オフィスで行うべき防災対策の基本とは？

近年、大規模な自然災害が相次ぐ中、企業や自治体は防災対策をより強化していく必要があります。企業は、オフィスにおける防災対策を徹底することで、従業員の労働安全を守る義務を果たすことができます。

今回は、オフィスにおける防災対策の必要性のほか、対策の基本とともに注意点をご紹介します。ぜひお役立てください。

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オフィスにおける防災対策の必要性

企業の防災対策の取り組みは多岐にわたりますが、その中でもオフィスにおいて取り組みを進めていく必要があります。なぜ行う必要があるのかを確認しておきましょう。

一般会社員の多くは、一日の大半をオフィスで過ごすことになるため、オフィスにいる際に被災する可能性が高くなります。そのため、雇用する側の企業は従業員のためにオフィスの防災対策を徹底する必要があります。

そもそも企業は、従業員の安全を守ることについて法律と条例で義務付けられています。具体的には、労働契約法の安全配慮義務の項目の中で、使用者は労働者の命や身体の安全確保に努めなければならないと規定されています。日頃の従業員の健康管理や労働災害の予防のほか、地震や台風などの自然災害時の安全配慮も必要です。

条例については各自治体によって定められています。例えば東京都の「東京都帰宅困難者対策条例」では事業者の取り組みとして従業員の一斉帰宅の抑制を掲げており、3日分の水や食料などの備蓄に努めることを定めています。

オフィスの防災対策に注力することは、従業員を守ることに加えて、オフィス内の物的被害を最小限にとどめるためにも重要になります。

企業の防災対策は、事業継続・早期復旧を目的としています。事業資産の損害を最小限にとどめるだけでなく、社会的な責任を果たすためにも、事業活動を止めることは防ぐ必要があります。万が一、事業が停止しても、早期に復旧できる対策を万全に準備しておくことが重要です。

これらの内容は自治体おいても同様であり、事業継続のために従業員が働く場所の防災対策を十分に行っておくことが求められます。

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オフィスにおける防災対策の基本

具体的に、オフィスにおける防災対策にはどのような方法があるのでしょうか。基本的な取り組みをご紹介します。

多くのオフィスに備わるデスクトップパソコンや複合機、キャビネットなどのモノについては地震が起きても転倒せず、モノが落下しないための対策が必須です。専用の器具で固定したり、キャビネットの中身が飛び出さないためにガラス飛散防止シート を貼り付けたりすることが考えられます。

業務で使用する重要なデータについてはしっかりとバックアップをとっておくことも重要です。災害時にはパソコンやサーバなどが使えなくなる可能性があるため、早期復旧を目指すために必要になります。

オフィスにおいては、交通機関がストップした場合、帰宅困難者となる従業員も出てくるため、食品の備蓄は重要です。一人あたり3日分を目安に従業員数の分だけ準備しておきます。

防災グッズは、従業員が安全に避難行動を進めるために必要です。

具体的には、停電時の備えとなる懐中電灯やラジオ、安全を守るための消火器やヘルメット、救護のための消毒液や絆創膏、医薬品、衛生対策 としての簡易用トイレやトイレットペーパーなどが必要です。

人的被害を最小限に抑えるために、オフィスの避難経路をしっかりと確保しておくことが重要です。廊下や非常階段にモノを置いておくと、いざというときに逃げることができません。

灯油や塗料などの危険物が転倒・落下しないように配置を工夫しておく必要があります。また消防法により、火災報知器や消火設備の設置が義務付けられており、法に準拠した設置をする必要があります。

防災責任者、火元責任者などの役割を決め、災害時には迅速に役割を果たすための行動を取れるようにします。平時にも訓練などを実行し、その役割を浸透させておくことで、災害時にも迷わずに活動ができるようになります。

災害時には、従業員の安否確認を迅速に行うことで、事業継続につなげることができます。災害が発生した直後は通信障害などが起き、携帯電話が利用できなくなることを想定し、他の手段による安否確認の方法を決めておくことが重要です。メールや災害用伝言ダイヤル、安否確認システムの導入などが考えられます。

消防法において、企業は年一回以上の避難訓練の実施が義務付けられています。防災訓練や防災教育を従業員に対して行うほか、オフィス近隣との協力体制も確保しておき、地域や周辺企業とともに防災訓練を行っておくことも重要です。

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オフィスにおける防災対策の注意点

オフィスにおいては、防災対策を進める上で次のような点に注意することをおすすめします。

企業が避難経路の確保や、備蓄や防災グッズの準備などをいくら徹底して行ったとしても、災害発生時に従業員がそれらを知らなければ意味がありません。事前に避難経路及び備蓄や防災グッズの収納場所、備えの状況などを周知しておく必要があります。防災訓練や防災教育の機会を利用して、十分に社内に浸透させておく必要があるでしょう。

備蓄や防災グッズは、備えればいいというわけではなく、定期的に入れ替える必要もあります。特に食品には賞味期限が定められているため、必ず入れ替えが必要になります。災害時に利用できないといった事態にならないように十分に注意しましょう。

近年は大規模な自然災害が増加しているのに加え、新型コロナウイルスのように、予期せぬパンデミックも含めて災害の種類が増えています。このことから、いつどこでどのようなことが起きるかわかりません。防災対策は定期的に見直してアップデートを続けていくことをおすすめします。

近年は防災対策に役立つさまざまなシステムやツールも増えています。社内の防災対策を徹底する上でも、外部の防災セミナーなどに積極的に参加して、最新情報を得ておくことも重要といえます。

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まとめ

企業におけるオフィスの防災は、企業の事業継続を進めるためにも重要な取り組みといえます。基本的な取り組みに加えて、最新のシステムやツールを導入しながら、着実に進めていきましょう。

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2024.02.29