「オンライン校正」のメリットとは？

ニューノーマルな働き方であるテレワークや在宅勤務に対応可能な校正ソリューション、それが「オンライン校正」です。ではその「オンライン校正」を導入すると具体的にどんなメリットがあるのでしょうか？その疑問、この記事でひと通りお答えします！

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デジタル化とオンライン化、進んでいますか？

「校正」が、印刷物やWebページを間違いないものに仕上げるための最後の砦なのは言うまでもありません。その一方で、校正業務はいまだにアナログ・オフライン環境、つまりデジタルの正確性やオンラインの利便性を活かせていないという企業は、少なくないのではないでしょうか？

株式会社パーソル総合研究所が２万人規模で実施した調査によると、テレワークの課題の上位に「テレワークでできない仕事がある」「プリンターなどの必要機器がない」がランクインしています。

コロナ禍以前と同じ状況には戻れないだろう前提で、オンラインの活用による柔軟な仕事環境が求められているわけです。そして、校正業務においてもオンライン化は急務の課題。その校正業務における“オンライン化”と“デジタル化”がまるごと解決できるのが、「オンライン校正」なのです。

「オンライン校正」にはどんなメリットが？

では実際に、「オンライン校正」にはどんなメリットがあるのでしょうか？具体的に見ていきましょう。

ひとつ目のメリットが、業務の一元化です。

システムにアクセスさえすれば、担当者・管理者・校正者・デザイナーなど、誰でも簡単に校正の実作業から運用、管理までができるように。校正者も承認者も複数名登録でき、ユーザーやページ単位でアクセス制限がかけられたりと、案件ごとの細やかな対応も可能に。そうしてワークフローが整備されると、管理者による赤字の集約作業も不要になり、転記ミスのリスクも無くせます。さらには訂正前データと訂正後のデータが容易に比較できるツールが付いたサービスもあり、それにより旧データとの取り違えも防げます。PCさえあればどこでも作業ができるため、前述の柔軟な仕事環境＝テレワークも実現されるなど、良いことづくめなのです。

そしてふたつ目のメリットが、時間とコストの削減です。

複数人が同時に校正作業ができるので、校正紙回覧の待ち時間のカットが可能に。赤字入れは紙に手書きをした方が早いという方もいるでしょうが、その点もご安心を。iPadやペンタブレット上で手書きの赤字入れができるサービスもあり、これまた複数人での同時作業も可能。やはり回覧時間が短縮できます。それらの作業はブラウザで完結できるので、つまりはペーパーレスで校正を進めることができ、出力や配送のコストカットも実現します。環境への配慮につながるのもうれしいですよね。

導入にあたっての注意点

ここまでお読みいただき、「ぜひオンライン校正を導入してみたい！」という方に、注意点もお伝えしておきます。

企業や媒体によっては、現状の紙のワークフローのままオンラインに移行するのが難しいケースもあります。あえて一部のみをオンライン化することが最大の効果を発揮するケースも考えられますので、まずはワークフローをどう構築すべきかをサービス提供会社とご相談され、最終的に導入の判断をされるのをおすすめします。また赤字がひとつに集約されるという性質上、大量の赤字が一度に入ると修正指示が分かりづらくなる場合があります。レイアウトや文字要素がある程度固まったタイミングから使用されると、よりスムーズに進行できるでしょう。

さらにもうひとつ。導入金額と工数削減から算出した費用対効果に加え、前述した待ち時間や配送コストの削減率、ワークフローの改善率、テレワーク実施のための環境整備といった複合的効果もご考慮の上で、導入のご検討をされるのもおすすめします。ちなみにこれらの効果測定項目は、導入後のKPI設定にも流用できますよ。

凸版印刷の「オンライン校正システム」とは？

以上、「オンライン校正」の利点をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？

TOPPANでは、上記でご説明したメリットに加え、さらに複数ページへの一括の校正指示、参考ファイル添付機能、指定の文言への使用警告機能なども付いたオンライン校正システム、「TOPPAN PRINT ONLINE」を提供しています。導入前のご相談、導入後のサポートなども可能ですので、ぜひ以下のリンクよりお気軽にお問い合わせくださいませ。

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2023.03.10