自治体向け バックヤード改革支援サービス｜TOPPAN BPOバックヤード業務におけるDX化を推進し
職員が「コア業務」に集中できる
バックヤード改革を支援
労働人口減少に伴う職員不足が喫緊の課題となる中、持続可能な行政運営体制を構築します
定型的なノンコア業務を効率化・外部化することで、職員の方に住民との対話や政策立案などの
コア業務に集中できる環境をつくり、行政サービスの品質向上を実現します
自治体のバックヤード業務でこんなお悩みはありませんか？
市民ニーズの多様化・複雑化により業務量が増加し、職員一人ひとりの負担が増大している
日々の定常業務に忙殺され、改善の必要性を感じている職員がそのための時間を確保できていない
特定の職員しか把握していない「暗黙知」が多く、業務プロセスがブラックボックス化している
部署や課ごとの部分最適なデジタル化に留まり、全庁的な業務改革（BPR）へと発展させることが難しい
一部の業務を外部委託しても、費用対効果が不明確だったり、業務間の繁閑調整が難しかったりなど、
効果が不透明である
オンライン申請のデータ処理や通知物の発送など、多くの時間と手間のかかるアナログ業務が
非効率なままである
TOPPANの「自治体向け バックヤード改革支援サービス」により
職員がコア業務に集中できる環境を創出します
TOPPANは、持続可能な行政運営体制を構築するための包括的なサービスを提供しています。
定型的なノンコア業務を効率化・外部化することで、職員が住民との対話や政策立案といった
「コア業務」に集中できる環境をつくり、行政サービスの品質向上を実現します。
長年の経験で培ったノウハウを活用し、非効率な業務や属人化した作業を洗い出し、
抜本的な改善策を立案します。またデジタル化が可能な業務にはAI-OCRやRPAといった
システムを導入し、さらなる効率化を推進します。
また、職員ではなくても対応可能なノンコア業務は、
高度なセキュリティ体制をもつ弊社拠点で一括して代行する”BPOサービス”として提供しています。
職員は煩雑な事務作業から解放され、市民との対話や企画・計画に専念できます 。
単なるアウトソーシングではなく、業務そのものを圧縮し、持続可能な行政運営体制の構築を支援します。
そのほかにも、中長期的な業務改善効果を重視し、
「現状に即した改善」と「あるべき姿への改善」を踏まえたシステム開発の提案や実施から、
徹底的なドキュメント化まで行うことによって業務の属人化を解消し、
制度変更にも柔軟に対応できる体制の構築を支援します。
自治体向け バックヤード改革支援サービスの支援事例
TOPPANの自治体向け バックヤード改革支援サービスの支援事例をご紹介します。
- 東京都 世田谷区 支援事例
通知物のデジタル化による郵送コストの削減 - 東京都世田谷区は、郵送コストや職員の事務負担を軽減するため、通知物のデジタル化と電子申請への誘導に取り組みました。 保育園の在園児向け現況届の案内を対象に、電子通知サービス「Speed Letter Plus®」を導入し、保育園職員の配布管理の負担も軽減しました。 通知から電子申請までを一貫してデジタルで進める導線を提供した結果、電子通知利用者の電子申請の利用率99%を実現しました。 紙よりも早く通知ができるようなフローの構築により、業務負荷の軽減にもつながり、入園選考結果通知など、他の通知物もデジタル化を拡大しています。
- 福岡県 福岡市 支援事例
「ぴったりサービス」を活用したマイナンバーを含むオンライン申請と外部委託 -
福岡市では、出産・子育て応援給付金業務において、オンライン申請と確認・審査業務のアウトソースを実施しました。これにより、職員は給付金の支給といったコア業務に集中できるようになりました。
マイナンバーの入力が必要な給付金申請でも、「ぴったりサービス」を活用することで、市役所職員がデータを取得・送付する作業を省略。申請データはTOPPANのセキュアな事務局で直接取得され、審査事務に不要な個人情報（マイナンバーなど）は削除され、業務の効率化と同時に情報セキュリティも確保されています。
自治体向け バックヤード改革支援サービスの特徴
- 1
- 業務の可視化と改善提案による抜本的な業務改革 現状の業務フローを分析し、非効率な業務を洗い出し、部分的な改善ではなく、業務プロセス全体を再構築する抜本的な改革を推進します。
現状の業務フローを分析し、非効率な業務を洗い出し、部分的な改善ではなく、業務プロセス全体を再構築する抜本的な改革を推進します。
- 2
- ノンコア業務の包括的なアウトソース データ入力、書類の封入・封緘、発送業務など、職員ではなくても可能なノンコア業務を、専門の事務センターで集中的に代行し、職員の負荷を軽減し、コア業務への集中を促します。
