【お客さまインタビュー】 今は紙から電子への移行期間。ユーザー企業に負荷をかけずに選択肢を広げることができました。
2001年、株式会社USEN（当時、株式会社有線ブロードネットワークス）が世界で初めて提供を開始して大きな話題を呼んだ商用光ファイバーブロードバンドサービス「BROAD-GATE01」。同社は翌2002年に法人向けビジネスプラットフォームサービス「BROAD-GATE02」もリリースし、多くの顧客を獲得しました。
やがて「USEN GATE02」へとブランド変更された法人向けICTソリューションサービス事業を担う形で2017年に誕生したのが今回お話をお伺いした株式会社USEN ICT Solutions（USEN-NEXT GROUP）様です。
順調に契約件数を伸ばし続ける株式会社USEN ICT Solutions様が2022年より請求書の発行に活用しているのが「WebBureau（ウェブビューロー）」です。導入に携わった業務企画推進室の井土耕一さんと貝瀬将紀さんに導入のいきさつや効果、今後への期待などをお聞きしました。
株式会社USEN ICT Solutions（USEN-NEXT GROUP）
・従業員数：約200人
・事業概要：オフィス向けインターネット・クラウド関連サービスの提供
・WebBureau導入時期：2022年8月
ゲスト
株式会社USEN ICT Solutions（USEN-NEXT GROUP）
業務企画推進室
井土 耕一さん
業務企画推進室
貝瀬 将紀さん
WebBureauとは
帳票発行業務の時間短縮とコスト削減を実現する、帳票Web閲覧サービスです。
紙で運用する帳票印刷配送サービス(データ・プリント・サービス)と帳票Web閲覧サービスとを、ニーズに合わせて組み合わせてご利用いただけます。
ユーザーサポートサイトと連携できるのが導入の決め手でした
―WebBureau導入前に感じておられた課題を教えてください。
井土さん：USEN ICT Solutionsでは現在、毎月約2万件の請求書を発行しています。WebBureau導入前は紙での郵送が基本でした。ペーパーレス化が進む昨今、請求書をPDFで送ってほしいとご希望されるユーザー企業さまは以前からいらっしゃったのですが、コロナ禍でその数が顕著に増えました。
そうした場合は営業担当者からバックオフィス部門へ依頼、請求書をPDF化、メール送信と個別の対応をしていましたので膨大な業務コストがかかっており、早急に解決策を見いだす必要がありました。
PDF送付を望むユーザー企業さまが増えてきた一方で、従来通りの郵送をご希望されるユーザー企業さまもいらっしゃいます。前者の比率が増えてきたのは確かではありますが、郵送がゼロになることも考えにくい。つまり今後は「紙」と「電子」の両方に柔軟に対応していかなくてはならないことは明白で、それを実現するサービスの導入の必要性が高まっていました。
もちろん、自社における書類関連の電子化も課題ではありましたが、ユーザー企業さまへのサービス拡充が導入の動機でした。
― さまざまな電子化サービスの中からWebBureauを選ばれた理由はなんだったのですか？
貝瀬さん：紙と電子の両立といっても、それにより業務コストが増えたり、ユーザー企業さまに負荷をかけたりすることはできないと考えていました。
そんな中でトッパンフォームズ（現 TOPPANエッジ）さんからご提案いただいたWebBureauならばUSEN ICT Solutionsのユーザーサポートサイトに連携できることがわかり、導入に向けての動きが一気に進みました。
―ユーザーサポートサイトとはどのようなものなのでしょう？
井土さん：いわゆる「マイページ」のようなもので、ユーザー企業各社に個別のアカウントを付与したサイトです。以前から「今月のご利用料金」は表示されるようになっていました。サイト上はあくまでも「表示」で、請求書は別途発行という形でした。
すでにユーザー企業さまとの個別の窓口ともいえるサイトがありますので、そこに請求書をお届けできれば、請求書の受領のためだけに別のサイトにアクセスしていただく必要がありませんので、スマートに請求書をWebに組み入れることができました。
ユーザーさまの目線でいうと、ユーザーサポートサイトに「請求書ダウンロード」というボタンがひとつ現れただけですので「請求書PDFで受け取る」という選択肢を容易に得ることができるかと思います。
サイレント・リリースでのスタート。提供したかったのは「選択肢」
―ユーザー企業さまのご利用状況はいかがでしょうか？
井土さん:導入とサービスの開始は大変スムーズに実施できたのですが、ユーザー企業さま側の活用についてはまだ緒についたばかりで、現状ではPDFでの請求書のダウンロード数は、約2万件の請求に対して約1,000件、5％ほどにとどまっています。
―サービス提供開始時に、ユーザー企業さまへの大々的な告知はしなかったのですか？
井土さん:はい。といいますのも、冒頭にも少し話しました通り、請求書の発行に関しては、今はそのスタイルが大きく変化している渦中だと思います。そうした中で「来月より請求書はこのように切り替わります」とアナウンスして一斉に仕様を変えてしまうような印象を与えるのは、ユーザー企業さまにとって好ましく思われないケースも想定できます。
