効果的なカタログ管理のポイントとは？
近年は、多くの企業がペーパーレス化やデジタル化、DX（デジタルトランスフォーメーション）など、さまざまな課題に直面している中、カタログについても管理業務の負荷や効率化の観点から、それらを推進していくことが求められています。
今回は、カタログ管理のよくある課題から効率化のポイントをご紹介します。
カタログ管理のよくある課題
紙媒体で、かつ数百から数ページにわたるカタログを管理する業務負荷は大きいものとなります。特に営業部門はカタログを見込み顧客や既存顧客に見せて商品・サービスを紹介するシーンが出てきます。カタログ管理ができていなければ、適切な取り扱いができず、次のような課題が出てきます。
分厚い紙のカタログを持ち歩くのが大変
営業担当者は、客先にカタログを持参することが多くありますが、紙のカタログで分厚いものになると重量が大きくなりがちで、持ち歩くのにも一苦労します。それが2～3冊ともなれば負荷が大きくなります。
古いカタログを持ち出してしまうことがある
カタログを定期的に刷新している場合、古いカタログと新しいカタログが混在してしまうことがあります。営業担当者が誤って古いカタログを持って客先に出向いてしまった場合、古い情報を案内することになってしまいます。
カタログの種類が多すぎて整理されていない
カテゴリ別などに複数種類のカタログを発行している場合、必要なカタログがすぐに手にできない状況はスムーズな案内や取引を妨げてしまいます。
デジタル化されているものとされていないものがある
カタログのデジタル化を進めている最中に、よく生じる課題です。区分けや管理が行き届いていないと利用者が混乱をきたしてしまいます。
デジタル化したいが困難なイメージがある
ゆくゆくはデジタル化したい要望はあっても、大量の紙のカタログをデジタル化することが苦労だ、コストがかかるといったネガティブなイメージを持っているケースがあります。
デジタルカタログ内に動画やWebサイトへの導線を追加したい
既にデジタルカタログを発行しているケースでは、ただカタログを閲覧できるだけでなく、動画やWebサイトへの導線を追加したいといった要望が出てくることがあります。
カタログ管理を効率化するポイント
上記の課題を受け、カタログ管理を効率化するポイントをご紹介します。
デジタル化する
カタログ管理を効率化する一つの手段が、デジタル化です。デジタル化を行うことで、PCやタブレットなどで表示できるので、分厚い紙のカタログを持参する必要がありません。また、カタログの整理も紙媒体のように煩雑でないため、新旧が混ざることもありません。
デジタル化は困難とのイメージもありますが、ノウハウのある会社に依頼して効率的にデジタル化することで、スムーズに進み、動画やWebサイトへの導線を追加することも容易に行えます。
一元管理する仕組みを作る
デジタルカタログの管理をより効率化する手段の一つが、一元管理する方法です。ただシステム上で管理するだけでなく、閲覧のしやすさも重要です。アプリなどを使用して社内に展開することで、営業担当者はもちろん、従業員などがいつでも手軽にデジタルカタログを閲覧できる環境が整います。
社内外の関係各者によって公開範囲を設定し分ける
デジタル化した後は、社内外の関係各者によって公開範囲を設定することができるシステムを利用することで、カタログ配信をより有効にします。例えば、限られた顧客にだけデジタルカタログを限定公開するといったことも可能になります。
カタログ管理を効率化するデジタルカタログサービス「iCata」とは
カタログ管理を効率化する際におすすめなのが、TOPPANのデジタルカタログサービス「iCata」です。
iCataとは
iCataとは、PDFのカタログや資料をデジタル化しマルチデバイスで閲覧できるサービスです。
自社のカタログのほか、他社が一般公開しているデジタル化されたカタログも閲覧可能です。2022年現在、建築系・工具系などの企業約1,200社、約24,000冊のデジタル化されたカタログが登録されています。
カタログ管理を効率化できるポイント
iCataが自社のカタログ管理を効率化できる理由として、次のポイントがあります。
・何千冊ものカタログをアプリ一つで管理できる
iCataでは、何千冊ものカタログをアプリ一つで管理できます。重い紙のカタログ持ち歩かなくて済むほか、必要なカタログの最新版を常に閲覧できるので、営業先にも手軽に提示できます。
・手軽にデジタル化できる
紙のカタログや資料の紙面をPDF化したものなどをサーバーにアップロードするだけでデジタルカタログを生成できるので、システムの導入・運用は不要です。
・検索・履歴機能で見たいページにすぐにアクセスできる
キーワード検索機能や履歴機能など目的のページにストレスなくたどり着くことができる機能が多く備わっています。
・メモしたりふせんを貼ったりできる
客先での打ち合わせ中などに、デジタルカタログの指定の部分にメモしたり、ふせんを貼ったりすることができます。事務所に戻ってからPCで打ち合わせのメモを確認することも可能です。
・社内限定公開なども可能
公開範囲の設定もでき、限定ユーザーへ効率的に配信が可能です。社内にだけ限定公開するといったことも可能であり、さまざまな種類のカタログや用途が考えられます。
まとめ
多くの企業で、紙のカタログからデジタルカタログへの過渡期にありますが、デジタル化することは、カタログ管理の効率性をより高めることができます。
ポイントになるのは、いかにデジタル化をスムーズに行えるかという点と、管理を効率化する一元管理性、そして閲覧性・公開性の高さにあると考えられます。TOPPANの「iCata」の詳細はサービスページをご覧ください。
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2024.05.15
