社内マニュアルの検索性を高めるには？
ポイントを解説！
~社内業務のDＸ化の第一歩~

社内マニュアルを制作して、業務効率化や教育、属人化の解消などに役立てることを検討している方は多いのではないでしょうか。社内マニュアルの検索性を高めることは、「社内業務のDＸ化の一歩」ともいえるかもしれません。しかし、社内マニュアルがなかなか使われないという課題が発生することもあります。
今回は、社内マニュアルが使われない原因の一つである検索性が低いという課題について取り上げます。検索性を高めることのメリットから課題解決のポイントまで、確認してみてください。

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社内マニュアルは現在、紙媒体だけでなく、デジタル形式で作成されることが増えています。デジタル形式の社内マニュアルは、検索しやすいイメージがありますが、必ずしもそうではありません。次のような課題があります。

●そもそも検索できない
社内の紙マニュアルをデジタル化するために、紙マニュアルをスキャンしてパソコンに取り込み、PDF化する方法が取られることがあります。しかし、ただPDF化するだけでは、マニュアル内のキーワードやファイル名などによる文字検索ができません。目視で複数ファイルを一つ一つ開いて探すしかないため、非常に手間と時間がかかります。

●検索しても必要な情報がヒットしない
もともとデジタル書類だったものをそのままマニュアルとして編集したり、新たに文字をパソコン上で入力したりしてデジタル形式のマニュアルを作る場合には、文字検索が可能です。しかし、検索できても、知りたい内容にヒットしないという課題があります。

●検索結果が多すぎてどれを参照すればよいか判断できない
文字検索ができたとしても、検索結果が多すぎる場合には、どの項目を参照すればよいか判断がつきません。社員は検索結果を一つ一つ見ていく必要があるため、手間と時間がかかってしまいます。

●目次から探そうとしても見つけにくい
マニュアル内で参照したい項目を見つける場合、文字検索だけでなく、目次からたどっていくこともあるでしょう。しかし、目次から探そうとしても、各項目のフォーマットが統一されていないために、知りたい情報にたどりつけないこともあります。

社内マニュアルは検索性を高めることで、次のようなメリットが期待できます。

●探したい情報がすぐに見つかる
社員が社内マニュアルを参照してすぐに知りたい情報が取得できれば、業務や社内手続きなどが迅速かつスムーズに進みます。一方、探したい情報がすぐに見つからなければ、社員の業務などが滞り、会社にとって損失になります。検索性を高めることで、情報が見つかりやすくなるため、業務などを滞らせずに済みます。

●ストレスが軽減される
検索しづらく、知りたい情報にすぐにたどり着けないと、社員はストレスを感じてしまいます。サクサク検索できれば、ストレスフリーになり、業務にも好影響となるでしょう。

●利用頻度が増えるため業務が効率化する
社内マニュアルの検索性が向上すれば、マニュアルの利用頻度も自然と増えるでしょう。社員が業務などに必要な情報を素早く適切に取得しながら作業を行うことで、わざわざ社内外の人に問い合わせる工数や手間も減り、業務効率化につながります。

では、社内マニュアルの検索性を高めるにはどのようなことを行えばよいのでしょうか。ポイントをご紹介します。

●そもそも検索できる媒体にする
紙マニュアルをPDF化するだけでは、そもそも文字検索ができません。この課題については、OCRの技術を利用することが解決策となります。

OCRとは、「Optical Character Reader（またはRecognition）」の略で、画像データ上の文字をテキストとして認識し、文字データに変換する光学文字認識機能を指します。紙書類として運用されてきたものも、OCR機能のあるシステムで読み取れば、テキストデータを含むデジタル文書に変換できます。

TOPPANの「高精度OCR全文テキスト化サービス」であれば、独自開発のOCRシステムや校正システムを活用することで、高精度・高品質なテキストデータを生成できます。

旧字などの難易度の高い文字への対応も可能であり、利用用途に最適なデータ形式への変換も可能です。そのため、社内マニュアルのデジタル化を効率的に実施することができ、高い検索性も実現できます。

●表現や語句の統一化・整理を行う
検索しても必要な情報がヒットしないという課題は、そもそもマニュアル内の文章の表現方法や語句の選択に問題があることが原因の一つと考えられます。
表現のバラつきをなくして同じ言葉を使うようにしたり、不要な項目や重複している内容を精査して整理したりすることなどが対策となります。

●タイトルなどに検索キーワードを含める
検索結果が多すぎてどれを参照すればいいか判断できないという課題については、検索時に優先的にヒットするタイトル部分に、検索されやすいキーワードを含めることが一つの対策となります。

●目次・分類を適正化する
目次から探そうとしても見つけにくいという課題に対しては、目次を精査し直すことが求められます。目次の変更にともなって、項目の順番を変えたり、重複項目を統合したり、不要な情報は削除したりといった内容の整理が必要になってくることもあります。

●マニュアル作成に特化したツールを利用する
世の中には、マニュアル作成専用ツールが存在します。このようなツールを使用すると、テンプレートにデータを流し込むだけで、短時間でクオリティの高い社内マニュアルを作成できます。見やすく、検索もしやすくなる可能性があります。
ただし、元のマニュアルデータが整っていない場合には検索性が高まるとは限りません。また作成担当者はツールの操作方法を修得する必要があるため、導入の際には費用対効果をよく検討する必要があります。

社内マニュアルの検索性を高めることは、会社にとって、有益なことです。検索性については今見てきたように数々の課題があります。紙のマニュアルをデジタル形式に作り替える際に高い検索性を持たせたい場合は、TOPPANの「高精度OCR全文テキスト化サービス」のご利用がおすすめです。

当サービスでは社内の古い資料・社内報・マニュアルなどを高精度にOCRで全文テキスト化します。先述の通り、独自開発のOCRシステムや校正システムを用いることで、他社にはできない高精度テキスト化が可能です。

旧字、ルビ、割注などのあらゆるスタイルの文字を読取可能であり、精度99.98%（制作要件により精度が異なる場合があります。）を実現します。またtxt、PDF、HTML、Excelなどの多彩なデータ形式に変換可能です。

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サービス詳細や事例については、サービス紹介ページをご覧ください。

2023.10.10