「PDFでもダウンロードできるようになりました」とあくまで新たな選択肢をご提供したというスタンスで周知し、なるべくご面倒を強いることなくPDFダウンロードへの切り替えを進めていければと考えていますので、告知の仕方として今はメールで、こうした機能ができましたとお伝えしたり、ユーザー企業さまのオフィスにお伺いした際にお伝えしたり、ということを徐々に始めた、という段階です。無理に急がず、1年〜2年かけて徐々に郵送を減らしていければと考えています。ですのでWebBureauの導入によるコスト減などの数値的なデータが出てくるまではもう少し時間がかかると思います。
―現在は移行期間の初期段階、ということですね。郵送も並行して行なっているのですね？
貝瀬さん:はい。WebBureauで「郵送」とフラグ付けされた請求書はトッパンフォームズさんの帳票印刷配送サービス(データ・プリント・サービス)から郵送されています。郵送不要の意思表示をいただいたユーザー企業さまへは順次郵送を停止しています。
わたしたちがWebBureauの導入、すなわち請求書の電子化を検討・実施したのと同様、ユーザー企業さまも皆さん今後、請求書の発行、受け取りをどうしていこうかと検討されていると思います。WebBureauは「受け取り側」の観点に立った場合も、まだ紙で受け取る、あるいはこの機にWebでの受け取りにかじを切るといった選択肢に柔軟に応えるサービスだと思います。
双方が同じ体裁のPDFを閲覧できる
―実際にWebBureauを活用してみて、気づいたメリットはありますか？
井土さん:WebBureauの導入前は、ユーザー企業さまからカスタマーセンターに請求書に関するお問い合わせが入った場合、カスタマーセンター側には請求書の現物はありません。なのでサンプルなどを見ながら対応していたのですが、WebBureauでは管理画面で送ったものと同じ体裁のPDFを表示できるので、お問い合わせくださった方と同じものを見ながらコミュニケーションがとれるようになりました。齟齬（そご）が減り、カスタマーセンターの対応品質の向上にも貢献しています。
この管理画面については実は導入前にはさほど意識していなかった部分なのですが、実際に使ったカスタマーセンターのスタッフからも大変好評です。
―管理画面でお客さまに送ったものと同じ体裁のPDFを見ることができるというのはトッパンフォームズとしても推している特長なのでうれしいです
井土さん:あとはやはりユーザー企業さま側に請求書の受け取り方の選択肢を提供できたことで、こちらの業務負荷が減りました。
「今日中に請求書がほしい」などのリクエストは現実問題としてあるわけですが、従来は、では営業担当が持参しようか、メール添付で送ろうか、FAXしようかとその都度対応を考える必要があったのですが、今は「ではユーザーサポートサイトにログインしてください。PDFがダウンロードできます」とお伝えすることができるようになりました。今まであまりユーザーサポートサイトをご利用いただけていなかったユーザーさまに、これをきっかけにサイトをご活用いただけるようになったという思わぬ副産物もありました。
「帳票のエキスパート」トッパンフォームズへの期待
―WebBureauまたはトッパンフォームズに、今後期待したいことがあればお聞かせください
貝瀬さん:インボイス制度対応であったり、電帳法であったり、帳票をとりまく環境が日々変化を続けています。そんな中で、法律への対応や帳票の仕様の変更などを自社内でまかなうのには限界がありますが、トッパンフォームズさんであれば、例えば請求書の書式の変更をお願いすればその変更はWebBureauにも反映してもらえますし、WebBureauを介してPDF送付も郵送もワンストップで対応していただけるので非常に心強く感じています。
長らく帳票を扱ってきたトッパンフォームズさんならではの強みを活かしたサービスにこれからも期待しています。トッパンフォームズさんには、今後も“受け手側”の利便性をより高めるサービス開発を、ぜひお願いしたいですね。
インタビューを通して感じたのは、USEN ICT Solutions様の一貫した「お客さまファースト」の姿勢でした。WebBureauの機能の一つ一つを、お客さまの利便性に資するかどうかで判断し、語っておられる姿が印象的でした。
USEN ICT Solutions様と同様に、現在請求書をはじめとした帳票類の電子化を考えている企業は多く、WebBureauもたくさんのお問い合せをいただいています。毎月の発行部数などに応じたラインアップもご用意していますので、ご検討中の方はぜひお気軽に弊社にご相談ください。
※ 所属・役職、本事例の内容は執筆当時のものです。
※ 写真撮影時にマスクを外していただきました。
※ トッパン・フォームズ株式会社は2023年4月1日付でTOPPANエッジ株式会社に社名変更いたしました。
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お客さまインタビュー
WebBureauに関するその他のお客さまインタビューです。
eBookダウンロード
帳票業務で下記に当てはまる方は、ぜひ資料をダウンロードください。
・帳票業務の負荷を感じており、軽減したい
・封入封緘ミスによるリスクを無くしたい
・請求書到着までの時間を短縮したい
・業務のアウトソーシングを検討している
・帳票の電子化(ペーパーレス)がなかなか進められない
・社内をどう説得したら電子化を進められるかわからない
・社外（取引先や得意先）に対してどうしたら電子化を理解してもらえる？
・電子化を進めるための手順がわからない
2023.05.22
