メールアドレスの収集方法とは？マーケティング活動拡大に向けた情報を解説

メールアドレスの収集は、現代のマーケティング活動の大切な要素の一つです。販売促進に向けた取り組みの中で、メールを使った営業活動は、顧客に情報を提供しながら、訴求効果を高める大きな役割を担います。紙媒体でのDMは送付しているが、まだメールアドレスの取得に至っていないという顧客を多く抱える企業もあるのではないでしょうか。

今回はメールアドレスの収集方法と、それらのメリット・デメリット、収集方法を選ぶ際の注意点を解説します。

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メールアドレスの収集方法とは？

法人対象の場合には、主に以下のような方法があります。

実際に会場に訪れた顧客の名刺を受領し、記載されたメールアドレスを収集する方法です。受け取る際に、情報配信の可否を確認しておく必要があります。

Webセミナー受講申し込みに当たり、セミナーの詳細を送付するためにメールアドレスを入力してもらうことができますので、そこで収集が可能です。セミナー受講後のメールアドレスの活用について、許諾を取る必要があります。

謝礼やクーポン、景品の受け渡しについて、メールアドレスの入力が必要ですので、無理無く収集できます。終了後のメールアドレス活用について、許諾を取る、または応募することで許諾と見なすといった説明の必要があります。

サービスなどへの会員登録を行う際、必要項目としてメールアドレスを加えておきます。会員規約の中に、会員向け情報の提供に利用することを明記する必要があります。

会員登録などの際、登録先とは別の「第三者からのメールを受信することに同意します」という選択肢を提供する方法です。利用するユーザー側で、メール受信の可否を選ぶことができます。

メールアドレス収集方法別のメリット・デメリット

特に法人顧客向けに使える手法のメリット・デメリットについて解説します。

メリット:
リアルな対面の場を通じて、具体的な関心や志向性を確認しながら潜在顧客としての情報を収集できます。展示会やセミナーへの参加者は特定の興味を持つ可能性が高く、メールによる情報提供を受け入れることに前向きである場合が多いと考えられます。

デメリット:
「展示会・セミナー側が、参加者の名札に個人情報を取得できる二次元バーコードなどを掲載している」といったケースもありますが、そういったシステムが無い場合、名刺の情報をOCR読み取りや手入力でデータ化するための手間や時間など業務負担が生じます。確実な処理のフローが定められていない場合、エラーや重複が発生することもあります。
また、参加した展示会やセミナーとの関連性が低い情報が多く配信されると、拒否反応を招き、逆効果となる恐れがあります。

メリット:
参加者自ら入力したメールアドレスをそのままコピーできるため、入力ミスなどが生じにくくなります。セミナーへの参加により、興味や関心についての情報が得られ、顧客候補としての条件をカテゴライズしやすくなります。

デメリット:
確認のためメールアドレスを複数回入力する作業などが負担となり、Webセミナー自体への参加登録者を減少させる恐れがあります。

メリット:
応募という行為に伴い、受信希望の有無や正確なメールアドレスの確認がしやすくなるため、情報配信の許諾が取りやすくなります。今後も同様のキャンペーンの際に案内を送付することで、継続的にキャンペーン効果を高められます。

デメリット:
メール受信がアンケート・キャンペーン応募の必須条件とされている場合、受信を煩わしく感じることで、応募数が減少する可能性があります。

メリット:
メールアドレスを手間無く収集でき、会員への情報配信という名目があるため、抵抗感を覚えにくいというメリットがあります。

デメリット:
メール配信が多すぎる場合や、想定されるサービスと関連性の低い情報を送った場合、ブランドや企業イメージを損ねる危険性があります。

メリット:
共同登録は、メールアドレス登録に際して「第三者からのメールを受信することに同意します」という選択肢を設け、選択したユーザーのメールアドレスを訪問先以外にも共同で登録する方法です。登録の入り口を増やし、メールアドレスの収集数を増加させることができます。

デメリット:
顧客が共同登録のシステムをよく理解していない場合、意図しない登録が発生し、迷惑メールとして報告されたり、配信元への不信感が生まれたりする可能性があります。明確な同意の意思を確認することが必要です。

メールアドレス収集方法を選定する際の注意点

メールアドレス収集には、上記のようにさまざまな方法が考えられます。ここでは、収集方法を選ぶ際の注意点について解説します。

メールアドレスを集める方法を選定する際には、自社で行う作業、顧客にかかる手間や負担についてのバランスを検討することが大切です。
過度な情報入力要求で顧客の手間や情報開示の負担を増やすと、煩わしさや不信感につながり、メールアドレスの収集が難しくなります。また、先述したように、メールアドレスを複数回入力する手間が増えると、セミナーやキャンペーンの申し込み自体に影響を及ぼすこともあります。

しかし、逆に確認の際の手間を減らしすぎても、後で情報整理のための業務負担がかかる可能性もあります。自社内での業務負担と顧客が行う手続きの負担が適切な範囲内に収まるようにし、過度の要求が無いように考慮します。

メールアドレス収集においては、登録後の処理を自動化するか、人的作業にするかなど、その方法によってかかるコストが違ってきます。
費用対効果を事前に検討し、自社にとってコストパフォーマンスが高い方法を選択することが求められます。

自社が収集したいメールアドレスの量から、完全手動での管理とツールによる自動化などを取り入れた管理、どちらが適当であるかを判断することも大切です。
大量のメールアドレスを収集・管理する場合、手動では入力ミスが増え、更新作業が困難になる可能性があります。また、メールアドレスにひも付けされる情報から顧客をカテゴライズするといったデータ活用の点でも、十分にメールアドレスを活用しきれないことが懸念されます。その場合には、メールアドレスを含めた顧客情報を一括管理でき、常に鮮度の高い情報を業務活用するためのツール導入を検討する必要があります。
ツールの選定においては有料・無料を問わず、必要な機能があるかを確認し、自社の事業目的に一致するものを選択することが大切です。

どんな収集方法であっても、収集したメールアドレスを活用する場合には、個人情報保護法や特定電子メール法などの法律を順守することが重要です。メールアドレスの活用は、営業やマーケティングにとって高い効果が期待できますが、その一方で個人情報であることに配慮し、顧客のプライバシーを損ねない使い方を心がける必要があります。

まとめ：確実な活用を視野に入れたメールアドレスの収集を

メールアドレスの収集方法には、紙のDMへの返信といったアナログ的な手法から、Webフォームによるシステム的な手法まで、さまざまな形があります。大切なのは、収集したメールアドレスを確実に事業活動に活用することです。そのためにも、正確性の高い情報としての価値を持つメールアドレスを収集していく必要があり、自社に合った現実的な収集方法を採用することが求められます。

弊社のサービスでは、紙のDM発送からWebフォームへ誘導し、メールアドレス情報を入手することも可能です。収集したメールアドレスに対しては、「FastEntry®︎」で容易にメール配信を実施できます。また、データ・プリント・サービス（DPS®︎）での紙のDM発送もできるため、対象者や状況に合わせ、最適な情報提供が可能となります。

メールアドレスの収集と、その後の活用についてお悩みの際にはぜひご相談ください。

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お客さまインタビュー

2024.01.12