証憑（しょうひょう）書類とは？
帳票との違いや扱いの注意点を解説

請求書や領収書という言葉は知っていても、「証憑」といわれると、どの書類のことを指すのかいまひとつ分かっていないことも多いと思います。一般的に証憑とは、取引の真実性や妥当性を証明するための証拠となる書類を指しますが、ビジネスにおいてそれらは、国税関係書類としてしっかりと管理されなければならないものです。

今回は証憑書類の概要から種類、定められた保存期間などについて解説します。

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証憑書類とは？

経理業務などのバックオフィス部門で書類を扱っていると、「証憑」もしくは「証憑類」という言葉を聞くことがあると思います。

これは正確には「証憑書類」と呼ばれるもので、請求書や領収書、支払通知書など、一般的な商取引で使われる書類全般を指します。これらはその取引や契約が、両者の同意をもって正式に行われたことを証明するもので、一定期間の保存が国によって義務づけられている重要な書類です。

また、あまり知られていないかもしれませんが、企業と従業員も取引関係にあるので、履歴書や雇用契約書、給与明細なども証憑に分類されます。ただし一般的に証憑書類といえば、商取引に関わる書類を指すことがほとんどでしょう。この記事でも、通常の商取引で使われる書類を証憑書類として扱っていきます。

証憑と似たような言葉に「帳票」というものがあります。音の感じが似ているので勘違いされやすいのですが、両者は基本的には違うものです。しかし、ある意味同じものともいえます。

帳票とは「帳簿」と「伝票」を組み合わせた会計用語で、帳簿や伝票、証憑書類を総称する言葉であり、証憑書類は、帳票に含まれるからです。念のため、帳票の語源となった帳簿と伝票にはどのようなものがあるかを確認しておきましょう。

帳簿:
仕訳帳や総勘定元帳、現金出納帳・預金出納帳、買掛帳・売掛帳、固定資産台帳など、自社の経営状況を把握するために作成される書類を指します。

伝票:
入出金伝票や仕入れ伝票、売上伝票、振替伝票など、お金に関する取引を記載した書類で、主に入出金記録に関する書類の総称です。

上記の帳簿と伝票はその多くが取引後に作成される書類ですが、証憑書類は取引と同時に作成されて使われるものがほとんどです。このように作成されるタイミングの違いはありますが、証憑書類も広義の意味で帳票に含まれます。では、具体的に証憑書類とはどのようなものを指すのでしょうか？

国税関係書類としての証憑書類

先述のように証憑書類は商取引における取引の証拠となる書類全般を指し、その多くが国税関係書類として扱われます。国税関係書類としての証憑書類には、主に以下のようなものがあります。

契約書:
契約書の内容はとても幅広いものですが、ここでは商取引に関わる約束事を記載した書類に限定します。先述のように企業と従業員が結ぶ雇用契約書やオフィスの賃貸契約書なども証憑に含まれますが、通常は国税関係書類としては扱わないからです。国税に関わる証憑としての契約書には、取引基本契約書や個別契約書（注文書や受領書）などが含まれます。

見積書：受注側 → 発注側:
発注側からの要請に基づき、自社から提供できる商品やサービスの金額（見積金額）や税額、見積もりの条件などを記した書類です。この書類に記載された金額と条件で合意すれば、注文書が発注側から受注側に発行されます。

注文書：発注側 → 受注側:
発注側から受注側に発行される書類で、商品やサービスの注文内容を記したものです。注文書には、商品やサービスの名前、個数、単価、総金額、納期、納品場所などが記されています。発行された注文書に対して、受注側が指定の条件で受注した証しとして「受注請書（じゅちゅううけしょ）」を発行する場合もあります。

納品書：受注側 → 発注側:
発注側からの注文内容に基づき、受注側が商品やサービスを納入したときに添付する書類です。納品書には納品した商品やサービスの名前、個数、納品日などが記載されています。場合により、商品やサービスの単価や総金額などが記載されていることもあります。

