印鑑の電子化で働き方改革を実現

ある程度以上の世代であれば、仕事を通じて「請求書や見積書に社印を押すのは当たり前のこと」と教えられてきたことでしょう。ただし近年では、この「はんこ文化」と「紙文化」が作業効率化やテレワークの妨げとなり、バックオフィスを中心に大きな問題となっています。果たして本当に、請求書や見積書に印鑑は必要なのでしょうか？

今回は請求書に押す印鑑の必要性から、押印する理由、電子印鑑の概要などを解説します。

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請求書に印鑑は必要なのか？

平成以前のビジネスシーンでは、入社したときから請求書や見積書の発行時には社印を押すものだと教えられてきたものです。また現在でも、請求書に社印を押して取引先に送っているケースは決して少なくないでしょう。しかし、果たして請求書に印鑑（社印）は必要なのでしょうか？

実は法律上では、請求書に印鑑は必要ありません。たとえ印鑑の押されていない請求書が手元に届いたとしても、請求された側には支払い義務が生じます。極端にいえば、請求行為は口頭でも成立するのです。ただし、これはあくまで極端な例で、相手に何らかの請求をする場合には請求書を送るのが一般的です。書面によって請求金額や請求の内訳が明らかにされていれば誤解も生じないため、ビジネス上では請求書の発行は常識となっています。

ところが、ここで困るのが印鑑の問題です。法律上印鑑が必要ないことは間違いないのですが、長年の商習慣により、無印の請求書では企業が受け付けてくれない場合もあるのです。

では、そもそもなぜ請求書に印鑑を押す習慣ができたのでしょうか？それには以下のような理由が考えられます。

請求書の信頼度を上げるため:
その請求書を確かにその会社が発行したものと証明し、請求書の信頼度を上げるために押すという理由です。ただし印鑑（正確には印影）は、ほぼ同じものを作る（偽造）することが可能です。極端な考え方かもしれませんが、現代では印鑑が押してあるからといって真正であるという証明にはならないとも考えられます。

偽造や改ざん防止:
請求書が偽造されたり、改ざんされたりすることを防止する目的で印鑑を押す、という理由です。これも上記と同じ理由で、完全な偽造防止にはなりません。

法律上の問題:
あまり知られていないことですが、上記のような私文書の改ざんを行った場合、有印と無印では下記の通り罪の重さが違います。私文書の改ざんはいずれにせよ法律違反なので、この法律の存在が印鑑を押す重要な理由になったとは考えにくいのですが、法律上では有印の私文書を改ざんした方が罪は重くなりますから、改ざんの抑止力が強まると考えるケースはあるかもしれません。

刑法159条
・有印私文書偽造罪（3月以上5年以下の懲役）
・無印私文書偽造罪（1年以下の懲役または10万円以下の罰金）

はんこ文化と紙文化が働き方改革を阻害する

上記のような理由で、請求書に印鑑を押すビジネス上の慣習はいまだに残っています。近年は働き方改革が推進され、テレワークやフレックスタイム制など多様な働き方が求められていますが、これらを阻害しているのがバックオフィスに残る「はんこ文化」と「紙文化」だといわれています。

例えば紙の請求書を印刷したり、押印してもらうためだけに出社したりすることは確かに非効率です。この事情は印鑑を押す管理職の方も同様で、押印（承認）をするためだけに常に出社しなければならないのです。このような状況を改善しなければバックオフィスの働き方改革は進まず、結果として離職率が高くなったり人材採用などにも影響を与えたりしかねません。
また、DX推進の第一歩はペーパーレス化だといわれています。バックオフィスの「紙文化」はDX化を阻害する要因のひとつであるとともに、「はんこ文化」同様、働き方改革の妨げになっています。はんこと紙は一体の関係です。「はんこ文化」を解消すると同時に「紙文化」も解消していかなければ、バックオフィスはDX化でも後れを取ることになりかねないのです。

