【お客さまインタビュー】帳票の電子化とWeb通知の優位性は圧倒的！導入もスムーズで、業務改善の成果がすぐに実感できました
ダイキン工業様というと、ぴちょんくんのキャラクターでおなじみのエアコンメーカーというイメージを持つ人も多いのではないでしょうか。しかし、同社は「空気で答えを出す会社」をキャッチフレーズに、世界の約160カ国で空調事業、化学事業、フィルタ事業などを展開する、グローバルな総合空調専業企業です。世界の気候変動対策に積極的に取り組む企業としても定評があります。
ダイキン工業様では2019年に、サプライヤーへの帳票類の管理・運用業務にWebBureau／ウェブビューローを導入しました。導入の指揮を執った会計グループの安田 暁生グループ長と、現場で導入業務に携わった高丸 有栄様にお話を聞きました。
ダイキン工業株式会社
・資本金 850億3,243万6,655円
・社員数 7,732名 （2021年3月31日現在）
・事業概要 空調・冷凍機、化学、油機、特機、電子システム
ゲスト
ダイキン工業株式会社
会計グループ グループ長
安田 暁生 さん
会計グループ
高丸 有栄 さん
WebBureauとは
帳票発行業務の時間短縮とコスト削減を実現する、帳票Web配信サービスです。
紙で運用する帳票印刷配送サービス(データ・プリント・サービス)と帳票Web配信サービスとを、ニーズに合わせて組み合わせてご利用いただけます。
検収通知書は1枚ずつ折りたたんで封入して郵送 社内用の控えデータの作成にも工数がかかっていた
―まず、WebBureauの導入を検討された当時の課題を教えてください。
安田さん：当時の課題は、サプライヤーへの通知書の発送に人手がかかるということでした。発送していた通知書は2種類。支払通知書は圧着ハガキで、トッパンフォームズ（現 TOPPANエッジ）さんに委託をしていました。
一方、検収通知書は出力した紙を1枚ずつ折りたたんで封筒に入れて郵送していました。この封入は社内の手作業だったので、工数がずいぶんかかっていました。
また、数が多いので、住所が誤っていて戻ってきたり、部署名が変更になって行き先が分からなくなったりして、「どうなっているんだ」と先方とやりとりすることもありました。先方に開封いただいているかを確認する手だてもありませんでしたしね。
さらに、紙の郵送とは別に社内閲覧用にデータを抽出、加工して資料を作っていたんです。だいたい半日ぐらい×月2回の工数が必要でした。
専門業者にアウトソーシングするのが効率的
―そうした発送作業の見直しを、社内で進めることになったきっかけは何ですか？
安田さん:全体の基幹システムの変更が決まり、支払い業務の効率化にも着手することになったんです。新しい基幹システムに帳票管理の仕組みを組み込むか、外部サービスを利用するか、いろいろ検討しましたが、最終的に専門性の高い外部サービスへのアウトソーシングの方が効率的という結論が出ました。
帳票の電子化とWeb通知がサービス選定の大前提
―業務効率化のためのサービスの選定は、どのような基準で行ったのですか？
安田さん:新システム導入の第一の目標は「ペーパーレス」。ですから、帳票のweb通知を実現できるサービスが選定の大前提でした。私は、経理の仕事は“情報加工業”だと考えています。売り上げや購買の費用といった情報が原材料となり、それを加工して、決算や支払いといったアウトプットするのが経理の仕事です。そうした原材料であるデータをどんな媒体に載せると使い勝手がいいか。そう考えると、帳票は電子化した方が紙のままよりも圧倒的に優位性があるんです。
帳票の電子化とWeb通知には、 速度、精度、工数、検索性で紙より高い優位性がある
―電子化やWeb通知の優位性とは、具体的にどういうことでしょうか？
安田さん:電子と紙を比較する際のポイントは大きく3つあると考えています。
1つ目は速度・精度・工数、2つ目にデータの検索性、3つ目は、今回は直接関係がありませんが、データの利活用です。まず、速度面では紙の通知書が郵便で取引先に届くのに2、3日かかりますが、Web通知にはタイムラグがありません。作業の精度も高く、発送の手間がないため工数も大幅に削減できます。