受領書：発注側 → 受注側:
発注側が、受注側に注文した商品やサービスを受け取った時に発行する書類です。発注側では受領書発行後、商品やサービスが注文した通りの条件で納品されたかどうか、仕様や動作状況に関する検査を行います。本書類は「確かに受け取った」という証しとなる書類で、商品やサービスが検査に合格したということを証明するものではありません。

検収書：発注側 → 受注側:
発注した商品やサービスが発注した条件通りに納品され、発注側がそれを検査などで確認した後に発行される書類です。本書類は納品物が検査に合格したという証しであり、検査担当者もしくは検収担当者の印が押されている場合もあります。

請求書：受注側 → 発注側:
納品した商品やサービスが検査に合格し、検収書が発行された後に対価を請求するための書類です。納品した商品名や個数、単価、合計金額、発注番号、支払い条件、支払先（銀行口座など）、日付、納品した会社名などが記載されています。

支払通知書：発注側 → 受注側:
請求書を受領した後、請求書通りに支払いを行うことを通知する書類です。注文番号や商品・サービスの名前、金額、支払予定日、支払先などが記載されています。受注側と定期的に取引をしている場合には、発行が省略される場合もあります。

領収書：受注側→発注側:
発行した請求書の通りに支払いがなされたことを証明する書類です。支払われた金額に加え、ただし書きとして商品名、個数、発注番号、入金を確認した日付、発行した会社名などが記載されています。

レシート：受注側→発注側:
領収書と同じ目的の書類で効力も領収書と変わりませんが、一般的には簡易的な領収書という意味合いが強いことでしょう。ただし、レシートも国税関係書類であることに違いはありません。感熱紙タイプのレシートは、摩擦によって文字がかすれたり表面が黒ずんでしまったりする場合があるので、企業によってはレシートではなく領収書を保存するようにしている場合もあります。

証憑書類の保存期間

最後に、証憑書類の保存期間について確認しておきましょう。国税関係書類としての証憑書類は、法律によって一定の保存期間が決められています。電子帳簿保存法の改正により、保存方法はデータでの保存と紙での保存の2通りに分かれますが、保存期間はどちらも変わりはありません。証憑書類の保存期間は大きく法人の場合と個人事業主の場合、または青色申告か白色申告かで分かれます。

法人の場合:
商取引に関するほぼすべての証憑書類（帳簿書類や決算書類、契約書、見積書、発注書、請求書、領収書、納品書など）は7年間保存しておくことが必要です。ただし欠損金の繰り越しがある事業年度は、10年間の保存が必要となります。

個人事業主の場合:
個人事業主の場合は、青色申告か白色申告かで証憑書類の保存期間が変わります。
青色で確定申告を行っている場合、証憑書類の保存期間は原則7年間です。ただし帳簿書類（総勘定元帳や仕訳帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳など）や決算書類（損益計算書や貸借対照表、棚卸し表、確定申告書など）および現金預金の取引などに関係する証憑書類（領収書や請求書、普通預金通帳など）についての保存義務が7年間であって、その他の証憑書類（納品書や見積書、注文書など）については5年間の保存義務となります。
また、白色で確定申告を行っている場合、証憑書類の保存期間は原則5年間です。ただし法定帳簿と呼ばれる収入金額や必要経費を記載した帳簿は、7年間の保存が必要となります。

法人の場合も個人事業主の場合も、保存期間の起算日にはルールがあります。商取引に関わるほとんどの証憑書類には発行日付が記載されていると思いますが、保存期間の起算日は当該事業年度の確定申告提出期限の翌日で、証憑書類の発行日付ではありません。国税関係書類を保存する場合には、この点に注意が必要です。

まとめ：証憑書類の多くは国税関係書類。扱いには注意が必要

証憑書類に限らず、帳票と呼ばれる帳簿、伝票はすべて国税関係書類です。これらはすべて保存期間が決められており、「うっかりなくしてしまった」では済まされない書類です。証憑類の扱いや保存方法については厳格にルールを決め、バックオフィスや営業部門でしっかり管理を行いましょう。

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2023.05.23