その解決策のひとつが、電子印鑑です。次章では、電子印鑑の導入効果について見ていきましょう。

電子印鑑の導入が効果的

電子印鑑とは、電子上の文書に印影を表示、もしくは真正性を証明できる情報を付加するシステムです。実際の紙に押印するように、PDFファイル、表計算ソフトや文書作成ソフトで作成したデータに直接印影などを付加することができます。
現在各社からさまざまな電子印鑑システムがリリースされていますが、そのほとんどがクラウドアプリケーションとして提供されているので、実際に出社して押印する必要がなく、テレワーク先や出張先からの承認および押印が可能になっています。

電子印鑑のタイプ:
電子印鑑は、大きく二つのタイプがリリースされています。ひとつは印影を画像化し、電子ファイル上に印影を付加するタイプ。もうひとつは真正性を証明できる、識別情報を付与したタイプです。どちらもクラウド上から使えるものですが、押印する書類の性質によって使い分けるべき電子印鑑システムとなっています。

・印影を画像化したタイプ
印影をそのまま画像化し、電子ファイル上に画像として印影を付与するタイプの電子印鑑です。無料で簡単に画像化できるアプリケーションもあり、複製も容易なので、何かの証明に使えるタイプではありません。ビジネス上の重要な書類に使うことは避けましょう。

・識別情報を付与したタイプ
ビジネスにも使える電子印鑑のシステムとして、有料でリリースされていることの多いタイプです。電子印鑑が法的効力を発揮するためには、公的機関（もしくは認証を受けた認証事業者）の証明が必要になります。その印鑑が、いつ、誰によって押された（付与された）ものか、その後の改ざんがないかを証明しなくてはならないからです。
一般的には第三者の認証局（Certification Authority）が発行した電子証明書が、間違いなく本人の電子印鑑であることを電子的に証明し、ほかにもタイムスタンプ（電子印鑑が押印された時刻を証明するための技術的な仕組み）やシリアル番号などが付与されることによって真正性が保証されます。

印鑑の種類:
印鑑と一口にいっても、ビジネスで使う印鑑にはいくつかの種類があります。印鑑の用途によって使う電子印鑑のタイプが変わってくるので、印鑑の種類について確認しておきましょう。

・代表者印
会社の実印としても使われる、重要性の高い印鑑です。この印鑑は会社設立時の法人登記の際に使われるので、会社であれば必ず作成されているものです。
代表者印は代表取締役の変更や株券を発行する場合、連帯保証人の契約を結ぶ場合などに使われます。会社の代表者が重要な契約や手続きをする場合に使用する印鑑ですが、届け出義務のある印鑑でもあり、電子印鑑にすることはほとんどありません。

・会社印・角印
会社の認め印として使われることの多い印鑑です。代表者印ほどの効力はありませんが、書類が正式な手続きを経て発行されたことの証明や、書類の信頼性を高める効力を持っています。
事業部制を採用している会社では事業部印がこの角印となっていることも多く、事業部が行う契約などに用いられます。このような用途の印鑑であれば、識別情報を付与したタイプの電子印鑑が適しています。

・役職印・データ印
部長、課長などの役職名や、日付の入った印鑑です。ほとんどの場合は社内での運用が多く、内容を承認した、確認したという意味合いを持つ印鑑といえるでしょう。このような目的の印鑑であれば、印影を画像化したタイプの電子印鑑が適しています。

・個人印
社内の手続きや申請などに使う、個人の印鑑です。見積書や請求書の発行者として押印される場合もありますが、本人証明の必要性はそれほど高くないので、こちらも印影を画像化したタイプの電子印鑑で十分です。

このように企業内にはさまざまな種類の印鑑がありますが、その目的に応じた電子印鑑を用意しておけば、バックオフィスの「はんこ文化」はほとんど解消できることでしょう。

まとめ：請求書を電子化したら、印鑑も電子化するべき

法律的には請求書に印鑑を押す必要はありませんが、従来の商習慣から印鑑を要求する顧客もいることでしょう。請求書だけでなく帳票類の電子化とペーパーレス化を計画しているのなら、この機会に印鑑も電子化してしまいましょう。働き方改革推進のためにも、「紙文化」と「はんこ文化」は早々に撤廃していく必要があるのです。

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2022.07.29