【法人向け】オンラインイベント配信を成功に導く！
企画で押さえたいチェックリスト30
- TOPPAN株式会社
- 情報コミュニケーション事業本部 情報メディア事業部
クリエイティブ本部 - 杉山 英治
新たな営業活動として定着した感がある、オンライン配信でのセミナーやイベント。でも、上手い配信とそうではない配信の違いって一体何なのでしょう？それを紐解き、上手い配信に一歩でも近づくべく、今回はオンライン配信を“成功”に導くための30のチェックリストをご用意しました。
この記事で分かること・メリット
1. オンラインイベント企画時に押さえたい30のチェックリスト
2. 各チェックリストを実施することのメリット・おすすめの実施方法
3. 事前準備・運営当日・終了後の各フェーズでやるべきことが分かる
①開催までの事前準備
オンライン配信の担当を任されたのだけど、何から始めたらいいか分からない…、もしくはすでに担当しているのだけど、きちんとしたマニュアルが用意できていない…、そんな迷える担当者の方々は、ぜひ以下の30のチェックリストをご活用ください。
「30かぁ、やらなければならないことは意外と山積みだなぁ」と思われるかもしれませんが、決して恐れることはありません。単純にひとつひとつクリアしていけばOKなのです。では早速、事前準備編から見ていきましょう。
最初はやはりまず「企画」から始めるのがセオリーです。そもそも何の目的でイベントを開くのか？ターゲットは？獲得目標は？といった“最重要項目”を固めたら、それを軸にさらに決められる項目をどんどんと書き出して、形にしていきましょう。
大枠の企画を決める
☑ 1.最重要項目A：何のためのイベントか？
（「商品問い合わせ増」「問い合わせ総数20件」など、開催の目的や目標を具体的に書き出す）
☑ 2.最重要項目B：参加して欲しいターゲットは？
（「オンライン配信に悩むマーケティング担当者」など、具体的に書き出す）
☑ 3.「1・2」を元に、イベントを具現化すると？
（イベントタイトルと概要文を作る）
☑ 4.さらに、具体的な内容は？
（プログラムと登壇依頼者の候補を決め、オファーをする）
☑ 5.配信形式と参加形式は？
（ライブ配信か収録を配信か、また登壇者が参加者に向け話すセミナー形式か区別なく語る形式かを決める）
さらに詳細と内容を固める
☑ 6.いつ？（イベント日時を決める）
☑ 7.どこで？（配信会場を決め、必要ならば日時と併せてオファーする）
☑ 8.撮影・配信は自前で？外部に委託？（必要ならば外部委託会社を決めて発注する）
☑ 9.どの配信プラットフォームを使う？（配信に最適なプラットフォームを決める）
☑ 10.どんな内容を話す？（登壇者と共に内容を詰める）
開催プランの構築
☑ 11.参加者の登録管理は適切か？
（登録フォームの作成、またフォローやリマインドメールの内容や配信スケジュールを固める）
☑ 12.どこでどう周知・集客する？
（Web・SNS・紙・動画などのイベント案内のツール・メディアを決め、集客する）
☑ 13.当日のコンテンツの準備はOK？
（「10」を元にパワーポイントなどでコンテンツ・資料を準備。また司会者用台本・質問が無かった場合のQ&Aの例・終了後のアンケートフォームも準備する）
☑ 14.当日の進行は万全か？（進行スケジュールを確認する）
☑ 15.当日は誰がいつ何を担当する？
（会場や配信環境・進行表などと照らし合わせ、当日の運用スタッフの配置を決める）
☑ 16.万が一の備えは万全か？
（予備回線の準備、また可能ならば緊急時の対応マニュアルも作成する）
②開催当日にやるべきこと
いよいよイベント当日を迎えました。ハプニングへの臨機応変な対応も想定しつつ、開催時間までに十分な準備と確認をすれば、あとは進行スケジュールに沿ってひとつひとつ進めていくのみです！
会場、撮影・配信環境の準備
☑ 17.会場の通信・撮影・録画状態は万全か？
（回線・映像・音声の配信と収録をテストする）
☑ 18.オンライン参加の登壇者の通信状態に問題はないか？
（これは意外に抜けがち。登壇者の回線テストも忘れずに実施しましょう）
☑ 19.会場自体の準備も万全か？
（配信設備の設営・照明・演出小道具などを確認する）
出演者（登壇者・司会者）、運用スタッフとの最終確認
☑ 20.進行スケジュールの再確認、スタッフの配置は万全か？（リハーサルを実施する）
☑ 21.出演者の服装は適切か？
（これも意外に抜けがち。配信時の服装がイベントに適切か、また背景によるカメラ映りも確認・調整する）
☑ 22.出演者・スタッフの安全管理は適切か？
（緊急時の対策、適切な感染対策ができているかなどを確認する）
配信開始後の確認
☑ 23.映像と音声の配信・視聴に問題はないか？
（開始後も並行して配信・視聴状態を確認する）
☑ 24.出演者への情報共有はリアルタイムでできているか？
（参加者のリアクションなどを登壇者・司会者に共有する）
☑ 25.イベント中に差別的な言動やリアクションはないか？
（終了後の炎上対策も含め、出演者の発言や参加者のコメントなどは随時確認し、問題があれば素早く対応する）
③終了後のフォロー
イベントが無事終了しました。残るはラストの5項目です。イベントをさらに良いものにするために、終了後のフォローを行いましょう。
参加者と出演者へのフォロー
☑ 26.参加者の生の声・感想は集められているか？（アンケートを実施する）
☑ 27.出演者へのお礼を忘れていないか？
（これも意外に抜けがち。出演者へのサンクスメールを送る）
振り返りと次回開催への布石
☑ 28.イベントレポートは作成できているか？
（レポート記事や収録動画をまとめ、自社サイトなどに掲載する）
☑ 29.イベント当日の未参加者へもアプローチできているか？
（レポート記事や収録動画を、未参加者へのフォローメールなどでも配信する）
☑ 30.イベントの振り返りはできているか？
（レポートや動画などで開催内容を振り返り。さらに参加者の分析やアンケート集計を行い、改善点をまとめて次回の開催に活かす）
以上30のリストをご紹介しました
ここまで読んでいただき、それでもやっぱりリストが多いなあという方もご安心を。というのも、必ずしも全てを自社で行う必要はありません。
また、「社内向けのイベントか？社外向けか？」「参加者の人数・開催時間は？」「無料か？有料か？」など、イベントの種類によっては、おすすめのツールや運営方法なども異なってきます。
TOPPANでは、長年に渡る企業プロモーションで培ってきたノウハウ・企画力やハイクオリティな映像制作力を最大限活かし、あらゆるオンライン配信イベントのサポートが可能です。ご希望に応じた適切なプランをご提案いたしますので、まずは以下のリンクからお気軽にお問い合わせください。
また30項目の中でも特に開催会場・配信プラットフォーム・会場の通信環境についてより詳しく知りたいという方は、以下のコラムもぜひご覧くださいませ。
2022.05.24
