当社製品のご紹介

脱FAXでペーパーレス化を実現する
「SDNECT®」とは

― 資材調達業務における課題は、FAX管理と情報共有

資材調達業務において「FAXの管理が大変」という課題はありませんか？企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）が叫ばれる中、脱FAX化が進まず、いまだに発注にFAXを利用する企業は多く、コロナ禍で在宅勤務を実施しているがFAXのために出社しなければならない“FAX出社”という現象が多くの企業で発生しました。メーカーなどの受発注業務が多く発生するような業種では、FAXが利用されるシーンがまだまだ多く、ペーパーレス化が進んでいないケースが多く見られます。このような状況によりテレワークの導入が難しくなるなど、FAX活用が一つの障壁になってしまっていることがあります。
また、製造業の調達業務には、納期や数量の変更への臨機応変な対応が求められます。このような例外的な調整には電話やメールがよく使われますが、「やり取りした内容の一元管理ができない」「情報共有が難しい」「業務が属人的になる」という課題があります。

― 進めることが難しい脱FAX管理とペーパーレス化

コロナ禍で顕著にFAX管理での業務にさまざまな支障が出ることが分かったものの、多くの企業がなかなかペーパーレス化に踏み込めていません。発注書の管理などをシステム導入してペーパーレス化し、効率化できればどれほど業務がスムーズにいくかは、頭では理解しているものの、これまでの商習慣や取引企業との関係などもあり、脱FAX化への腰は重く、思ったようにデジタル化が進んでいないという現状があります。また、ペーパーレス化やデジタル化という言葉がハードルを上げてしまい、なかなか重い腰が上げられず、FAX管理から抜け出せない状況になっています。とは言え、さまざまな分野でデジタル化が進む中、製造業などでの企業間取引だけが遅れを取るということにもいかず、テレワークにおいてFAXでの発注業務に支障が出たように、改めてペーパーレス化や脱FAX化による企業間取引の効率化を進める必要性に迫られています。

ー調達業務のペーパーレス化を実現し、脱FAX化するためのポイント

それでは調達業務のペーパーレス化を実現し脱FAXを成功させるためのポイントをご紹介します。
そもそもこれまで一貫してFAXでのやり取りを行ってきていますので、脱FAXを実現するためにはFAXに代わる調達業務の手段を検討しなくてはいけません。FAXの代替となるシステムの構築やツールの導入を行う必要がありますが、これらの導入だけでは脱FAX化はうまくいきません。例えば、システムやツールを導入するには教育が必要であったり、ペーパーレス化を進めるにあたり新たな管理方法やルールの見直しも必要になります。
脱FAX化やペーパーレス化は実現できれば効率化やコスト削減への大きな一助となりますが、一方で実現にあたり検討しないといけないことや学習が必要なことも多くあります。そのためペーパーレス化や脱FAX化を推進するツールやシステムを導入する際は一定のハードルがあることを想定し、使いやすく導入しやすいシステムであるか、サポートが手厚いかなどをしっかり確認することが重要です。

― SDNECTは脱FAXにより調達業務を効率化するクラウドサービス

長年TOPPANは包装資材サプライヤーとして多くのお客さまとお付き合いしてきました。そのノウハウを盛り込み、発注側であるメーカーと受注側であるサプライヤーの両者にとって使いやすい企業間取引支援プラットフォーム「SDNECT®」 (Supply and Demand connect)を開発、2020年8月から販売を開始しました。
SDNECTは、従来、FAX・メール・電話を併用して行われてきた調達業務を一元管理できるクラウドサービスです。発注側と受注側をSDNECTでつなぎ、調達データ（注文書・発注書や納入指示）のデジタル化、チャットを使ったコミュニケーション、蓄積された調達データの分析を行うことができます。こうしてSDNECTにより、ペーパーレス、テレワーク対応をはじめとした調達業務の効率化を実現します。
また、単に脱FAXでペーパーレス化するだけでなく、現状のオペレーションをお伺いしながら、どのような課題を解決すべきかを事前に整理したうえでご利用を開始いただいており、導入による業務効率化やペーパーレス化の効果をしっかりと感じていただくことができています。

ペーパーレス化を実現し調達業務を効率化するクラウド型受発注システムSDNECT®

― 電子帳簿保存法の改正により、多くの企業でも対応が必要

電子帳簿保存法（電帳法）は、紙での保管が義務付けられていた国税関係の書類や帳簿を電子化して保存する際のルールを定めた法律です。2022年1月、デジタル化・ペーパーレス化を促進する観点で電子帳簿保存法（電帳法）が改正されました。ここ数年、あらゆる業種でペーパーレス化が急速に進んだ一方で、まだまだFAXなど紙での業務から脱却できず、改正電子帳簿保存法への対応に迫られている企業も多くなっています。

SDNECTでは、注文書や発注書業務における電子帳簿保存法が定めるシステム対応要件を網羅しています。改正法に対応したシステムを活用することで、ペーパーレス化への追い風が吹く中、基幹システムの改修をすることなく、電子帳簿保存法（電帳法）の対応要件を容易に満たすことが可能になります。

電子帳簿保存法（電帳法）に対応し注文書／発注書のペーパーレス化を実現「SDNECT®」

― TOPPANの受発注のノウハウとセキュリティ管理力をいかしたSDNECT

SDNECTはメーカーのお客さまとTOPPANとの間で実際の受発注を行いながら開発。BtoBの受発注業務に適した機能をそろえています。
SDNECTに調達データ（注文書・発注書や納入指示）を登録すれば、注文一覧や納品日時一覧がリアルタイムで更新され、関係者全員で同じ内容を確認できます。これによりFAXからのデータ転記は不要になり、業務の効率化につながります。（画像１、２）
また、特徴的なのはSDNECT内のチャット機能でコミュニケーションが完結できること。メールや電話を使わずにこのチャット機能を活用することで、調達データにひもづいたシームレスな業務フローを実現します。チャットの内容は関係者で共有できるようになっており、業務をカバーし合いながらミスを減らすことにも貢献します。（画像３）
セキュリティ管理も安心です。TOPPANグループ情報セキュリティ基本方針にのっとり、情報コミュニケーション事業も展開するTOPPANのセキュリティ管理能力をいかして安心・安全なシステム構築・運用をいたします。

画像１：注文一覧

画像２：納品指示一覧

画像３：チャット画面

― 資材調達業務の効率化を実現

SDNECTの利用者からは「FAXの仕分けや内容転記の時間を1日当たり約2時間削減できた」「チャットに会話の証跡が残るので便利」という声をいただいています。今後もSDNECTは他のシステムとの連携など、更なる機能拡充を計画しており、ペーパーレス化の推進と調達業務のDXに貢献します。
また、TOPPANが提供する製造現場のデジタル化を支援するソリューション「NAVINECT®」と合わせて、より幅広い業界・業種における資材調達から製造工程におけるデジタル化を支援していきます。