一方、検索性も電子化の大きなメリットです。問い合わせの際に、それぞれのパソコンで同じ通知書を見ながら電話対応ができるので、意思の疎通が図りやすい。過去の通知書を探すのも簡単で、取引先にとっても利便性が高いといえます。ファイリングしてある紙の通知書をひっくり返して探すというのは、お互いにとって結構な手間ですからね。
電子化の要望にしっかり応えてくれたトッパンフォームズのWebBureau
―なるほど。そうした機能を備えたサービスとして、WebBureauが選ばれたわけですね。
安田さん:WebBureauには、ペーパーレスを目指す私たちの要望にしっかり応えてくれる機能がありました。また、もともと支払通知書の圧着ハガキをトッパンフォームズさんに頼んでいたということも大きかったですね。発注のためにつないでいたデータ連携の仕様を変えることなく、WebBureauでも利用できるというのは、かなり魅力的でした。
大がかりなマニュアルなしで取引先もスムーズに移行
―実際にWebBureauを導入した際の、取引先の反応はいかがでしたか？
高丸さん：導入した際の問い合わせは、思ったよりも少なかったです。先方もIT化が進んでいるんだな、という印象を持ちました。大がかりなマニュアルもなく、お知らせは、『ユーザーID・パスワードを入力して、ログインをしてください』という初期設定を依頼するハガキを2回出しただけです。それでも、最初のお知らせの直後にすでに3、4割の取引先の初期設定ができていて、少し驚きました。
安田さん:WebBureauは見た目も含めて分かりやすく、操作性が高いですから、サプライヤーの多くが簡単に手続きできたのでしょう。導入から2カ月半は移行期間として、郵送と併用したのですが、特にトラブルもなく、2、3カ月で成果がはっきりと見えました。
何かあったらすぐ経理へと伝え、社内も歓迎ムードに
―社内の様子はどうでしたか？
安田さん:社内でも新システムへの拒絶反応はなく、むしろ歓迎されました。検収通知書の封入の一部は各部門で作業を行っていたため、現場の負担にもなっていたのです。切り替え後に、新しいシステムによって『閲覧しやすくて便利になった』という声も聞こえてきました。
―社内へのアナウンスはどのように行ったのですか？
安田さん:社内へのアナウンスでは、「何かあったらすぐ経理に言って」と、トラブルがあればこちらで対応するということを、徹底して伝えました。そのため、現場も安心感を持てたようです。もし取引先から何か言われたりすれば、もう少し厳しい反応もあったのかもしれません。しかし、サプライヤー側が問題なく移行できたことで、社内の切り替えもスムーズにいったのだと思います。
スムーズな移行の秘訣は、導入の主旨を部内で徹底したこと
―本当にスムーズに移行できたのですね。 そのようにうまく進めることができた秘訣は何だったと思いますか？
安田さん：WebBureauの分かりやすさや使い勝手の良さが前提にはなるのですが、私たちの取り組みで鍵となったのは、何のためにWebBureauに切り替えるかという主旨を最初に部内で共有し、徹底したことでした。切り替えを推進していくスタッフ全員が十分に意義を理解していたからこそ、自信を持ってインフォメーションできましたし、何かあったときの対応も「任せて」と言えたのだと思います。
次に、手間の削減や閲覧のしやすさといった導入メリットを関連部門にしっかり伝えられたこと。そして、取引先へのインフォメーションで、必要な情報をシンプルに上手に伝えられたことでしょうか。お知らせハガキの作成や送付もトッパンフォームズさんがサポートしてくれました。
取引先の99%以上がWeb通知に対応
―Web通知への切り替え率は、現在どれぐらいですか？
高丸さん:サプライヤーは全部で4,000社ぐらいあるのですが、Web通知を導入せず、引き続き、紙やFAXで送付している取引先は10社もありません。99％以上がWeb通知に対応していることになります。FAXは、WebBureauのオプションのFAX送信機能を使っているので、手間はかかりません。今行っている手作業はわずかな数の郵送だけ。圧倒的な省力化が実現できました。
Web通知による毎月の郵送コスト削減効果も大きい！
―WebBureau導入の効果を具体的に教えてください。
安田さん:導入当初は、マスターの設定や問い合わせ対応などに少し手がかかりました。しかし、稼働が始まってからは、4,000枚の紙を折って封筒に入れる作業や、内部資料を作る作業といった経理としての生産性が乏しい仕事が減ったな、という実感があります。
さらに大きいのがコスト面の成果です。もちろんWebBureauにかかる費用はありますが、もともとハガキ作成の費用プラス郵送代がかかっていたので、それらを相殺しても月に十数万円のコスト削減効果が出ています。これは大きいですよ。
特にWeb通知に大満足。同じ悩みがある企業にはWebBureauを勧めたい
―WebBureauの稼働が始まってもうすぐ3年がたちますが、現在の満足度は？
安田さん:全体的に満足していますが、特にWeb通知には大満足です。私たちと同じように帳票類にかかる人手やコストを削減したいと感じている企業があるなら、WebBureauをぜひお勧めしたいですね。実は、当社でのほかの部署でもWebBureau Standardを導入し、全社的に業務の効率化が進んでいます。
WebBureauについて強いて課題を挙げるとすると、データの保存期間でしょうか。令和4年から新しい電帳法（改正電子帳簿保存法）が施行されることもあり、保存期間の延長を進めてほしいというお願いをしています。
現在はデータの利活用を検討中。 今後も業務効率化の提案をどんどんしてほしい
―経理業務における次なる課題は何でしょうか？
安田さん:経理業務の今後としては、先ほど電子化のメリットとして挙げた「データの利活用」をもっと推進したいですね。デジタルデータだからこそのメリットをもっと生かすために、パブリッククラウドの導入などをトッパンフォームズさんに相談しているところです。トッパンフォームズさんには、これからも業務効率化の提案をどんどんしてほしいですね。期待しています。
取引先の切り替えも社内の受け入れも非常にスムーズで、WebBureau導入の成果がすぐに実感できたというダイキン工業様。何のためにWebBureauを導入するのか、どんなメリットがあるのかを担当者が明確に理解し、一丸となって取り組んだことが成功につながったというお話からは、安田グループ長が揺るぎない信念を持って経理業務の効率化を推進していかれた様子が垣間見えました。
帳票類の電子化やWeb通知の導入はこれからの時代の必然といえるでしょう。そうした経理部門のペーパーレスや電子化のニーズにしっかりとお応えできるサービスが、TOPPANエッジのWebBureauです。これから経理業務の見直しを検討される方は、ぜひお気軽にTOPPANエッジにご相談ください。
※ 所属・役職、本事例の内容は執筆当時のものです。
※ 写真撮影時にマスクを外していただきました。
※ トッパン・フォームズ株式会社は2023年4月1日付でTOPPANエッジ株式会社に社名変更いたしました。
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お客さまインタビュー
WebBureauに関するその他のお客さまインタビューです。
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帳票業務で下記に当てはまる方は、ぜひ資料をダウンロードください。
・帳票業務の負荷を感じており、軽減したい
・封入封緘ミスによるリスクを無くしたい
・請求書到着までの時間を短縮したい
・業務のアウトソーシングを検討している
・帳票の電子化(ペーパーレス)がなかなか進められない
・社内をどう説得したら電子化を進められるかわからない
・社外（取引先や得意先）に対してどうしたら電子化を理解してもらえる？
・電子化を進めるための手順がわからない
2022.02.04
