コラム

請求書の電子化とメール送付での注意点

経理の事務作業の中でも、重要でありつつも手間のかかる作業の一つが請求書の処理です。パソコンを使って作成し、印刷した後に上司に金額を確認してもらい、それから社印を押して封入・郵送する。この一連の手続きが取引先ごとに発生します。この作業を紙ベースからデータにできれば、かなりの省力化になるのではないでしょうか。

今回は、請求書を電子メールで送ることに関連した情報をまとめて解説します。

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請求書のメールによる送付は違法となるか

請求書をデータ化してメール送付することは、基本的に違法ではありません。

そもそも請求書は法的には発行が義務付けられていないため、書面・データのいずれの扱いでも問題無いとされています。
請求書は、見積書や発注書、契約書、領収書などと同様に証憑書類の一種であり、国税関係書類に分類されます。国税関係書類とは、決算関係書類（貸借対照表、損益計算書、棚卸表、買掛金台帳など）と取引書類（見積書、契約書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書など）の総称です。

近年、経理のデジタル化による業務効率および生産性の向上が国によって推奨されているため、請求書についてもデータとして扱う方向性は時代の流れに沿っているといえます。
従来の紙ベースでは、物理的なやり取りに時間と手間がかかります。電子的な手段を利用することで、業務の効率化を図れるのであれば、積極的に取り入れることが望まれます。

請求書をデータ化する場合には、統一ルールやフォーマットを整備し、安全で確実な電子的な送付手段の確立が必要です。
国税関係書類の取り扱いには法的な要件が存在するため、これらについて、後続の章でさらに詳しく説明していきます。

請求書を電子データで送る場合の留意点

請求書をメールで送る場合に留意したい点を解説します。

電子帳簿保存法とメール送付

請求書のデータ化に関連する要件は、電子帳簿保存法で定められています。電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律です。

電子帳簿保存法では、電子取引によって授受した取引データの保存が義務化されています。電子取引とは電子的に情報をやり取りすることで、電子メールもこれに該当します。
電子帳簿保存法では原則、請求書を紙で受け取ったものは紙（原本）かデータで保存できますが、データで受け取ったものはデータでしか保存できないとされています。

プリントアウトした紙での保存は、2023年12月31日までは一定の要件下で出力書面での保存を認める経過措置が取られています。2024年1月からは基本的には全適用となりますが、2023年度の税制改正大綱により、相当の理由によってシステム対応を行うことができなかった事業者は、2024年以降も一定の条件下で電子取引の出力書面（紙）の保存が可能になっています。

請求書をメールで送付する際に関連する、電子帳簿保存法の主な要件は以下のとおりです。

紙で受け取った請求書を電子データ化する場合、タイムスタンプを付与してデータの信頼性を確保する必要がある:
タイムスタンプとは時刻認証局が発行した時刻情報とハッシュ値により、データの信頼性を保証する仕組みです。ただし、電子取引の保存要件は受領側にとって必要な要件であるため、送信側としてはタイムスタンプを付与せずに送信しても違法にはなりません。

電子データで保存する際には、真実性と可視性の確保が求められる:
具体的には、コンピューターシステムを使用して記録の訂正や削除の履歴を確認できることを指します。可視性の確保には、「取引年月日」、「勘定科目」、「取引金額」などの主要な情報に基づいた検索が可能である仕組みが必要です。

自社がオフィスソフトなどで作成、プリントアウトして押印したのちPDF化した請求書をメール送信した場合の控えについては、基本的にはプリントアウトののちに押印し、送信したPDFデータが保存対象となります。ただし発行した請求書データの内容について変更される恐れが無く、合理的な方法により編集された状態で保存されたものであると認められるデータであれば、押印前の控えでも問題無いとされています。

請求書をメールで送る際に気をつけること

請求書をメールで送付する際に気をつけたいこととしては、以下があげられます。

改ざんできない形式で送付する:
WordやExcelなどのオフィスソフトで作成したデータをそのまま送付すると、請求書の内容が改ざんされる可能性もあるため、一般的に改ざん不可とされるPDFなどのデータ形式を活用する必要があります。

電子印鑑の使用:
法的には押印無しでも問題はありませんが、トラブルを未然に防ぐ意味で押印を求める場合が多く見られます。
電子印鑑は、電子文書に押印可能なデータ化された印鑑です。印影に識別情報・タイムスタンプが保存されたものであれば法的な効力が認められるため、万が一の場合にも安心です。印刷物への押印と比べると、出力コストや手間を軽減できるメリットがあります。