データ入力、書類の封入・封緘、発送業務など、職員ではなくても可能なノンコア業務を、専門の事務センターで集中的に代行し、職員の負荷を軽減し、コア業務への集中を促します。
- 3
- 属人化の解消と持続可能な体制構築 長年の経験で培ったノウハウを活かし、業務の「暗黙知」をマニュアル化・FAQ化し、特定の職員に依存しない、持続可能な業務体制を構築します。
長年の経験で培ったノウハウを活かし、業務の「暗黙知」をマニュアル化・FAQ化し、特定の職員に依存しない、持続可能な業務体制を構築します。
- 4
- DXツールとBPOの連携による全体最適化 AI-OCRやRPAなどのDXツールを単独で導入するだけではなく、実運用での効果測定まで含めて、業務全体を最適化する仕組みを提供します。世田谷区では、総務事務のオフサイト化により、運用スキームの変更や申請の電子化などを推進しています 。
AI-OCRやRPAなどのDXツールを単独で導入するだけではなく、実運用での効果測定まで含めて、業務全体を最適化する仕組みを提供します。世田谷区では、総務事務のオフサイト化により、運用スキームの変更や申請の電子化などを推進しています 。
- 5
- アジャイル型の柔軟な対応 制度変更などにも柔軟に対応できるアジャイル型の業務設計を採用 。運用開始後の変更や改善にも柔軟に対応し、常に最適な業務プロセスを維持します 。
制度変更などにも柔軟に対応できるアジャイル型の業務設計を採用 。運用開始後の変更や改善にも柔軟に対応し、常に最適な業務プロセスを維持します 。
TOPPANの自治体向けBPOサービス
TOPPANでは自治体向けに、給付金対応や子育て支援をはじめとする多様なBPOサービスを提供しています。
地域のニーズに応じた柔軟なソリューションを通じて、住民の生活向上と地域社会の発展をサポートします。
よくあるご質問
-
「バックヤード改革支援サービス」とはどのようなサービスですか？
単なる定型業務の外部委託（BPO）ではありません。「ガバメント・クラウドへの移行」や「基幹業務システムの標準化」といった、自治体DXの大きな転換期に対応した事務運用の再構築支援です。 具体的には、標準準拠システムへの移行に伴って変化する業務フローを事前に可視化し、デジタル（電子申請・AI-OCR等）とアナログ（紙運用・審査）を最適に組み合わせた新しい運用モデルを構築します。システムの変化に翻弄されることなく、職員様が本来のコア業務に集中できる「次世代型のバックヤード」へと改革する包括サービスです。
-
どのような業務がアウトソースの対象になりますか？
データ入力、書類の封入・発送、照合作業、問い合わせ対応など、定型的なバックヤード業務全般が対象です。また、単に今の作業を代行するだけでなく、AI-OCRや電子申請システム等のデジタルツールを組み合わせ、アナログな工程自体を削減・効率化した上で代行することも可能です。
-
導入前にどのような分析や調査を行うのですか？
担当者へのヒアリングや実業務の観測を通じて、ブラックボックス化しがちな事務工程を「フロー図」や「業務量調査票」として可視化します。どこに無駄やリスクがあるかを定量的に把握した上で、委託すべき範囲や、デジタル化による改善余地を明確にした「改革プラン」を策定します。
-
単なる外部委託（アウトソーシング）との違いは何ですか？
単に業務を肩代わりするだけでなく、業務プロセスの抜本的な改善（BPR）から支援する点が特徴です。現状の業務フローを分析し、部分的な改善ではなくプロセス全体を再構築します。また、デジタル化が可能な業務にはAI-OCRやRPAなどのDXツールを導入し、実運用での効果測定まで含めた全体最適化を提供します。
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属人化している業務への対応は可能ですか？
はい、可能です。長年の経験が必要とされる判断業務についても、ヒアリングを通じて判断基準をルール化・マニュアル化し、標準的なワークフローへと再構築します。これにより、特定職員への依存を解消し、組織として安定的に業務を継続できる体制を実現します。
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どのような自治体での導入実績・事例がありますか？
東京都世田谷区の事例： 保育園の在園児向け現況届の案内において、電子通知サービス「Speed Letter Plus®」を導入して通知物をデジタル化しました。これにより郵送コストや職員の負担を軽減し、電子申請の利用率99%を実現しています。福岡県福岡市の事例：出産・子育て応援給付金において、「ぴったりサービス」を活用したオンライン申請と確認・審査業務をアウトソースし、職員が給付金の支給などコア業務に集中できる体制を構築しました。
