公文書管理の課題
依然として紙媒体中心の管理で、保管スペースや経年劣化の問題や、調査・問い合わせに 対して担当職員の業務負荷が高い。
組織・部門によって紙媒体中心による管理から、データベースによる管理への移行がまちまちで、電子データ形式や管理方法が統一されていない。
長期保存すべき公文書の選別、移管、保存環境の定義と整備が不十分な場合がある。
情報公開請求があった際の文書特定や提供に時間がかかってしまう。
自然災害などによる文書の滅失・毀損を防ぐための対策が十分とは言い難い。
組織の変更や情報システムの更新に伴い、文書管理体制の見直しやデータ移行が必要となる場合がある。
「実用的な」文書管理システム構築
電子化を進めても「業務効率につながらなかった」というお声を聞くことがあります。
活用シーンを想定し、最適化したデータを作成しなければ、費やした労力が無駄になってしまうこともあるのです。
多くの職員様に使いやすいと思っていただける、
業務効率を上げるデータベースを構築していくには、
ゴール（あるべき姿）を思い描きながら、各工程を推し進める必要があります。
TOPPAN 公文書電子化サービス ご支援事例
- 渋谷区様
区政資料のデジタルアーカイブ化 -
区広報紙と広報取材写真は、今まで紙媒体で保管されており、公開されていませんでした。
区制施行90周年を契機に、資料の保存・継承と、さまざまな人が区の歩みに触れられる機会の創出、国内外への渋谷区の魅力の発信などを目的として、本事業は開始しました。
弊社支援では、区広報紙はスキャニングおよび全文テキスト化、広報取材写真はスキャニングを実施し、さらに自走可能な機能性と、渋谷区にふさわしい独創性に富んだクリエイティブを兼ね備えた専用CMSサイトの開発からローンチまでを約5カ月で実現しました。
- 行政機関様
大量の申請書の電子データ化 -
申請者から提出された、大量の申請書のテキストデータ化および分析を実施しました。
業種ごとに関連する省庁で集約された申請者から届いた紙の申請書（認定書・申請書・申請書提出用チェックシートの3種類）を、PDFデータとして毎月受領。
電子データのプラットフォームへの流し込みを可能にするために、申請書の中から必要な項目の入力を行い、さらに、入力したデータを用いて各項目の集計表を作成および分析を行い、レポートしました。
TOPPAN 公文書電子化サービスの特徴
- 1
- 対象となる文書の構造把握
文書の種類・サイズ・量もまちまちの公文書。
TOPPANの公文書電子化サービスは、自治体業務や行政事務効率化の豊富な経験を活かし、電子化する資料の整理・分類や、職員の皆様が実務で活用しやすいフォーマットの検討も合わせて実施します。
上流・下流過程も意識した、実用的で運用効率の高い電子化業務を提供します。
文書の種類・サイズ・量もまちまちの公文書。
TOPPANの公文書電子化サービスは、自治体業務や行政事務効率化の豊富な経験を活かし、電子化する資料の整理・分類や、職員の皆様が実務で活用しやすいフォーマットの検討も合わせて実施します。
上流・下流過程も意識した、実用的で運用効率の高い電子化業務を提供します。
- 2
- 活用シーンへの理解 調査・企画・設計などのコンサルティングから資料整理などの実作業、資料の利活用施策、構築後アーカイブ運営のための引継ぎ・教育まで、課題の洗出しと更なるご提案を含め、トータルにサポートいたします。
調査・企画・設計などのコンサルティングから資料整理などの実作業、資料の利活用施策、構築後アーカイブ運営のための引継ぎ・教育まで、課題の洗出しと更なるご提案を含め、トータルにサポートいたします。
- 3
- 大量の資料のデジタル化（スキャニング～テキスト化）
これまで培ってきたスキャニングの実績に於いて、何百万枚～何千万枚といった大量の資料のデジタル化を実現します。単票・書籍・大判・マイクロフィルム等、さまざまな資料形態・特性に応じて機材を選定し、ご要望に沿った品質でデジタル化を行います。
さらに、展開可能なOCRシステムで大量の画像データからテキストデータを生成致します。
これまで培ってきたスキャニングの実績に於いて、何百万枚～何千万枚といった大量の資料のデジタル化を実現します。単票・書籍・大判・マイクロフィルム等、さまざまな資料形態・特性に応じて機材を選定し、ご要望に沿った品質でデジタル化を行います。
さらに、展開可能なOCRシステムで大量の画像データからテキストデータを生成致します。
- 4
- 活用しやすいデータの作成
様々な文字・レイアウトへの対応はもちろん、ご要望の形式にてデータを変換。日本語の活字に対しては、TOPPANが独自開発したOCRシステムや校正システムの組み合わせにより、精度の高いテキストデータ（認識精度99.98％を実現※）をご提供します。類似の文字を1文字単位で切り出す独自校正システムにより、作業効率化とともに、校正工程における情報漏洩リスクに対して配慮しております。
※作成要件により精度が異なる場合もあります。
様々な文字・レイアウトへの対応はもちろん、ご要望の形式にてデータを変換。日本語の活字に対しては、TOPPANが独自開発したOCRシステムや校正システムの組み合わせにより、精度の高いテキストデータ（認識精度99.98％を実現※）をご提供します。類似の文字を1文字単位で切り出す独自校正システムにより、作業効率化とともに、校正工程における情報漏洩リスクに対して配慮しております。
※作成要件により精度が異なる場合もあります。
- 5
- 使いやすく、持続可能なデータベースの構築
作成した資料目録（メタデータ）・デジタル化した資料をもとにデータベースシステムを構築します。
作成した資料目録（メタデータ）・デジタル化した資料をもとにデータベースシステムを構築します。
- 6
- AI活用×電子データで、検索性向上
電子化された書面は、AI活用で業務効率の向上に寄与します。
電子化した書面を、他のデータとあわせてデータベースに登録。生成AIによる検索が可能となり、データベース内の情報は異なるファイル形式や階層構造から横断的に回答を生成します。
電子化された書面は、AI活用で業務効率の向上に寄与します。
電子化した書面を、他のデータとあわせてデータベースに登録。生成AIによる検索が可能となり、データベース内の情報は異なるファイル形式や階層構造から横断的に回答を生成します。
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