導入が進む経理業務のアウトソーシング！必ず押さえておきたいそのポイントとは？
以前はその機密性やセキュリティに対する懸念から、アウトソーシングを考えにくかった経理業務。現在では多くの中堅企業や大企業が導入を進めています。その理由は、バックオフィス業務をアウトソーシングすることによって向上する業務効率と、高いコスト削減効果です。一方、業務プロセスの整理やペーパーレス化が思ったように進まず、アウトソーシングに手をつけられていない企業が少なくないのも事実です。
今回は経理業務をアウトソーシングする場合に押さえておきたいポイントや、そのメリット・デメリットなどについてご紹介。失敗しない経理業務のアウトソーシングについて解説していきます。
経理業務のアウトソーシングが推進される理由
基本的に売り上げのないコストセンターであるバックオフィス部門に対して、なぜ経費をかけてまでアウトソーシングを行うのでしょうか？ その理由は、経理を含むバックオフィスで従来行われてきた業務の整理やシステムの導入、人的工夫による業務効率化には、もう限界が来ているからだと言われています。
経理業務のアウトソーシングは、従来の対策による効率化とコスト削減の限界、人的コストの増加防止、社内のリソース不足を解消するために推進されているのです。
アウトソーシングに向いている経理業務
ただし、すべての業務を簡単にアウトソーシングできるわけではありません。経理業務の中でもアウトソーシングに向いている業務とそうでない業務があります。では、どのような業務がアウトソーシングに向いているのでしょうか？
記帳業務:
業務に関連して行われる各種取引について、根拠資料をもとに会計帳簿を作成する業務です。決められたルールに従って記帳していく業務なので、しっかりとした秘密保持契約をしておけば比較的アウトソーシングしやすい業務だと言えるでしょう。
請求書発行業務:
各種取引について請求書を作成、取引先に発行・発送する業務です。請求書の作成から封緘、郵送までの作業はとても手間がかかります。あまりスキルを必要としないこのような定型作業も、アウトソーシングしやすい業務です。
給与計算:
従業員の給与を計算し、各人の口座に振り込みを行う業務です。給与データ（基本給、各種手当、残業代など）さえしっかりと出力できれば、あとは定型的な作業なのでアウトソーシングしやすい業務です。
年末調整:
従業員の一年間の給与額から税金を計算し、すでに源泉徴収している所得税額との過不足を清算する業務です。給与計算とセットでアウトソーシングすることが多い業務です。
決算書作成:
貸借対照表や損益計算書、財務諸表などの作成業務です。このような業務は、契約している会計事務所などに依頼することが多いでしょう。
アウトソーシングが難しい経理業務もある
上記のように定型的な業務、もしくは特別なスキルを必要としない業務はアウトソーシングしやすいのですが、アウトソーシングすることが難しい経理業務もあります。以下のような業務は、社内リソースを使ってこなしていくしかありません。
非定型的な業務や判断が必要になる業務:
決められたルールに当てはまらない業務や都度判断が必要になる業務、問題が発生した際に責任ある立場の人間が判断すべき業務などは、アウトソーシングすることが難しい業務だと言えるでしょう。
税務関連業務:
税務書類の作成や税務相談など、税に関する業務は税理士や会計士、弁護士などの資格を有する者しか取り扱うことができない業務です。このような専門性の高い業務は、アウトソーシングの範囲ではありません。
アウトソーシング導入のメリット・デメリット
それでは経理業務をアウトソーシングすることによって、どのような効果が期待できるのでしょうか？ ここでは経理業務アウトソーシングのメリットとデメリットを確認しておきましょう。
メリット
コスト削減:
業務を外部に委託することにより、人的コストの削減となります。また請求書の発行業務などをアウトソーシングすれば、物理的なコスト（紙代や印刷代、郵送代等）も削減可能です。
人材の最適配置・属人化防止・不正行為防止:
経理業務に従事していた人員を、他の業務で活用することができます。このような人材流動性の向上は、属人化を防止します。特に経理業務など金銭を扱う業務では、長年同じ人間に担当させると不正行為が発生してしまうことがあります。属人化の防止は、不正行為の防止にもつながるのです。
