人事BPOとは？BPO化できる人事業務
BPO導入のメリット・デメリットなど解説

近年、人事業務を効率化させ、経費削減を図る企業の間で、人事BPOが注目されています。しかし、人事BPOには注意点もあるため、ポイントを押さえたうえで導入することが重要です。本記事では、人事BPOの概要やメリットを解説します。
委託先の選び方や導入する際の注意点なども紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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人事BPOとは人事・労務業務を一括して外部に委託する形態

BPOとは「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」の頭文字を取った略称で、アウトソーシングの一形態です。

人事BPOでは、採用や労務管理、人事制度などに関する、人事部門の業務プロセスの一部または全部を一括して専門業者に外部委託します。

外部の専門家に業務を任せるため、より効率的に業務を組み立て、遂行できる点が特徴です。業務の遂行にプラスして、組織課題の可視化や改善・運用なども委託できます。

アウトソーシングとBPOは、どちらも「業務の外部委託」を意味しますが、それぞれの導入目的は異なります。

アウトソーシングの導入目的は、人手不足の補完やコスト軽減など、業務フローの一部を外部に委託する意味合いが強い傾向にあります。

一方でBPOの目的は、自社の業務改善や業務効率化、自社にノウハウがない業務やノンコア業務を外部に委託するといった、広義な意味を持ちます。

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人事BPOの対象となる業務

人事BPOの対象となるのは、人事部門の業務にとどまらず、労務・総務関連業務や経理関連業務など多岐にわたります。
本章では、人事BPOの対象となる、主な業務内容を解説します。

労務管理業務は一般的に、アウトソーシングと相性がよい傾向にあります。労務管理業務では、給与計算や手当・賞与・税金・振込など、従業員のお金に関連する業務を定期的に行います。

その他、年末調整や勤怠管理、社会保険処理、資格取得または喪失・給付・納付、福利厚生、社宅・寮・財形・生保・慶弔・融資なども業務内容に含まれます。

人事管理業務は、企業の目標達成や従業員の能力発揮のために、組織体制やルールを整える業務です。
例えば、研修・教育体制、評価制度構築・人事配置、新卒採用・中途採用・パート・アルバイトの採用計画などが、この業務内容に含まれます。

採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）とは、採用業務に特化した人事BPOです。採用手法の多様化や変化に対する対策として、募集・書類選考・面接・採用決定・内定通知など、採用で発生する一連の業務がBPO化されています。

人事BPOの活用が広がる背景

なぜ近年、企業の間で人事BPOの活用が広がっているのでしょうか。多くの企業が人事BPOを導入する主な背景を解説します。

日本では少子高齢化による労働人口の減少が問題視されています。

企業の競争力低下を防ぎ、安定的な経営継続を実現させるには、限られた労力で業務効率を上げる必要があります。その解決策の1つとして、人事BPOに注目が集まっています。

人事BPOは業務の可視化によるプロセス改善や、コア領域へのリソースに集中できるため、自社の業務効率の向上につながります。

人事BPOには一定の委託費が発生するものの、自社で新たに人材を雇用するよりも、人件費の削減が可能な場合もあります。

人事BPOを活用するメリット

現在、人事BPOを活用する企業は数多く存在していますが、企業が人事BPOを利用するメリットはどのような点にあるのでしょうか。主な3つのメリットを解説します。

人事BPOの活用によって、人事業務における、定型作業や単純作業に割いていたリソースを、他の業務にあてることが可能です。人材育成やマネジメント、新たな施策の策定など、高い戦略性が求められるコア業務へ人的リソースを集中できます。

人事BPOの導入は結果的に、人材不足の解消や、安定した事業の継続などにもつながります。

人事BPOでは、従業員が対応できない専門的な業務知識やスキルを、委託先が活用して対応します。専門家に専門性の高い業務を任せることで、新しい法令や技術に対応しながら、質の高い業務の遂行が可能になります。

