人事アウトソーシングを行う
メリット・デメリット・
導入手順・活用ポイントについて解説
働き方改革・人手不足などの影響が大きくなるなか、人事業務の一部をアウトソーシングできないかと検討している企業が増えています。アウトソーシングは企業が抱えるさまざまな課題に対して効果的な方法です。
この記事では、人事アウトソーシングについて、委託できる業務、メリット・デメリット、導入方法などについて解説しています。業務改善のための参考にしてください。
人事アウトソーシングとは
人事アウトソーシングとは、人事業務をアウトソーシングすることです。社内では回せない、回しきれない人事業務を社外に委託し、効率的に進めることを目的としています。
アウトソーシングとは外注、つまり業務を社外に委託し代行してもらうことを指します。
人事アウトソーシングが求められる背景
人事アウトソーシングが求められる背景には、現在の働き方改革、人手不足といった状況があります。
従業員の勤務時間を適正化する働き方改革が各企業に求められていることは自明のことかと思います。さらに、働き手の人口が減っていることもあわせて、どの業界でも人手不足は深刻な問題です。人手不足をカバーする手段として需要が高まっていることもあり、人事アウトソーシングを活用する企業も増加しています。
BPOとの違い
アウトソーシングとよく似た用語にBPOがあります。いずれも「業務の外部委託」という意味ですが、それぞれの目的や委託範囲が異なります。
BPOは「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」の略語です。自社の業務改善や業務効率化を目的として、ある一定の業務プロセス全体を外部に委託します。
アウトソーシングは人手不足の補完やコスト軽減を目的に、業務の一部のみを外部に委託するという意味合いが強くなっています。
このように、BPOはアウトソーシングよりも委託範囲が広いのが特徴です。
人事アウトソーシングの対象となる主な業務
人事アウトソーシングの対象となる主な業務には以下のようなものがあります。
勤怠管理と給与計算
勤怠管理、給与計算は、毎月必ず行わなければならない一方、作業内容が定型的で量が多い作業となります。いずれも共通した作業も多いため、セットで人事アウトソーシングされる例も見られます。
社会保険と雇用保険の手続き
社会保険と雇用保険の手続きは、従業員が入社・退社をした際に必ず発生する業務です。手続き申請の期限もあることから、法的に間違いのないように処理しなければなりません。ときに法改正も行われるため、専門知識のあるアウトソーシング業者に依頼すると安心です。
求人募集と採用
求人募集や採用の業務も人事アウトソーシングの対象となる業務の1つです。採用計画の立案や実際の面接対応などは自社で行い、応募受付や日程調整などのノンコア業務をアウトソーシングすれば負担が減らせます。
従業員教育と人材育成
人材育成のなかには、専門的な知識を必要とするものがいくつもあります。代表的なものが研修業務です。アウトソーシング業者に依頼し、解決したい自社の課題に対する専門の講師を派遣してもらえばスムーズです。その際は、研修日程の調整、研修受講者の選定などもセットで依頼するとよいでしょう。
人事アウトソーシングを活用するメリット
人事アウトソーシングの活用にはさまざまなメリットがあります。それぞれのメリットについて解説します。
人件費を削減できる
大きなメリットとして挙げられるのが人件費の削減です。人事アウトソーシングの費用は、人件費ではなく外注費です。自社の従業員に対する人件費は業務量が少なくても減額は難しいですが、外注費は業務量によって減額できる可能性があります。
外注コストが高い場合もありますが、繁忙期のみのアウトソースであれば閑散期のコストを抑えられるため、メリットとなることが多いでしょう。
人手不足を解消できる
業務の見直しにより、社内でアウトソースできる業務を洗い出すことが、人手不足の解消へとつながります。自社で雇用できる人材はコア業務の担当とし、アウトソースできる業務を外部業者に託すことで、リソースを上手に活用できます。結果として業務効率も上がり、少ない人手で生産性の高い仕事が期待できるでしょう。
重要な業務に集中できる
ノンコア業務を人事アウトソーシングすると、企業の成長と利益向上のための重要なコア業務にリソースをあてて集中できるのがメリットです。
雇用した人材が優秀でも、専門外の仕事に時間がかかっては本来の業務に集中できません。本来成果を挙げるべき業務に集中することで成果につなげられます。
法改正への対応を委託先に任せられる
人事関連の法令は変更されることがよくあり、専門性がない人が業務にあたるとミスにつながることもあります。人事アウトソーシングをすると専門性の高い人に業務を任せられるため、常に法令を遵守した対応が可能です。
人事アウトソーシングを活用するデメリット
多くのメリットをもらたすように見える人事アウトソーシングですが、以下のようなデメリットもあります。
情報漏洩の危険性がある
アウトソースする業務には、個人情報や企業機密などを扱う業務が多く、情報漏洩の危険性もあります。
対策としては、信頼できるアウトソーシング業者を選ぶことが重要です。人事アウトソーシングを検討する場合、業者のセキュリティ体制を必ず確認しましょう。