ファイル名に内容と日時を表記する:
電子帳簿保存法の「検索性の確保」に準ずるためにも、ファイル名に「取引年月日」「取引内容」「自社名」などを含めておくのがおすすめです。メールは、請求書データが添付されていることが明らかに分かる件名としましょう。

クラウドストレージを利用する:
請求書には取引上の機密情報が多く含まれることから、近年では安全性を担保するために、クラウドストレージを利用し、受信者にダウンロードしてもらう手法が広まってきています。ログイン認証でアクセス制限できるツールもあり、添付ファイル形式で送付する際に懸念される、メール盗聴やマルウェア感染などのリスクも回避できます。

弊社が提供するハイセキュリティファイル転送サービス「WebBureau®︎ Transfer（ウェブビューロートランスファー）」であれば、ログイン認証や暗号化通信に加えてファイル送信時のウイルスチェック、IPS装置や高機能ファイアウォールによる不正アクセス検知などで請求書をはじめ重要なデータを守ります。クラウドストレージをご検討中であれば、ぜひ一度「WebBureau®︎ Transfer」のサービスサイトをご覧ください。

データの送付やパスワードの共有に関しては、セキュリティへの意識を持ち、より安全な方法を探ることも大切です。

電子請求書システムを使って請求書を送る

電子帳簿保存法に準拠した電子請求書システムを取り入れることにより、以下のメリットが得られます。

経費の削減

従来の印刷や紙、郵送、封入などに関わるコストを大幅に減らすことができます。さらに作業負担を軽減し、業務の効率化が進むことで、社内リソースの有効な活用に貢献します。

高いセキュリティ性

システム内においては請求書や各種帳票は基本的に暗号化され、閲覧のためにIDやパスワードが必要となります。伝統的な紙媒体でのやり取りと比べると紛失や盗難の恐れも少なく、セキュリティが確保されます。

修正と再発行の容易さ

記載に誤りがある場合でも、簡単に修正や再発行が可能となります。迅速な対応により、再送付による遅延が回避できます。

タイムラグの排除

電子請求書システムでは、郵便事情による遅延がありません。物理的な事情に左右されないため、請求書の発行と受け取りに関する時間的な制約が少なく、取引先の締め日への遅れといった精神的な負担も軽減されます。

ペーパーレス化の推進

企業業務におけるペーパーレス化の推進は国によっても推奨されており、効率的な業務と環境保護に貢献する社会的な流れとなっています。経理部を含むバックオフィスでの「紙文化」や「はんこ文化」からの脱却にも寄与し、テレワークや新たな働き方の導入を後押しします。

クラウド上での運用とテレワークの可能性

クラウド対応のシステムを導入すれば、請求書の作成から配信、保存まですべてオンラインで完了します。バックオフィス業務へのテレワーク・リモートワーク導入がしやすくなり、企業としての多様性のある働き方への対応が実現します。

上記にあげたように、請求書のデータ化にはさまざまな利点があります。ただし、企業によって状況は異なるため、電子データでの送信を希望しない取引先も存在する可能性があります。電子請求書システムを導入する際には、電子化のためのソフトウェアだけでなく、紙媒体やFAXでの送付にも対応できるソリューションを選ぶことが重要です。

まとめ：時代の流れが要求する請求書のメール送付

現在は、すべての業務分野において紙ベースの処理からの脱却が推進されています。請求書を印刷、押印し、郵送するといった作業は、非効率な仕事の一つと見なされていくでしょう。請求書のメール送付は法的にも問題が無く、電子帳簿保存法の要件に即していれば、受け取り側の利便性を欠くこともありません。一方で、やはり紙書類を望む企業がいまだにあることも事実です。電子請求書システムの導入を検討する際には、デジタル（電子データの送付）・アナログ（紙やFAXでの送付）の双方に対応しているシステムを選択することが大切です。

請求書・各種帳票の電子通知サービス「WebBureau®︎（ウェブビューロー）」であれば、紙とデジタル、どちらの請求書も一元管理と配信（配送）が可能です。各種帳票発行のソリューション導入をご検討中であれば、ぜひ一度「WebBureau」のサービスサイトをご覧ください。

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・社内をどう説得したら電子化を進められるかわからない
・社外（取引先や得意先）に対してどうしたら電子化を理解してもらえる？
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