受発注システムとは？
導入メリットや選定のポイントを解説！

企業活動において、近年、業務効率化や品質向上のためにさまざまなシステムが導入されています。その中でも、効率的な取引を実現するために欠かせないものとして、受発注システムがあります。
今回は、受発注システムの概要から基本的な機能、導入メリット、選定ポイントをご紹介します。

---

受発注システムとは？

受発注システムとは、受注・発注処理における一連の業務をデジタル化し、煩雑な受発注業務を効率化できるシステムです。

受発注業務は、取引先から商品や資材の注文を受ける「受注」と、仕入先に注文を出す「発注」の2種類の業務の総称です。受注側になれば受注業務、発注側になれば発注業務を行います。
受注側は一般的に、次のようなフローで業務を進めます。

まず、取引先から商品の注文を受けた後、見積書を送ります。次に取引先から注文書を受領し、受注情報をもとに自社の工場などに出荷指示をかけます。そして出荷された商品が取引先に納品された後、支払いを受け、領収書を発行します。

このように受発注業務には、受注側と発注側の繰り返しのやりとりが発生することから、効率的な連絡手段が必要になります。従来はメールや電話、FAXなどが用いられてきましたが、これらの方法は記入ミスや確認漏れといった人為的ミスが起こりやすい上に、紙によるやりとりは煩雑で非効率になるなどの課題がありました。

そこで近年のデジタル化の流れもあり、正確かつ手軽に、そしてスピーディーに業務をすすめられる受発注システムが利用されるようになっています。

受発注システムが活用できる業種

受発注システムは、主に製造業や卸売業、小売業など、物理的な商品を取引する業種に広く採用されています。また、一般企業や官公庁、自治体でも、各種資材の受発注、発送などの業務に活用されることもあります。

受発注システムの機能

一般的な受発注システムには、主に次のような機能があります。

①受注管理
　複数の取引先などから受注した情報を、正確に漏れなく管理することができる受注管理の機能
　です。


②発注管理（納入指示・配送指示）
　発注側が使用する機能で、納入指示や配送指示などの作業を、システムを介して手軽にでき、
　システム上に注文したい商品や発注数、希望納期などを入力して発注処理を行えます。

③在庫管理
　自社商品などの在庫がどのくらいあるかを管理する機能です。常に増減する在庫が、リアルタイム
　で把握できます。

④顧客管理
　顧客（発注者）の情報を管理できる機能です。

⑤届先管理
　商品を納品する届先の名称や住所などの情報を管理できる機能です。

⑥入出荷管理
　入荷と出荷の情報を管理できる機能です。例えば注文内容をもとに出荷情報を自動作成し、
　出荷指示を自動化できるシステムもあります。

⑦配送管理
　商品の配送状況や到着確認などを管理できる機能です。

受発注システムを導入するメリット

受発注システムを導入することにより、次のようなメリットが期待できます。

受発注システムは、従来の紙やExcelシートでの管理、メールや電話、FAXを通じたやりとりと比較して、大幅に業務を効率化することが可能です。手入力の必要性を極力なくし、複数の取引先やチャネルからの受注を一元化することにより、管理がシンプルになり、煩雑な管理業務を正確かつ効率的にしてくれます。

受発注システムの在庫管理機能を用いれば、常に現状の在庫情報をリアルタイムで把握できるため、在庫管理の正確性が向上します。
在庫数を超える受注を防止できるほか、不足が予測できれば迅速な在庫コントロールが可能になり、機会損失を防ぐことができます。

受発注業務のフローにはさまざまな工程がありますが、各取引先の案件ごとに個別に手動で管理するのはむずかしいものです。受発注システムを用いることでリアルタイムかつ正確な受発注状況を把握できるため、適切な管理が行えます。

受発注システムを用いれば、受注から出荷指示までを自動で処理することもでき、リードタイムおよび納期の短縮につながります。特に電話やFAXなどアナログの手段で受注している場合には、手作業で起票して受発注処理をすることが多く、手間と時間がかかることから、出荷までのリードタイムが長引いてしまいがちです。受発注システムを用いることで、受注から出荷までの大幅な時間短縮につながります。

電話で注文を受け付けていた場合、聞き間違いや聞き漏れの恐れがどうしても付きまといます。またFAXでは文字が読みにくくなることもあり、誤った解釈も起こり得ます。いずれも、結果的に誤った商品を出荷してしまったり、納期に間に合わなかったりする恐れが出てきます。

受発注システムを利用し、システムを通じて受発注が行えば、これらのヒューマンエラーを削減できます。

受発注システム選定のポイント

受発注システムを選定する際には、次のポイントを押さえることで、より自社に最適なものを選ぶことができるでしょう。

受発注システムを導入する際には、業務効率化やヒューマンエラー削減、在庫管理の適正化などの課題解決を目的に検討されることが多いです。受発注システムは世の中に複数存在し、それぞれ備える機能や対応できる内容も異なります。

まずは目的と解決したい課題をもとに自社に必要な機能を洗い出した上で、必要十分な機能を備えるシステムに絞り込みましょう。それらを比較検討しながら最適なシステムを決定するのをおすすめします。

受発注システムは日常的に使用するものであるため、誰もが使い続けやすく、操作が簡単という点を重視して選ぶのをおすすめします。
受発注システムを取引先にも使っていただくケースがありますが、簡便さを追求することで、受発注業務がよりスムーズになるでしょう。

受発注システムは、顧客情報や自社の在庫状況、受発注金額などの機密情報を扱うシステムであるため、セキュリティを万全にしておかなければなりません。サイバー攻撃が多発している昨今、システムは安全性の高さを追求する必要があります。サービス提供事業者が、どのようなセキュリティ対策を施しているのか明確にしておきましょう。

受発注システムは、それぞれの業界・業種に特化していることがあります。例えば、製造業やメーカー向け、飲食店向け、ECサイト向けなど得意とする受発注システムが存在します。管理したいモノに合っているか、同業種の導入事例があるかなども確認しておくとよいでしょう。

自社の業務の特性に合わせた柔軟な項目設定が可能かどうかも重要なポイントです。例えばデータの登録や検索、表示項目の設定を柔軟に行うことができれば、より受発注業務が効率化します。

またシステム自体のカスタマイズ性も重要です。例えば既存システムと連携したい、スマートフォンでも操作できるようにしたいなど、ニーズに応じてカスタマイズ対応できるかどうかも選定時のポイントとして押さえておきましょう。

まとめ

受発注システムは受発注業務を効率化する有益なシステムです。導入を検討する際には、ぜひポイントを押さえて最適なシステムをお選びください。

TOPPANでは、受発注業務を効率化できるシステム「BRIDGITAL®︎（ブリジタル）」をご提供しております。

受発注対象（資材）の手配状況や在庫情報の見える化を実現する資材管理システムであり、在庫や配送の生じるどのようなものにも利用できます。受発注業務のデジタル化と必要な情報の見える化により、在庫の過不足、業務負荷の問題や対応遅れを解消し、煩雑な受発注業務の効率化を図ることができます。

また、使い続け易さを重視したUI（ユーザーインターフェース）を備え、業務特性に合わせて、管理データの登録・検索・表示項目の柔軟な設定が可能であることや、カスタマイズへの柔軟な対応などに強みがあります。
ご検討の際にはぜひお気軽にご相談ください。

2024.03.21