外注業務の実態が把握できない可能性がある
業務をアウトソースすることで、進行状況やフローが見えなくなる可能性があります。
実態が把握できないと、アウトソース先で知らないうちに不要な業務が行われ、無駄なコストが発生しているなどのトラブルを招く可能性もあるでしょう。定期的な報告書提出を求めるなど、作業内容を自社で常に把握しておくことも必要です。
外注した業務のノウハウが消失する
業務全体をアウトソースした場合、自社で作業に関わらなくなるため、ノウハウが消失することが想定されます。
人事アウトソーシングが継続して行われているうちは問題が生じにくいですが、やめた場合にその人事業務が行えなくなることを想定して対策を講じなければなりません。
人事アウトソーシングをする業務を選ぶための手順
人事アウトソーシングを行う業務は慎重に選ぶ必要があります。人事アウトソーシングをする業務の選定から実際の運用までの主な手順を解説します。
1.自社の人事業務の課題を抽出する
まずは業務を洗い出し、自社の人事業務にどのような課題があるかを抽出しましょう。
外注する業務を選ぶためには、すべての人事業務を把握しなければなりません。毎月行う業務、繁忙期だけ増える業務、いつもは少ないが特定の時期だけ多い業務などのそれぞれの課題を洗い出し、外注すべき業務を選び出します。
2.外注すべき業務を選ぶ
一つひとつ洗い出した業務のなかから、自社で行いたいコア業務以外で外注すべき業務を選択します。
外注する業務が増えるほどコストが高くなる可能性があるため、数を絞る必要があります。また外注した業務のノウハウが失われる可能性を考慮し、内容を厳選しましょう。
3.業務フローを見直す
外注する業務が決まったら、業務フローを見直し、実際に外注できる状態のフローを作成します。
業務フローができあがってから外注を開始しないと、企業間の連携がうまくいかずトラブルが起こることもあるでしょう。依頼方法や結果報告の受け取り方法など、外注できる基盤を整えることが大切です。
4.アウトソーシング業者を選定する
アウトソーシング業者をいくつかピックアップし、まずは見積もりを依頼します。コスト、業者の実績、コミュニケーションの良し悪し、セキュリティシステムの充実度などの諸条件と仕事のクオリティを十分に比較検討し、自社にとってベストなアウトソーシング業者を決定しましょう。
5.アウトソースする業務のマニュアルを作成し依頼する
アウトソーシング業者と契約が完了した後は、自社で行っていた業務の情報やマニュアルを伝達し、実際に業務を開始します。
これまでに作成した業務フローなども使い、事前に外注先の業者と話し合い、しっかりしたマニュアルを作成してからアウトソーシングを開始するとよいでしょう。
人事アウトソーシング業者を選ぶポイント
人事アウトソーシングを委託する業者は、どのように選ぶとよいのでしょうか。人事アウトソーシング業者を選ぶ際のポイントを解説します。
セキュリティ対策を確認する
セキュリティ対策が疎かなアウトソーシング業者に委託してしまうと、自社の機密情報や個人情報が流出する危険もあります。
社内の環境や導入しているシステム、従業員のセキュリティ対策に対する認識・教育状況なども確認しましょう。
サービスの品質を確認する
アウトソーシング業者と契約する前に、過去の実績・導入企業の事例などを十分に調査し、サービスの品質を確認することをおすすめします。業務担当者の業務能力や対応力、納期遅れなどのトラブルが発生していないかなども調べておくとよいでしょう。
コストを確認する
見積もりで出してもらったコストが予算に合っているか確認します。安いという理由だけで選ばず、費用対効果に見合った品質かどうかもあわせてチェックすることが重要です。お試し期間があれば必ず活用しましょう。
人事アウトソーシング活用のポイント
人事アウトソーシングを成功させるためにはどうすればよいのでしょうか。人事アウトソーシングを有効に活用するためのポイントを解説します。
アウトソーシング業者にまかせっきりにしない
アウトソーシングをしたからといって、アウトソーシング業者にまかせっきりにしないことが大切です。社内で業務の全体像が把握・管理しきれずトラブルにつながるためです。
結果報告を定期的に受け取るなど、アウトソーシング業者とのコミュニケーションをしっかりと取りましょう。
アウトソースする業務は厳選する
人事アウトソーシングを利用する際は、外部に委託するべき業務を厳選し、同時に自社の業務改善も行います。業務全体を改善することで、適切な業務を外注でき、効率化が図れます。
アウトソースをやめた場合の対策を考えておく
アウトソースを依頼するのと同時に、やめた場合の対策もあらかじめ考えておくことがポイントとなります。
アウトソースをやめる原因には、アウトソーシング業者とのトラブル、思うように業務が改善されないなどさまざまです。いつやめたとしても自社でスムーズに対応できる体制は常に必要とされます。
まとめ
人事アウトソーシングは、社内では回しきれない人事業務を社外に委託することを指します。業務内容を厳選し、効率的に行えば、自社のコストを下げられる可能性があります。同時に自社に在籍している人材を有効活用することで、さらに生産性を高められるでしょう。
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2023.04.04