OCRで業務効率化した事例3選
～貴社も同様の課題を
　　　　抱えていませんか？～

OCRは、活字文書や手書き文字を活用できる形でデジタルデータ化する有効な手段の１つです。近年はOCR技術に対する認知も進み、社内文書や帳票類をテキストデータ化する動きも多く見られます。実際、社内にある紙書類をデジタル化して業務に役立てたいという課題を抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、OCRで業務効率化を実現した事例を3つご紹介します。同様の課題を抱えられている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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プレスリリースとは、企業が新商品の発売や新しいサービスの提供開始を知らせたり、株主向けに提供される情報などを盛り込んだりする文書や資料を指します。ニュースレターとも呼ばれることがあります。

プレスリリースは、その名の通り基本的にメディアに向けて書かれるものでした。メディアを通じて世間一般に情報を伝えてもらうことが、プレスリリースの目的です。

このプレスリリースは、企業では主に広報部の管轄となります。社内の最新情報を取りまとめて、プレスリリースとして配信・公開するわけです。

しかし企業の広報部においては、過去に発表したプレスリリースについて課題を抱えているケースがあります。

●導入前の課題
ある企業の広報部では、お客様や取引先などから過去の製品やプレスリリースの内容について問い合わせを受けることが多々ありました。現在は主に自社のHP上に掲出しているため、検索には困りません。しかし、かつてはメディアに向けてFAXを流していた時代もあり、過去に発表したプレスリリースに関しては、紙文書の状態でしか残っていないものが多くありました。

そのため、古い情報について問い合わせがあったときには、社内に保管しているファイリングされたプレスリリースをひっくり返して探し出すという、とても非効率な対応を取っていました。

●OCRによる課題解決と効果
そこで課題解決策として選ばれた手段がOCRです。紙のプレスリリースを、校正付きの高精度なOCRサービスを利用して、テキストデータにしました。PC上で過去のプレスリリースも含めて検索できるようになったため、知りたい情報を簡単に探し出せるようになりました。

その結果、ステークホルダーからの問い合わせに迅速に対応できるようになったことで、良好な関係を築き上げています。

過去に制作した「周年史」や「社内報」は、データ化することで、閲覧の利便性が高まるとともに、将来の周年史制作の際にデータを流用できるメリットがあります。そのため、データの無い周年史や社内報をOCRでテキストデータ化する取り組みが行われています。

●導入前の課題
ある企業は、周年を迎えるにあたって、過去の周年史や社内報の内容を活用しようと考えました。しかし、数十年前の周年史と社内報は、紙の状態でしか残っておらず、デジタルデータとしては存在していませんでした。これでは流用できないどころか、検索もできません。

貴重な情報源を最大限に活用できない状況に、周年事業担当者は不安を募らせていました。

●OCRによる課題解決と効果
そこでOCRを活用して、紙の周年史と社内報のテキストデータ化を実行しました。周年史は歴代のものをすべてデータ化しておくことで、新たな周年史の制作時に役立ちます。

このケースでは、高精度なOCRと校正がセットになったサービスを利用したことで、将来、長きにわたって活用していける「周年史」及び「社内報」のアーカイブを作成することができました。

周年史制作の負荷が軽減できただけでなく、社員の名前で検索をかけられるようになったことで、過去のプロジェクトと担当社員の紐づけや定年退職を控えた社員の情報収集等も行うことができるようになり、周年後も総務部門・広報部門で頻繁に活用されています。

役員会議や株主総会などの内容を記録する「議事録」や、重要な物品の購入や新規取引先との契約などの稟議に使用される「稟議書」は、古いものになると紙の資料で保管しているケースが多いのではないでしょうか。必要なときにすぐに取り出して確認することができないというケースも少なくありません。

●導入前の課題
ある企業では、議事録や稟議書を紙の状態で保管していたため、内容を振り返りたいというときに一苦労でした。しかも、一部の管理職しか内容を把握できない資料が混在しているだけでなく、社員のデスクの足元に山積みになっていたり、段ボール箱の中に収納されていたりしていて、活用しづらくなっていることが大きな課題でした。

●OCRによる課題解決と効果
そこで検討したのがOCRによる処理でした。日付や合番を含めた全文のテキストデータ化を行い、法律で規定された保管期間を過ぎていた書類に関しては、廃棄する判断を下したのです。社内のペーパーレス化推進の機運と合致していたこともあり、当該部門だけでなく、全社的な書類電子化プロジェクトのきっかけにもなりました。

校正付きの高精度なOCRサービスを利用したため、正確な検索が行えるようになり、紙文書を探す手間と時間が大幅に削減されました。こうして、DX（デジタルトランスフォーメーション）への第一歩を踏み出すことになったのです。

OCRで業務効率化を実現した事例をご紹介しました。これから社内でOCRの活用を進める際に、参考になさってください。

また、OCRの活用を検討する際にぜひ知っておいていただきたいのが、OCRサービスには多くの種類があるということです。その違いをよくとらえた上で、選定いただければと思います。

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このサービスの特徴は、ただのOCRサービスではなく、独自のOCRシステムと校正システムによるテキストデータ化を行うところにあります。

従来のOCRによるテキスト抽出は、文字の認識率が低く、対象文書には向き不向きがありました。また、人の目による校正チェックは欠かせなく、作業負荷が高いのも課題でした。

TOPPANのサービスでは、旧字、ルビ、割注等のあらゆるスタイルの文字の読み取りが可能であり、精度99.98%※を実現する校正システムにより、用途にあったテキスト化を実施し、それらの課題を解決します。

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txt、PDF、HTML、Excel等、多彩なデータ形式に変換できますので、テキスト化後の業務の効率化にも寄与します。


前述した事例3選と同様なケースでお困りでしたら、ぜひともTOPPANにご相談ください。OCRによる紙資料のテキストデータ化は、得意とするところです。

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2024.11.12