが重要です。はっきりとした数字があることで、リニューアル後に目標と実績の差をもとに適切な効果検証を行えます。

また、KGIとKPIは、前述した課題や目的に沿って設定するようにしましょう。

たとえば、リード獲得の課題を解決するのが目的であれば、リード獲得数をKGIに設定。その目標を達成するための参考にすべきKPIとして、PVやページスクロール率、フォームのクリック率などを指標にするといったイメージです。

Webサイトリニューアルの提案書には、いくつか他社の事例を載せておきましょう。実際にWebサイトリニューアルに成功した事例があると、先ほど設定したKGIやKPIを本当に達成できるのか、その実現可能性をアピールできます。結果、提案書としての説得力が増し、決裁者に前向きに検討してもらいやすくなります。

最後に、Webサイトリニューアルに必要な予算やスケジュールを明記します。

提案書にスケジュールを記載する場合は、工程ごとの目安期間を定めておくと良いでしょう。Webサイトリニューアルには、「要件定義・設計・デザイン・ページ制作・テスト」といった工程が存在します。工程ごとの細かいスケジュールを想定しておくと、制作会社に依頼する際に細かい日程調整が可能です。

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サイトリニューアル提案書作成時のポイント

より質の高い社内むけ提案書を作成できるよう、作成時のポイントを押さえましょう。提案書の質が向上することにより、社内稟議に通過する可能性を高められます。

提案書に記載する課題や目標を数字で示すことで、読み手との認識のズレを抑えられます。

また、単に数字を記載するだけではなく、客観的な情報を意識することも大切です。

たとえば、「コンバージョン数100件」という数字は、その水準が高いのか低いのか、基準がわかりづらいケースも珍しくありません。そこで、「PV10,000回、コンバージョン数100件（コンバージョン率1％）」のように別の数値を付け足すと、その水準をある程度客観視できるようになります。

さらに客観的な情報を加えるなら、「競合他社のコンバージョン率は5％」「業界平均値は3％」など、自社以外の水準と比較できる情報があると良いでしょう。

誰が見ても内容を即座に理解できるよう、専用用語は避け、平易な言葉を使って提案書の内容を考えましょう。特に、提案書を読む上司や役員にWebサイト運営の知見が不足している場合は、できる限りかみ砕いて、どうしても専門用語が必要なときは補足説明を入れるといった工夫が必要です。

このような工夫により、専門性が読み手の理解を阻害するリスクを避けられます。

読み手の理解度が高まるよう、不要な説明や項目を省略することも大切です。

提案書は、あくまでWebサイトリニューアルの必要性を説明するために存在します。その必要性を訴求する際に余計な説明や項目があまりにも多いと、視認性や可読性が下がってしまうでしょう。

調査したデータをコピー＆ペーストで貼り付けるのも、適切だとはいえません。調査資料のなかから本当に必要な情報を抽出したり、データを整形したりと、端的で読みやすい提案書を心がけましょう。

資金的なメリットを読み手に提示することで、提案書としての説得力が増します。

メリットを提示する際は、「コンバージョン率10％向上」といったKGIやKPIの改善率を訴求できます。しかし、読み手にとっては、その改善が自社にどれだけメリットがあるのかがわかりづらいものです。

そこで、「コンバージョン率が10％向上した結果、売上高が5％増加する」というように、KGIやKPIの改善が企業業績に好影響を与えることをアピールすると良いでしょう。結果、読み手がリニューアルの費用対効果をイメージしやすくなり、稟議に通過する可能性が高まります。

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サイトリニューアルの提案書の作り方まとめ

Webサイトリニューアルの社内むけ提案書は、目的や現状の課題、リニューアル後のイメージや目標数値を明確に提示することが大切です。

社内稟議を通過し、予算が獲得できれば、制作会社に提案依頼としてRFPを提示します。また、企業によっては、社内稟議の前に制作会社へRFPを提出し、デザインコンペや見積もりを依頼するケースもあるでしょう。

RFPは、制作会社が的確なデザイン案や課題解決策を提案できるよう、リニューアル要件を取りまとめた書類です。社内向けの提案書とは作り方がやや異なるため、もし作成方法がわからない場合は、TOPPANの「RFP作成支援サービス」を活用してみてはいかがでしょうか。

RFP支援サービスは、お客様の代わりに当社がRFPを作成するサービスです。

アクセス解析や関係者へのインタビューを通じた現状把握・目的の明確化に加え、調査内容にもとづいた課題抽出やその解決策の立案などを実施します。質の高いRFPが完成すれば、制作会社からより良い提案を受けやすくなる、後の契約トラブルを防げるといったメリットが期待できます。

手間をかけずに質の高いRFPを作成したい方は、ぜひご検討ください。

2024.05.30