コラム

受け取る側にもメリットがある電子請求書！電子帳簿保存法改正で注目されるそのメリットとは？

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、電子データ保存の要件が一部緩和されました。半面、この改正で厳しくなったのは国税関係帳簿や国税関係書類の保存方法です。データはデータのまま、紙はデータか紙で保存することになるのですが、紙で保存する場合には保管のコストや手間がかかります。

また、DXの推進が叫ばれている昨今、紙で保存していてはDX化の第一歩であるペーパーレス化も進みません。取引先へ送付する請求書も、手間やコストを考えれば電子データの方が喜ばれるのです。

今回は請求書の電子化と改正電子帳簿保存法の関係、電子請求書のメリットなどについて解説していきます。

請求書の電子化とは？

請求書の電子化とは、請求書の情報を電子データ化してWeb上で表示したり、PDFファイルとして発行したりすることをいいます。一般的には請求情報を請求書発行システムや専用のソフトウェアを用いて電子化しますが、電子化された請求書は「電子請求書」や「Web請求書」などと呼ばれます。

電子化された請求書はWeb上で表示するだけでなく、Webサイトからダウンロードしたり電子メールに添付して自由に送ったりすることができます。また、電子請求書と似たような言葉として「デジタルインボイス」というものもありますが、こちらはインボイス制度で定められた適格請求書（インボイス）をデジタル化したものを指すことが多いので、請求情報を単に電子化した電子請求書とは区別する必要があります。

紙の請求書とは異なり、電子化された請求書はそのやり取りに時間がかからず、またやり取りする方法にも選択肢が多いことが特長です。電子化された請求書は、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法の定めに従って運用されなければなりません。

改正電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する場合の取り扱いについて定めた法律です。電子帳簿保存法は1998年に初めて制定されましたが、以後2005年、2015年、2016年、2019年、2020年、2021年と改正が続いています。また、現在進行形で要件の緩和や変更などが行われているので、常にその動向に注意を向けておく必要があります。

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法の改正のポイントは、電子帳簿等保存や電子取引保存の要件緩和でした（税務署長の事前承認制度廃止やタイムスタンプ要件、検索要件等についての緩和など）。他方、厳しくなったポイントもあり、電子データの保存方法についてはプリントアウトして紙で保存することは基本的にできなくなりました。つまり電子データは電子データのまま、紙は紙か電子データで保存することが求められるようになったのです。

例外として、2023年度の税制改正大綱により、相当の理由によってシステム対応を行うことができなかった事業者は、2024年以降も一定の条件下で電子取引の出力書面（紙）の保存が可能となっています。

電子帳簿保存法の対象となる文書の種類

電子帳簿保存法の対象となる文書は、以下の3つに分類されます。

国税関係帳簿:
仕訳帳や総勘定元帳、売上台帳、仕入台帳、現金出納帳、固定資産台帳、賃金台帳、原価台帳など

国税関係書類:
国税関係書類は「決算関係書類」と「取引関係書類」に分かれる
・決算関係書類　貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表など
・取引関係書類　請求書、見積書、納品書、注文書、領収書、検収書など

電子取引:
電子取引とは、インターネット上のWebサイトから取引情報をダウンロードした場合や、取引先から請求書や領収書などの電子データをメールで授受した場合などが相当します。今回お話ししている電子化された請求書は、この電子取引に分類されます。

また、電子帳簿保存法には保存の方法として、「電子帳簿等保存」、「スキャナ保存」、「電子取引保存」の3つの区分が存在しています。

電子帳簿等保存:
パソコン等で電子的に作成した帳簿、書類をデータのまま保存する場合の区分です。帳簿とは、例えば市販の会計ソフト等で電子的に作成した国税関係帳簿を指し、書類とは電子的に作成した国税関係書類（決算関係書類と取引関係書類）を指します。

国税に関わる国税関係帳簿や国税関係書類を電子データで保存する場合、「真実性の確保」や「可視性の確保」が保存要件として求められます。これらの要件は、最も重要な書類に位置付けられる国税関係帳簿ではすべてを満たす必要があり、国税関係書類は一部の要件のみ適用となっています。

スキャナ保存:
取引先から紙で受領、または自ら作成した国税関係書類を画像データで保存する場合の区分です。画像データの取得方法は、スキャナーでスキャンする方法の他、スマートフォンやデジタルカメラで撮影して保存した画像データも認められます。スキャナ保存には要件（入力期間の制限や画像の解像度、タイムスタンプの付与、等）が定められており、重要書類はすべてを、一般書類は要件の一部を満たすことが求められています。

※重要書類とは、国税関係書類のうち国税庁長官が定める資金や物の流れに直結・連動する書類で、領収書や請求書は重要書類に該当します。

電子取引保存:
電子取引保存とは、電子的に授受した取引情報をデータで保存する場合の区分です。具体的に電子取引とは、以下のような方法で行われる電子データのやり取りを指します。
・メールに添付されたファイルやWebを経由（ダウンロード）して取得したデータ
・EDI（ネットワーク経由で発注書や納品書などの取引文書を交換すること）
・ペーパーレスFAXなどを通じてやり取りされる電子データの取引

電子帳簿保存法には上記のような区分がありますが、電子化された請求書は電子取引保存の要件に従って保存することになります。

DXの推進を考えれば双方がペーパーレス化を進めるべき

先述のように改正電子帳簿保存法では、電子データは電子データのまま、紙は紙か電子データで保存することが基本となっています。一見、電子帳簿保存法対応は面倒にも思えますが、DX推進に関わるペーパーレス化だと考えれば効率化も進むのではないでしょうか。

電子請求書はどちらも手間とコストがかからない

＜発行側のメリット＞:
・無駄な工数の削減
書類を電子化して送付すれば、印刷、封入、郵送などの手間が必要ありません。

・業務効率化
無駄な工数を削減すれば業務効率化につながり、コア業務への専念も可能になります。

・コスト削減
印刷や封入、郵送が必要無くなるので、印刷代や郵送費などのコスト削減が可能です。

・DX化推進、ペーパーレス化
書類の電子化が進み、社内のDX化とペーパーレス化も推進できます。

・期限の厳守
災害や法改正など、さまざまな理由による配送遅延を気にする必要が無くなります。

＜受け取り側のメリット＞:
・保管コストの削減
請求書を紙で保管する必要が無くなるので、保管に関わるコスト（ファイルや保管スペース）を削減できます。また、開封や整理の手間も必要無くなります。

・電子帳簿保存法対応
電子帳簿保存法にのっとり、そのままデータを保存できます。

・業務効率化
発送側と同様に無駄な工数が削減でき、業務効率化につながります。

・DX化推進、ペーパーレス化
書類の電子化を進められるので、社内のDX化とペーパーレス化が進みます。

このように、国税関係書類の重要書類に当たる領収書や請求書の電子化は、請求書の発行側、受け取り側（取引先）、双方にとってメリットがあるのです。

まとめ：電子請求書でのやり取りは双方にメリットがある

電子帳簿保存法に対応して業務を進めていくためには、国税関係帳簿や国税関係書類の電子化は必須です。取引関係書類である請求書の取り扱いも、電子化すれば発送側、受け取り側、共にメリットが生まれます。

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・社外（取引先や得意先）に対してどうしたら電子化を理解してもらえる？
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