ペーパーレス化とは？
ペーパーレス化がもたらすビジネス効率化

ペーパーレス化という言葉はすでにビジネスシーンで定着しており、多くの企業では一般的に進められています。特にリモートワークが加速した中、ペーパーレス化を進めた企業は多くあると考えられます。
今回は、ペーパーレス化とは何か、ペーパーレス化がもたらすメリット、ペーパーレス化の成功事例、ペーパーレス化の課題を解決する成功のポイントをご紹介します。

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ペーパーレス化とは？

まずはペーパーレス化の概要と他の言葉との違いを確認していきましょう。

ペーパーレス化とは、紙の媒体を電子化し、データとして活用・保存できる状態にすることで、紙の媒体そのものをなくすプロセスを指します。これまで紙で運用していた文書や書類、資料などを電子データにすることで、PCなどのデジタル端末で扱えるようにして、業務効率化を進めます。

近年、国は企業や自治体のペーパーレス化を推進しています。代表的なのが、電子帳簿保存法やe-文書法の施行です。

電子帳簿保存法は国税関連の保存が義務付けられている帳簿や書類の全部または一部について、一定の要件のもと、電子化して保存できるようにしたものです。また、e-文書法は、法人税法をはじめ、会社法や商法などで保管が義務付けられている文書や帳簿、請求書、領収書などを一定の要件のもと、電子化して保存できるようにしたものです。

またペーパーレス化は、国が推進している働き方改革でも重要視されています。働き方改革では、長時間労働の削減が主要なテーマとなっていますが、紙ベースの業務スタイルは作業の負荷が高く、時間外労働を生みやすくなるためです。

さらに、DX推進もペーパーレス化促進に関係しています。DXとはデジタル技術でビジネスモデルを変革することです。その第一段階としてのアナログからのデジタル化、ペーパーレス化は必須事項といえます。

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ペーパーレス化がもたらすメリット

ペーパーレス化は、次のようなメリットを企業や従業員にもたらします。

紙の文書は検索性が低く、管理効率も低くなります。そのため、ペーパーレス化によりデジタル化することでそれらの効率化につながります。

手書きや印刷後の紙の文書で管理して保存していると、保管スペースや保管コストが増大します。電子データで保存することで物理的なスペースを削減でき、コスト削減につながります。

紙の文書と比べて電子データは盗難・紛失のリスクが少なくなります。デジタル化することでアクセス制限や閲覧制限などの権限付与が可能になるため、不正やデータ改ざんなどの予防策となり、内部統制の強化につながります。

テレワークなどの多様な働き方が推進される中、ペーパーレス化は遠隔地との文書の共有や申請・承認業務をスムーズにし、業務を大幅に効率化およびスピード化します。

紙を減らすことは森林資源としての紙の無駄や廃棄量を減らし、持続可能な循環化社会への貢献につながります。環境に配慮した取り組みの一環になります。

ペーパーレス化を進めておくことはBCP（事業継続計画）対策の強化にもつながります。BCPとは、企業が自然災害などの緊急事態に遭遇したシーンで事業資産の損害を最小限に留め、企業の中核となる事業の継続、早期復旧のために行う活動を指します。

災害などの緊急時に従業員の安否確認や被災状況の情報共有がネットワークを通じてスムーズに行えるようになります。

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ペーパーレス化の成功事例

ペーパーレス化の成功事例をご紹介します。

ある住宅・設備・建材業界の企業では、日々増える紙のカタログをTOPPANのデジタルカタログサービス「iCata」を利用してデジタル化し、専用アプリで最新カタログを配信する仕組みを構築しました。さらに自社サイト内でのカタログ管理・更新がスムーズにできるようにしたことで、業務効率化につなげています。

iCataアプリにはさまざまな企業のカタログも掲載されており、公開範囲を各々で設定することができます。手軽にカタログを顧客へ公開できるようになったことで、認知拡大や商談獲得の可能性に寄与しています。

ある地方自治体は、会議資料のペーパーレス化を段階的に実施しました。まずは紙の資料を用いた会議からタブレットやノートPCを利用した会議にシフトし、次の段階としてペーパーレス会議システムを導入しました。このシステムでは、会議中に発表者の資料を映した端末を参加者全員に同期することができ、ポインタ操作や書き込みを行いながら会議を進められます。

印刷コスト削減を実現したほか、会議や研修で約7,000枚近くの用紙削減を実現しました。

あるシステムインテグレーターは、オフィス移転に際して、スペースコスト削減のために5,000万枚あった紙を、必要性や閲覧頻度、緊急性に応じて分け、デジタル化を推進しました。

また電子データ化に際しては外注業者に委託し、AIやロボティクスを活用し、短期間でデータ化を実現しました。

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ペーパーレス化の課題を解決する成功のポイント

ペーパーレス化を進める際には、多くの課題に直面しがちです。それぞれの課題にうまく対応し、成功させるポイントをご紹介します。

紙書類に押印が必要なフローのある業務は、ペーパーレス化の課題となります。紙必須の手続きや業務の撤廃を進めることで、業務効率化やテレワークなどの多様な働き方にもつながります。

長年親しんできた業務フローを変更するとなると、社内から抵抗が生じることもあります。現場の声を無視して進めることは、非効率であると同時に定着にも不安が残ります。ペーパーレス化は現場で紙の文書に慣れ親しんでいる担当者と対話をしながら進めましょう。ペーパーレス化の必要性や目的を現場に周知し、時には啓蒙することでスムーズに進めやすくなります。

特に大掛かりなペーパーレス化を進めるには経営戦略の方針や施策を示す必要があります。いずれにしても現場と経営側との両輪で進めることを意識しましょう。

ペーパーレス化に伴い、デジタル化を推進し、よりデータの利活用を進めていくことが重要です。しかしコスト面や現場での使い勝手などからツール選びを失敗するケースもあります。ツール選定においても現場の声を取り入れ、ユーザーインターフェースがわかりやすく使いやすいツールを導入することをおすすめします。

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まとめ

ペーパーレス化は近年進むDXや働き方改革を推進するためにも重要な取り組みです。さまざまな進め方や方法がありますが、ぜひ効率的に行い、成功につなげてください。

事例としてご紹介したTOPPANの「iCata」は紙カタログを効率的にデジタルカタログ化することで、管理の大幅な効率化を実現し、ペーパーレス化推進のお手伝いをいたします。

詳細に関しては、ぜひサービスページを参照いただき、ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。

2024.05.15