書類の電子化とは？
メリットや方法、課題解決策を解説！

日々、業務を遂行していく中でたまっていく紙の書類。電子化する計画はあっても、その方法は最適なものを選択する必要があるため、吟味されている方も多いのではないでしょうか。
今回は、書類の電子化の基礎知識やメリット、電子化の方法、よくある課題と解決策をご紹介します。

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書類の電子化とは、社内に存在する紙媒体の書類をパソコンやスマートフォンなどのデバイスで扱えるよう、電子媒体に変換することをいいます。

近年は急速なデジタル化の発展により、業務もデジタル上で行うことが増えており、リモートワークの普及も手伝って、データ共有をしながら業務を行うことが必要不可欠となってきました。またDX（デジタルトランスフォーメーション）が推進され、データ活用による業務変革を志向する必要性も出てきています。これらを背景に、多くの企業においては書類の電子化が急速に進められています。

電子化の対象書類としては、契約書や見積書、申請書、企画書、社内資料、社内報、マニュアルといった一定期間保存しておきたい文書が挙げられます。

書類の電子化を進めることにより、主に次のメリットが得られます。

●検索性向上などの生産性向上につながる
紙の書類はデジタルデータのようにキーワードなどの文字指定による検索ができないので、膨大な量の紙の書類の中から必要な内容にたどりつくためには、大変な労力が必要となります。テキストデータとしてうまく電子化できれば検索性が向上し、業務効率化および生産性の向上につながります。

●紙の印刷・保管コストの削減
紙の書類をパソコンから出力して作成する場合、印刷工程を要するため印刷コストがかかります。また紙の書類は物理的な保管スペースを要するため、それらを電子化していけば、保管スペースを削ることができ、保管コストが削減できます。

●劣化・紛失防止
紙の書類は経年劣化から印刷された文字が読みづらくなったり、消えてしまったりする恐れがあります。また紛失や盗難リスクもあります。

書類の電子化を実施するためには、主に次の方法があります。

●スキャン
コピー機や複合機などのスキャン機能を使って書類のスキャンを行い、電子化する方法です。最も手軽で早く行える方法ですが、大量の書類をスキャンする場合は時間を要します。
また単純にスキャンしただけの書類は「画像」として読み込まれることから、文字データを検索したり、コピー＆ペーストして利用したりすることは不可能です。

●OCRでテキスト抽出
OCR技術を用いて、紙の書類の文字情報をテキストとして変換しながら電子化する方法です。
OCRとは、「Optical Character Reader（またはRecognition）」の略で、画像データ上の文字であっても、テキストとして認識し、テキストデータに変換する光学文字認識機能を意味します。紙の書類をOCR機能のあるシステムで読み取れば、テキストデータとしてデジタル形式に変換できます。
OCRで電子化した書類は、パソコンで入力した文字と同じように、検索をかけたり、コピー＆ペーストしたりできるようになります。

●スマートフォンやタブレットのカメラで撮影
紙の書類をスマートフォンやタブレットのカメラで撮影する方法です。
一般的なカメラで撮影するのであれば、スキャンと同様、文字情報も画像として取り込まれます。一方、OCR機能を備えるカメラを利用すれば文字情報がテキストデータ化された状態で電子化できます。
ただし、この方法は撮影者によって精度が変わってくるという課題があります。

社内の書類の電子化を実施する際、次のような課題に直面しがちです。

●社内でスキャン・OCRを実施すると精度が低い
書類の電子化においては、文字情報をテキストとして取り扱えるOCRを利用する方法が最も効率的であることから、注目されています。しかし、社内でコピー機や複合機などのスキャン機能使ってOCRを簡易的に実施する場合、原稿が曲がったり、原稿を飛ばしたり、原稿が折れてしまったりしてスキャンされるケースが多いようです。これらのようなスキャニング不備があると、OCRでのテキスト化の精度が落ちてしまいます。
この問題が、書類の電子化のスムーズな進行を妨げているということも多くあります。

●時間的コストがかかる
書類の電子化は、どのような方法を採用したとしても、社内で実施する際には、どうしても業務外の作業になってしまいます。そのため、長期間を要するのは覚悟しなければなりません。時間的コストの問題は意外と大きいものといえます。

これらの課題を解決する手段として、高精度なOCR技術と専用の機器を持つ画像化のプロが、短期間で書類の電子化を行ってくれる外部サービスを利用する方法が挙げられます。最適なサービスを選定して、効率的に書類の電子化を進めましょう。

書類の電子化は、近年の企業をとりまく状況において欠かせないものとなっています。業務効率化を考えながら電子化を進めるためには、高精度なOCRテキスト化のサービスを利用するのが有効といえます。

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2023.09.29