オフィスで働く社員の生産性を上げる　　「快適性」の実現方法とは？

近年は人手不足や働き方改革などを背景に、少ない人員と限られた時間の中で効率よく働くことが求められています。よってオフィスで働く社員の業務効率を上げ、生産性を向上させる取り組みがより重要視されています。
最近ではリモートワークとオフィスワークとのハイブリッドワークも浸透しており、オフィスの価値の再検討も求められています。
今回は、オフィスで働く社員の生産性を上げる取り組みをご紹介するとともに、特に「快適性」を高めることによる生産性向上の取り組み方法を具体的にご紹介します。

オフィスで働く社員の生産性を上げる方法には、多様なアプローチがあります。
主な取り組みをご紹介します。

●5Sの徹底
オフィスの業務効率化の第一歩は、働きやすい作業環境をつくることにあります。書類やファイルが通路に山積み、ものが散乱しているといった整理整頓されていないオフィスでは生産性が下がってしまいます。
整理整頓の基本的な手法として知られている「5S」から始めましょう。5Sとは「整理・整頓・清掃・清潔・躾」の頭文字Sをとったもので、これらすべてを網羅することで、仕事をする環境整備と綺麗さの維持が確保できるといわれています。
無駄を排除して取り出しやすい場所に必要なものを配置し、掃除や清潔さを徹底するルール作りと浸透を目指しましょう。

●動線の無駄を削減
業務の動線に不要なものが置かれていたり、移動距離が遠すぎたりすると業務に支障が出てしまいます。動線を見直し、無駄なものを排除するという物理面の対策を行いましょう。

●ネットワーク環境の安定化
近年はインターネットや社内ネットワークによるデータのやりとりや通信コミュニケーションなくして、業務は成り立たなくなっています。業務効率化のためにも、快適に通信できる環境は必要不可欠です。安定したネットワーク環境を構築することも生産性を上げる取り組みとして重要です。

●自動化・システム化
製造業などの現場ではすでに古くから機械による自動化が進んでいますが、オフィス業務の自動化は現在、過渡期といえます。AI（人工知能）やRPA技術などの進化を受け、さらに手作業を自動化する動きが高まっています。今取り組むべき業務効率化と生産性向上の着手しておくべき選択肢といえそうです。

●温湿度管理
社員が長時間働くオフィスでは、働く人が不自由なく働ける環境作りが欠かせません。その大前提となる空調などを用いた温湿度管理はとても重要です。室温や室内の湿度を快適なものに保つ仕組み作りを行いましょう。近年はAI（人工知能）を利用した空調制御システムも登場しています。


●執務エリアの工夫
オフィス内で社員が業務を行う執務エリアは、近年、多様な広がりを見せています。近年はABW（Activity Based Working）という業務内容に応じて働く場所を働く人が自ら選択する手法などを取り入れ、業務の種類ごとに働きやすいスペースを用意することが行われています。
一人で作業する際に集中力の高まるプライベート席のほか、多目的に使えるフリースペース、雑談から小ミーティングまで自由に使えるコミュニケーションスペースなど、業務の種類ごとに環境やレイアウトを検討するのも一案です。

●リフレッシュできる環境整備
生産性を向上させるために仕事の合間の小休止が重要といわれています。疲労回復や気分転換を目的としたソファ席や休憩室、雑談できるラウンジ、仮眠スペースなどを用意するのも良いでしょう。

●快適な環境整備
生産性を向上させるためには、社員がより快適に感じる環境作りも有効です。照明や配色、グリーンの設置、スタイリッシュでおしゃれな心地よいと感じるインテリアなどは無意識のところで働き手のモチベーションに影響を与えます。

オフィスで働く際の快適性を向上させる環境整備の方法として、次のようなアイデアを取り入れることもおすすめです。
●インテリアや照明の配色
インテリアや照明の「色」は、無意識のうちに社員の心理に影響を与える要素です。
できるだけ快適な配色を心がけましょう。
例えばレッドはエネルギー、ブルーはアイデア創出、グリーンはリラックスを促すといわれています。これらの色を部屋ごとの目的に応じて取り入れることで、社員の心理に良い影響をもたらすでしょう。
また照明は、執務に必要な照度を備えるのを前提とし、休憩室などのリフレッシュできる部屋では暖色系の色を取り入れると、よりリラックスしやすくなります。

●観葉植物を設置する
オフィスに観葉植物などのグリーンを導入する企業は多くあります。背景として、すでにさまざまな研究などを通じてグリーンが人に与える心理的効果がわかっており、空気を浄化することのほか、ストレスや目の疲れの軽減などの影響が注目されていることがあります。
グリーンの配置方法は多様であり、床に置く、デスクや棚の上に直接置く、天井から吊り下げるなどがあります。グリーンがあることで、社員が業務や休憩の合間に快適さを得られるように配置したいものです。

●インフォウォール
インフォウォールとは、液晶ディスプレイと木目シートを組み合わせた壁面デジタルサイネージのことをいいます。
サイネージをオフィスに取り入れる企業は増えていますが、インフォウォールは表層木目シートをサイネージディスプレイの光が透過することで、コンテンツをさりげなく表示します。
コンテンツとしては、時計や天気予報、ニュースのほか、会社からのメッセージなど自由に選ぶことができます。
空間に溶け込ませながら情報発信を行うことができるので、統一感のある上質な空間を演出できます。
従来のデジタルサイネージがもたらす、社員への情報提供による業務効率化に加えて、木目によるあたたかみやゆらぎなどの心理的効果も提供できます。快適なオフィスづくりに役立つでしょう。

●ルーバー
ルーバーとは、羽板と呼ばれる細くて長い板を複数並べてブラインドのようにしたものです。
ルーバーの役割は多様にあり、視線の遮断や通気の調節、日光の遮断、騒音の緩和、ほこりの侵入防止などの機能を果たすほか、意匠性向上にもつながります。
ルーバーは、住宅を含む多様な建築物に採用されていますが、オフィスにおいても、エントランスや応接室などに採用事例があります。
木製やアルミ製など素材によっても風合いや雰囲気が変わり、空間演出に役立ちます。オフィスへ効果的に取り入れることで、機能性とデザイン性によって快適さを提供するでしょう。

●調光フィルム
調光フィルムとは、電源のON/OFFで透明・不透明が切り替わる、ガラスに貼るフィルムです。
通常、ガラスは透明ですが、プライバシー確保のために目隠ししたいシーンがあります。多くの場合にブラインドやパーテーション、カーテンなどで対応しますが、それらの代わりになるのが、調光フィルムです。
オフィスにも採用されており、例えば応接室や会議室などに使われます。普段は透明にすることでオープンな空間演出をし、利用時には不透明に切り替えてプライバシー性を保つことができます。
パーテーションを使用するよりも空間を明るく広々と見せることが可能であり、開放的でおしゃれな雰囲気づくりにも役立ちます。
ON/OFFで瞬時に切り替えられる点も、利便性を提供する点で快適さをもたらすでしょう。

オフィスで働く社員の生産性を向上させる方法は複数ありますが、中でも後回しになりがちなのが、快適性の対策です。
快適性を上げることによっても、生産性を上げることはできます。ぜひ合わせて対策として取り入れてみませんか。
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2024.11.06