業務負荷の平準化・人材不足解消:
従業員の離職や、病欠による人的リソースの変動に悩むことがなくなります。また、月末や年度末における業務負荷の変動もなくなるため、作業の平準化が進み、人材不足の解消にもつながります。
ミス防止:
人的ミスによる修正工数（手戻り）や経費の無駄を削減できます。また請求書発行業務では、取引先に迷惑をかけるのを防ぐこともできます。
働き方改革の推進:
紙を扱う業務や請求書発行業務をアウトソーシングすれば、承認や押印、封入のためだけに出社する必要がなくなり、テレワークを導入できます。今までは難しいとされてきた、バックオフィスの働き方改革を推進できるようになります。
コア業務への専念:
単純な作業やスキルを必要としない業務をアウトソーシングすれば、社内のメンバーはコア業務（本来やるべき重要な仕事）に専念できるようになり、効率が上がります。
デメリット
委託費用の発生:
アウトソーシングには業務の委託費用が発生します。委託の前にはアウトソーシングする業務内容を精査し、費用対効果の高いものから委託するようにしましょう。
社内にノウハウが蓄積しなくなる:
外部の専門企業に経理業務をアウトソーシングすると、社内に専門的なスキルが蓄積できなくなります。業務をまとめて委託する場合でも、あくまで管理は社内の人間に行わせるべきです。委託する業務の担当者を決めておき、いわゆる「丸投げ」の状態にならないようにしましょう。
セキュリティの問題:
機密情報や顧客情報などの社内データを委託先の業者と共有するため、情報漏えいのリスクは常に存在します。委託先の選定時には、万全なセキュリティ対策を実施している企業を選定しましょう。また、秘密保持契約や業務委託契約を結び、必要に応じて定期的な監査（委託先の管理状況の調査）なども行うようにしましょう。
アウトソーシングを導入する場合の注意点
最後に、経理業務をアウトソーシングする場合の注意点について確認しておきましょう。
豊富な経験としっかりとした実績のある委託先を選ぶ:
委託先を選択する際には費用だけで選ぶようなことはせず、実績と経験、高いセキュリティ性、専門性がそろった委託先を選びましょう。選択する場合には、数社から同じ条件でプレゼンを受けるコンペ方式がよいでしょう。
業務は一括してアウトソーシングする:
経理業務とひと口に言っても内容はさまざまです。こまごまとした業務をバラバラに委託すると、かえって効率が上がらず費用がかさむ原因となります。業務プロセスをまとめて（一括して）アウトソースすることが、効率化とコスト削減のコツです。ある工程の業務を一括してアウトソーシングするのであれば、BPOサービスを利用しましょう。
BPOサービスとは？:
BPOとはビジネスプロセスアウトソーシングの略で、企業活動における業務プロセスの一部を（一括して）専門業者に委託することを言います。アウトソーシング成功のカギは、手間や工数がかかるものの、ベテランの社員やスキルを持っている社員が対応する必要のない業務を委託することです。例えば、請求書発行業務や給与計算業務などは、BPOに向いている業務だと言えるでしょう。
費用相場はケースバイケース:
BPOサービスの費用相場は、委託先企業の規模や業務内容によって大きく差が出ます。先述したように同じ条件で数社からプレゼンを受け、相見積もりを取って「自社の場合の相場」をつかんでいくしか比較の方法はありません。くれぐれも費用のみで委託先を選ばず、実績と経験、高いセキュリティ性、専門性がそろった委託先を選んでいきましょう。
まとめ：経理業務アウトソーシングのコツはBPOサービス
経理業務はもちろん、バックオフィス業務のアウトソーシングを成功させるコツはBPOサービスの活用です。業務を一括委託できれば、コストが削減できるだけではなく、優秀な人員をコア業務などで有効活用することも可能です。定型的な業務やコストをかけられない業務は、積極的にBPOサービスを利用するのがこれからの効率化対策だと言えるでしょう。
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2023.11.15
