コラム

デジタル社員証とは？
導入する際のポイントやメリットを解説

従来の物理的なIDカードの社員証をデジタル化したデジタル社員証。デジタルトランスフォーメーションにより情報の一元化が求められる近年、徐々に注目を集めています。一方でデジタル社員証の導入により、企業にどのようなメリットがあるのか気になる方も多いのではないでしょうか。

本コラムでは、デジタル社員証の基本情報、メリットや、導入する際のポイントについて解説していきます。

デジタル社員証とは

デジタル社員証とは、IDカードの社員証をスマートフォンなどのデジタルデバイス上のアプリ等に置き換えたものです。このデジタル化により、社員証の発行や管理の手間を大幅に削減できます。従来の社員証は紛失や破損のリスクがあり、その都度カードの再発行が必要でしたが、デジタル社員証ならその心配は不要で、社員証をスマートフォンに入れることで常に携帯しやすくなり、忘れ物の心配も減少します。

デジタル社員証の認証方法の一つとしては、スマホに表示されるQRコードを読み取る方法があります。QRコードをスキャンすることで、迅速かつ確実に本人確認が行えます。このデジタル社員証は、現代のビジネス環境において、効率的かつ安全な社員証管理として徐々に注目を集めています。

デジタル社員証のメリット

ここでは、デジタル社員証を導入するメリットを説明します。

コスト削減

デジタル社員証を導入することで、発行にかかるコストを大幅に削減できます。従来の紙やプラスチックの社員証は、発行する際に印刷の手間や原材料費といったコストが発生しますが、デジタル社員証はスマートフォンや専用アプリを活用するため、物理的なカードの作成や管理が不要となり、コスト削減を実現できます。

セキュリティリスク対策

不正アクセスの防止において、従来の物理的な社員証では難しかった、リアルタイムの監視と迅速な対応が可能になります。必要に応じてアクセス権限を即座に変更できるため、セキュリティリスクを抑えることができます。これにより企業全体のセキュリティレベルが向上し、重要な情報資産を守ることができます。

業務効率化

デジタル社員証は物理的なカードが無くなるため、製造を経て従業員へ配布するまでの時間が短縮でき、受け渡しなどの業務も不要となります。結果として、管理業務の負担が軽減され効率化を図ることができます。

デジタル社員証を導入する際のポイント

続いて、デジタル社員証を導入する際のポイントについてご紹介します。

自社の現状の課題を把握

まず、現在の社員証システムにおける問題点を洗い出しましょう。
例えば物理的なIDカードの社員証を使用している場合、紛失や盗難のリスクもあり、再発行に時間とコストがかかることが挙げられます。また、社員証の管理が煩雑で、特に大規模な企業では一元管理が難しくなっていることも考えられます。現状の課題を明確にすることで、導入後の効果を最大化し、スムーズな移行を実現するための具体的な対策を立てることができます。

課題を解決するための機能の確認

社員証の管理が大変という課題に対しては、例えばクラウドベースの管理システムを利用することで社員証の発行や更新が簡単に行え、管理の手間を大幅に削減できます。
また、セキュリティ面に対しては、二要素認証や暗号化技術を備えたシステムを選ぶことがポイントです。これにより不正アクセスのリスクを低減し、社員情報の安全性を確保することができます。デジタル社員証の導入前に課題を洗い出し、課題解決のための機能があるか確認することが重要となります。

自社システムとの連携が可能か

「自社システムとの連携が可能か」という点も、デジタル社員証を導入する際の重要なポイントの一つです。例えば、勤怠管理システムや入退室管理システムなど、社員が日常的に使うツールとスムーズに連携できるかが重要です。導入前には提供されるデジタル社員証が自社の既存システムと互換性があるかどうか、また必要な設定やカスタマイズがどの程度必要かを確認しましょう。

システム障害発生時の対応や導入後のサポート体制

デジタル社員証の導入を成功させるためには、選定する企業のシステム障害発生時の対応や、導入後のサポート体制を事前に確認することも重要です。システム障害は業務に大きな支障をきたす可能性があるため、迅速かつ適切な対応が求められます。企業が提供するサポート体制を詳細に確認し、24時間対応や専任のサポートチームがあるかどうかをチェックしましょう。
また、過去のトラブル対応事例や顧客のフィードバックを調べることで信頼性を判断する材料になります。導入後のサポートが充実している企業を選ぶことで運用中のトラブルを最小限に抑え、スムーズな運用を実現することが可能です。

QRコードを活用した新たな認証手段
「TOPPANエッジの『CloakOne® Mobile』」

「Cloak One® Mobile」の特徴

物理的なIDカードが不要となる
「Cloak One® Mobile」は、スマホ画面にIDカードを表示できるため、スマホさえあれば利用が可能となり、物理的なIDカードを持ち歩く必要が無くなります。

手間とコストの削減
物理的なIDカードの発行プロセスでは、カードの印刷や配布、さらには更新作業に多くの時間とコストがかかっていました。しかし、「CloakOne® Mobile」は物理的なカードの作成や更新、管理が不要となり、クラウド上のデータでIDカードをすぐに発行することが可能となるため、これらの手間やコストを削減できます。

認証デバイスとして利用可能
「CloakOne® Mobile」は、例えば顔のケガなどで顔認証システムが読み取りエラーを起こした場合にも補助的な役割を果たします。具体的には「CloakOne®︎ Mobile」で表示したQRコードを顔認証端末で読み取ることで、迅速かつ確実に認証を完了させることができます。表示したQRコードはセキュリティを考慮して有効期限付きとなっており、これらの機能によって認証プロセスの信頼性と効率性が向上し、ユーザーは安心してサービスを利用することができます。
「CloakOne® Mobile」は、日常の利便性とセキュリティを両立させた新たな認証手段を提供するソリューションです。

まとめ

本コラムでは、デジタル社員証について、メリットや導入のポイント、TOPPANエッジによる「CloakOne® Mobile」についてご紹介してきました。近年のデジタルトランスフォーメーションにより、デジタル社員証を導入するか検討中の企業担当者の方のヒントになれば幸いです。

TOPPANエッジの「CloakOne®︎ Mobile」は、IDカードの発行や貸し出しにかかる手間とコストを削減し、企業全体の運用効率を上げることができます。また、スマホに表示したQRコードを「CloakOne®︎ Face」の認証端末で認証することも可能で、高セキュリティかつ、2要素認証にも対応できます。

詳細はサービスページをご覧いただき、ご不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください。