5分でわかる！帳票業務のプロが手掛ける
デジタルとアナログの要「WebBureau®」のススメ
業界・業種を問わず働き方の見直しが叫ばれている昨今、帳票業務についても業務効率化が必要であることや、電子化が欠かせないことは誰もが知るところといえるでしょう。しかし、実際は帳票業務のDXを思うように進められていない企業もまだ少なくありません。
この記事ではこうした現場の事情を踏まえつつ、TOPPANエッジの請求書・各種帳票の電子閲覧サービス「WebBureau®（ウェブビューロー）」や印刷から印字、封入・封かん、発送までを一貫して行う「データ・プリント・サービス®（DPS）」の他には無い強みについて紹介します。
帳票業務のDX、電子化はなぜ進まない？
まずは帳票業務のDX、電子化がなかなか進まない理由を見ていきましょう。
「コストカット・迅速化＝電子化すればOK」では済まない
紙の通知物は郵券代が高いうえ、発送から到着までの時間が余分にかかります。それならば「電子化すればコストカットも迅速化も実現できて一石二鳥」と考えるかもしれません。
しかし、実際には紙の通知物を完全に廃止することは難しく、ある程度残ってしまうケースが大半です。それならばと「紙の通知物と電子配信のハイブリッド」を目指しても、それぞれ別の事業者をアサインしてしまうと紙の通知物と電子配信で作業が二重になるうえ、個人情報もそれぞれ別の事業者へ提供することになり、リスクも倍に増えてしまいます。
セキュリティ、自社フォーマット、得意先対応……どれも妥協できない！
社内システムの更新のタイミングは、電子化のまたと無い好機。しかし、いざ電子化のためのソリューションを選定するとなると、「セキュリティが不安だからクラウドはちょっと」、「既存の自社フォーマットを変えたくない」、「得意先に電子化による負担がかからない仕様で」など、あちらからもこちらからもやりたいことが押し寄せて、なかなか一つのソリューションに絞れなくなりがちです。
誰にどう相談していいかわからない
上席から「電子化を検討するから、必要なことを洗い出しておけ」と言われたものの……これから検討するということは、社内では今まで誰も経験していないということ。なにから着手すればいいのか、誰にどう相談するべきかもわからない、というケースも少なくありません。
弊社は、こうした懸念事項を前に、どうするべきか悩んでいる企業様、担当者様を何人も見てきました。本当に電子化を成功させられるのか、失敗して全部紙に戻すことだけは避けたい……と、前に進めず困っている方は大勢いらっしゃいます。
丸ごとお任せできてカスタマイズも！柔軟性の高い「WebBureau®」
電子化の進め方すらわからず困っている企業様、担当者様にぜひご検討いただきたいのが、請求書・各種帳票の電子閲覧サービス「WebBureau®」です。
「使いやすさ」と「柔軟なカスタマイズ性」を両立
シンプルで誰にでも使いやすいツールは「あらかじめ決められたことしかできない」。
多機能でカスタマイズ性の高いツールは「できることが多すぎて知識やスキルが無いと使いにくい」。
デジタルツールの検討で陥りがちな「究極の選択」も、WebBureau®なら問題ありません。ログインできれば操作説明が無くても扱えるわかりやすいUIと、マイページの機能拡張などのニーズにも十分応える柔軟なカスタマイズ性を兼ね備えているので、ITに不慣れなユーザーから、機能や作業環境にこだわるユーザーまでカバーします。
帳票連携オプションで「得意先もより一層便利に」
電子化で障壁になりやすいのが「帳票を送付する得意先様も、自社が導入したツールへログインする必要がある」ケース。WebBureau®の帳票連携オプションを使えば、得意先様が利用している既存のサイトやマイページを利用したPDFの表示ができるので、ログインなどで得意先様の手を煩わせることもありません。これまでより早く届いてスムーズにアクセスでき、一層便利になります。
請求書だけじゃない！明細書など独自の書類も配信可能
独自フォーマットの請求書や電子帳簿保存法、インボイス対応はもちろんのこと、明細書や通知書など、各種業界や企業に特有の書類をWebで閲覧いただいています。
例えば、保険業界では「契約内容の通知、控除証明書の通知」、クレジットカード業界では「利用明細、加盟店向け振込明細の通知」、製造業では「支払通知書、検収通知書」など。ツールやシステムが変わっても「これまでと同じ見た目、書式」の書類をお届けできるところもポイントです。
また、さまざまな種類の通知物に関するお問い合わせを一手に引き受けているコールセンターでもWebBureau®はご活用いただけます。お問い合わせいただいた通知物を素早く探し出し、お客さまに届いたものと同じ内容を閲覧できるため、スムーズな問い合わせ対応にお役立ていただけます。
細やかなサポートで導入支援も安心
WebBureau®導入にあたっては、企業様ごとに専用の操作説明書を作成して、操作に困らない工夫をしています。またご要望がある場合は、導入前に操作説明会を開催することも。導入後も、弊社の担当者がお問い合わせに対応しますので、いつでもご相談いただけます。
DPS®との連携で万全に
「WebBureau®」と併せておすすめしたいのが、いわゆる「紙対応」の部分を担うアウトソーシングサービス「DPS®」です。
「電子化ツールのオプション」ではないデジタルとアナログの融合
弊社の強みは、帳票業務の電子化ソリューションを提供するだけでなく、紙への対応を含めた「帳票業務の一括アウトソーシングができる」こと。帳票業務のプロによるコンサルティングから始まり、紙に対応するDPS®、WebBureau®による電子閲覧サービスまで……複数のベンダーに分けること無く一気通貫で受託できるデジタルとアナログの融合は、多くのお客さまから評価されています。
例えば発送準備中に状況が変わり、配送不要となった紙の郵送物。これらは郵便局への引き渡し、いわゆる「局だし」の前に「引き抜き作業指示」を出して発送を止め、行き違いを防がねばなりません。紙特有のこうした事情に詳しい弊社だからこそ、引き抜き作業指示にあたる「配信停止機能」を標準機能として実装しています。
帳票業務のプロに「なにからやればいいか」から相談できる
ツールやサービスの導入ありきの「○○ができるようになります」という提案ではなく、お客さまの抱えている課題の本質や、検討が必要でありながら漏れてしまっている要素を明らかにしつつ、その解決策を一緒に検討していけるコンサルティング。DXの機運が高まるよりもずっと前から、帳票を通してお客さまの業務へのアプローチを続けてきた弊社だからこその取り組みです。「なにからやればいいかわからない」状態でも、安心してご相談いただけます。
既存ユーザー様からも参考にしたい成功事例が続々と
ここでは、WebBureau®の導入で目覚ましい業務改善を遂げられた企業様の事例をご紹介します。
株式会社アステム様「郵送によるタイムラグを解消、累計600万円を削減」
コープこうべ様「バリアブル化で会員様にも見やすい帳票に」
ダイキン工業株式会社様「サプライヤーの99％以上がWeb通知に対応」
株式会社USEN ICT Solutions様「ユーザーサポートサイトとの連携を活用」
スターゼン株式会社様「段階的な導入で混乱を防ぎ、大幅に効率化」
まとめ：帳票業務のプロフェッショナルはTOPPANにいる！
帳票業務のDXに必要なのは「便利そうな帳票電子化ツール」だけではありません。自社の現状を客観的に分析し、必要なシステムやサービスを見極め、無理無く現場に導入できるノウハウや入念な計画こそが、帳票業務のDXを成功に導き、本来の意味での業務効率化を実現させるのです。
TOPPANは、WebBureau®やDPS®をすすめるだけにとどまらず、企業様の帳票業務改革を共に走りながらご支援していきます。ぜひ一度ご相談ください。
eBookダウンロード
帳票業務で下記に当てはまる方は、ぜひ資料をダウンロードください。
・帳票業務の負荷を感じており、軽減したい
・封入封緘ミスによるリスクを無くしたい
・請求書到着までの時間を短縮したい
・業務のアウトソーシングを検討している
・帳票の電子化(ペーパーレス)がなかなか進められない
・社内をどう説得したら電子化を進められるかわからない
・社外（取引先や得意先）に対してどうしたら電子化を理解してもらえる？
・電子化を進めるための手順がわからない
2024.01.26