業務プロセスの見直しによって削減された時間は、人事制度や人材育成などの業務にあてることも可能です。

自社の従業員を増やして運営する場合、給与や通勤手当などの人件費や、光熱費・通信費などがかかります。

しかし人事BPOは、一連の人事業務を外部に委託するため、人件費やオフィス賃料などの固定費を大幅に減らせます。

また、人事BPOの場合、企業の繁忙期と閑散期に合わせて固定費を調整できます。必要に応じて「外注費用」として変動費化させれば、固定費の負担軽減が可能です。

人事BPOを活用するデメリット

人事BPOにはさまざまなメリットがある一方で、デメリットもあります。主なデメリットとしては以下の3点が挙げられます。

人事業務は、自社の個人情報などの機密情報を扱うため、万が一委託先から情報漏洩があった場合は、損害賠償や慰謝料請求などのトラブルに発展する可能性があります。

このようなトラブルを未然に防ぐためには、BPO業者に委託する際、事前にセキュリティ体制や契約内容をしっかりと確認することが大切です。

人事BPOを取り入れる際、データの整備や自社で行っていた作業マニュアルなどの共有・準備に、多くの作業時間が必要となります。

今まで業務を担当してきた従業員の理解や協力を得ながら、委託する業務内容の整理や、BPO業者との打ち合わせを行うことで、効率的でスムーズな業務の引き継ぎが実現します。

一連の業務を委託した後は、どうしても委託先に人事関連の業務を任せっきりになりがちです。このような状態になると、委託をやめた際に、最新の技術や法令などに対応した業務遂行のノウハウがない状態になるため、人事業務のスムーズな再開が困難になる可能性があります。

ノウハウの損失を防ぐためには、委託後もBPO業者からこまめにフィードバックを受けながら、相互関係を持つようにしましょう。

人事BPOを導入するための3ステップ

人事BPOを導入するためには、いくつかのステップを踏む必要があります。以下で主な3つのステップを解説します。

まずは委託すべき業務を明確にするために、業務の現状と課題を明確にします。そのためには、従業員へのヒアリングや現状の業務にかかっているコストの推計、業務フローの可視化などが有効です。

現状と課題をふまえたうえで、業務の一部をアウトソースするだけでよいか、人事BPOを導入すべきかを検討します。

人事業務の現状と課題が明確になったら、次は委託する業務と自社で行う業務を明確にします。人事業務を細分化し、その細分化した業務ごとに人事BPOを導入するか検討しましょう。

検討の際には、業務委託によって、本当に効果が得られるのか、実際に導入を実現できるかなども考慮します。自社で行う業務については、効率のよい業務フローを考案し、最適化しましょう。

人事BPOとして委託する業務が決まったら、次はBPO業者を選定します。その際には、業務を安心して任せられる業者を選ぶことが大切です。

複数のBPO業者から見積もりを取り、可能であればお試しで運用したうえで、どの業者に委託するか決定しましょう。

人事BPO委託先の選び方

人事BPOの委託先の選定は重要です。以下では、業者を選定する際に押さえておきたいポイントを解説します。

人事BPOでは人事情報を含む貴重なデータを委託先に預けるため、セキュリティ対策が万全な業者かどうかは重要な選定ポイントです。

委託先のセキュリティ対策は、コンプライアンスや国際的な規格に基づいている「ISMS認証」などから把握できます。ISMSとは「Information Security Management System」の略で、情報セキュリティを管理するための仕組みを指します。

過去の受託実績や受託料、その業者に委託している企業などから、BPOサービスの実績が優れているかや、専門性が高いかなどを確認しましょう。

経営状況に関するデータから、倒産の恐れがなく、信用できる業者であるかを確認することも重要です。

先述のとおり、複数の見積もりをとって比較検討したうえで、BPO業者を選定する必要があります。

ただし、単純に安い業者を選ぶのではなく、提供されるサービスの品質や自社のニーズにマッチした業者かどうかなども考慮しましょう。

人事BPOを上手に活用するポイント

ここでは業務をBPO業者へ委託するだけでなく、自社の課題に対して効果を引き出すためのポイントを解説します。

委託する業務範囲が曖昧だと、委託する側と業者側で食い違いが生じる可能性があります。

委託する業務としない業務を適切に切り分け、契約書で明文化しておくと、「委託したはずの業務が行われていない」といったトラブルを回避できます。

先述のとおり、業者に委託した後は、任せっきりにするのではなく、進捗状況の報告を受けて、定期的に業者と連絡を取り合うことが重要です。

高い透明性を維持し続けられるよう、業者と関係性を構築しながら、運用状況を把握し続けましょう。

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まとめ

人事BPOとは、一部または全部の人事業務について、企画・設計・リソースの確保まで一括して継続的に専門業者に任せる形態の委託を指します。委託先を決める際には、業者のセキュリティ対策や実績、価格などに信頼性があるか確認することが重要です。

TOPPANでは幅広い業務改善のノウハウを活かした、人事・管理部門のソリューションを展開しています。セキュアなシステムを構築しながら、オフィス間での人事管理体制や、新たなビジネスシーンの創出を支援しています。人事BPOへの取り組みを進める際に、お困りのことがありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

2023.04.05