コラム

請求書の正しい書き方とは？失敗しないポイントを解説

経理の主な業務に請求書の作成業務があります。請求書は会社の売り上げに直接関わる重要な書類です。万が一、請求の内容に誤りや抜けがあると、自社の売り上げや取引先の支払いに大きな影響を及ぼすことになります。場合によっては、取引先からの信用を失う可能性も。

こうしたトラブルが起きないよう、請求書の正しい書き方や失敗しない方法を詳しく解説します。

請求書の基本的な項目:
①題目
②請求番号・発行日
③請求先
④発行者
⑤請求金額

上記5項目を記載します。

「題目」には「請求書」または「〇月度　請求書」と記載するのが一般的です。「発行日」は締め日にしておきましょう。また、どの取引についての請求なのかが分かるように、「請求番号」と呼ばれる管理番号を記載しておくことが望ましいです。

「請求先」は取引先の会社名ですが、必要に応じて担当部署や担当者名を記載する場合もあります。

「発行者」は自社の社名・郵便番号・住所を記載し、社判を押印するのが一般的です。加えて、担当者や部署の責任者を記載する場合もあります。その際は、社判と各人の印鑑を押印するようにするとよいでしょう。

「振込先」には銀行名・支店名・口座種別（普通・当座）・口座番号・口座名義を記載しますが、このとき、銀行名・支店名に加えて、銀行コード・支店コードを記載しておくと先方が支払い手続きをスムーズにできます。また、口座名義はカタカナで記載するようにしておきましょう。

「請求金額」は、請求内訳の小計に消費税を足した合計金額を記載します。

請求内訳表に必要な項目:
請求内訳表を作成し、項目には取引内容や件名を記載する「概要」、それぞれの数量を記載する「数量」、1個当たりの「単価」、合計金額を記載する「金額」を設けます。

同じ月に複数の取引がある場合は、「概要」にそれぞれの件名を記載し、数量・単価・金額もそれぞれの欄に記載します。このとき、単価・金額は税抜き金額を記載しましょう。また、割引などがあった場合は、「概要」に割引と書き入れ、単価・金額に割引後の金額を記載します。

内訳表の下段には、各取引の金額を合計した小計、消費税、小計と消費税を合わせた「合計金額」を記載します。
内訳表の下方に「振込先」と「支払期限」を記載すれば請求書は完成です。

請求書の作成方法は三つ

請求書の代表的な作成方法には、専用のシステムやPCの汎用ソフトを使う方法に加えて、紙の請求書に手書きする方法があります。請求書は法的に定められた形式はなく、必要な事項が記載されていればよいので、自社の運用ルールや取引先の要望に合わせて作成しましょう。

請求書の作成方法によって手順や特徴は異なり、それぞれにメリット・デメリットも存在します。

電子請求書システムや会計ソフトのテンプレートを利用する:
電子請求書システムや会計ソフトには、あらかじめ請求書や納品書など目的別のテンプレートが用意されています。
これらのテンプレートを利用するメリットは、請求書を一から作成する手間が省けることや、あらかじめ計算式が入っているため計算ミスや入力間違いなどの人為的ミスが起こりにくいことが挙げられます。

デメリットは、システム導入や運用維持にコストがかかること・取引先から指定されたフォーマットでの請求書作成を求められた場合、別途作成しなければならないことです。

Word・Excelを使って自作する:
WordやExcelを使って請求書を自作することも可能です。一度ひな型を作成しておくと、次回からは必要項目を入力するだけで請求書の作成ができます。ただし、ひな型の作成には時間がかかるうえ、計算式も自作しなくてはなりません。万が一計算式を間違ってしまうと、誤った内容の請求書になってしまいます。これを避けるためには、計算式が正しいことを検証する必要があり、その分多くの手間がかかります。

またWordやExcelの場合、異なるPC環境でファイルを開いた場合に、レイアウトが崩れるなど正しく表示されない可能性も出てきます。

紙の請求書に手書きする:
紙の請求書に手書きで必要項目を記入する方法には、市販の請求書を利用する場合と企業の指定請求書を利用する場合の二通りがあります。どちらも紙の書式に必要事項を記入します。
手書きの請求書は、担当者によって筆跡が異なるため金額や摘要などの改ざんがしにくいこと・電子データと違って情報漏えいの危険性が少ないことがメリットに挙げられます。

その一方で、作成に手間がかかること、また人の手で記入や計算を行う必要があるので、人為的ミスが起こりやすいことがデメリットといえるでしょう。

請求書作成の際に注意したいポイント

請求書には、送付するタイミングや郵送のマナーなど注意したいポイントがあります。

万が一、記載内容に間違いがあると取引先に大きな損害を与える可能性があり、信用問題に発展する恐れも出てきます。また、請求書の郵送にはマナーがあります。先方に失礼にならないように正しいマナーを身に付けておきましょう。下記で詳しく説明します。

請求書を送付するタイミング:
請求書を送付するタイミングは取引方法によって異なります。取引方法には、次の2種類があります。
「継続取引型」は、取引先からの発注を継続的に受けて行う取引のことです。請求のタイミングは毎月、決まった日になります。
「受注請負型」は、いわゆる売り切り型の取引のことで、主にシステム開発や建築などに多く、成果物を納品した段階が請求のタイミングとなります。

郵送する際のマナー:
紙の請求書を求められた際の一般的なマナーは以下の3点です。

・できるだけA4サイズの用紙を使用する
・個人宛ては「様」、会社・団体宛ては「御中」を使う
・添え状を同封する

請求書のサイズに決まりはありませんが、A4サイズが一般的とされていますから、一社だけでもサイズが異なると、先方が整理するときなどに扱いにくくなるかもしれません。郵送の際は三つ折りにし、封筒に入れるとよいでしょう。
折り方は、用紙の下3分の1を折り上げ、そのあと、上3分の1を折り下げます。こうすることで、先方が請求書を開いたときにスムーズに文書の確認ができます。

請求書の宛先は、取引先会社宛てもしくは担当者宛てが一般的です。会社宛ての際は、会社名または部署名のあとに「御中」を、担当者宛ての際は氏名のあとに「様」を付けます。担当者宛ての場合、会社名・部署名のあとに「御中」は必要ありません。むしろ「御中」と「様」を併用することはマナーに反するので注意しましょう。

また、請求書のみを郵送するのもマナーに反します。郵送の際は、必ず添え状を同封しましょう。添え状の題目には請求月と請求内容を、本文には請求期間・支払期限などを記載します。

まとめ：電子請求書システムを活用し、正確かつスピーディーな請求書作成を

請求書の正しい書き方と送付に関するポイントをご紹介しました。請求書には決まった書式がないので、市販されている紙の請求書や表計算ソフトでも作成が可能です。ですが、一通ずつ手書きで作成するにも、テンプレートを自分で作成するにも、作業に時間と労力が必要になります。一方、電子請求書システムなら、よりスムーズに請求書発行ができます。

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