オフィス利用状況可視化(見える化)で業務改善！
メリットや推進方法を解説

オフィスの利用状況を可視化（見える化）することで、業務効率やコスト削減を図る企業が増えています。特にテレワークやフレックスタイムの導入が進む中、リアルタイムでのオフィス利用状況の把握や分析が注目されています。本記事では、オフィス利用状況の可視化がどのように業務改善に役立つのか、そのメリットや具体的な推進方法について詳しく解説していきます。オフィス運用の最適化を考える際のポイントもご紹介しますので、ぜひご覧ください。

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オフィス利用状況可視化（見える化）とは

オフィス利用状況可視化（見える化）とは、企業内のワークスペースにおける人やモノの動きを、リアルタイムで把握・分析できるようにする取り組みです。従来のオフィス環境では、社員の所在や会議室の空き状況などを一目で確認することが難しく、業務効率の低下や無駄なスペースの発生につながっていました。

この課題を解決するため、最新のテクノロジーを活用した可視化ツールが注目されています。例えば、ビーコンと呼ばれる小型の端末を使用して社員の位置情報を取得し、スマートフォンアプリと連動させることで、誰がどこにいるかを瞬時に確認できるようになります。また、会議室や共有スペースの利用状況も、専用のセンサーやカメラを設置することで、リアルタイムに把握することが可能となります。

オフィス利用状況の可視化により、主に以下のような効果が期待できます。

・業務効率の向上：必要な人材をすぐに特定し、コミュニケーションを円滑化できる。
・スペースの最適化：利用頻度の低いエリアを特定し、オフィスレイアウトの見直しに活用できる。
・感染症対策の強化：密集状況をリアルタイムで把握し、適切な対応を取ることができる。
・コスト削減：オフィススペースの適正化により、維持費用の削減につながる。
・働き方改革の推進：フレキシブルな勤務形態の導入や、ABW（Activity Based Working）の実現をサポートする。

このように、オフィス利用状況の可視化は、単なる「見える化」にとどまらず、企業全体の生産性向上やワークスタイル変革を実現する重要なツールとなっています。

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オフィス利用状況可視化（見える化）が注目される背景

近年、オフィス利用状況の可視化（見える化）が企業の間で注目を集めています。この背景には、ワークスタイルの急速な変化と、それに伴う新たな課題の出現があります。

従来のオフィス環境では、社員は固定席で業務を行い、上司は部下の勤務状況を直接確認することができました。しかし、テレワークやフレックスタイム制の導入により、社員の働き方が多様化し、固定席での勤務が当たり前ではなくなってきました。この変化に伴い、「誰がどこにいるのか分からない」「必要な人材をすぐに見つけられない」といった新たな課題が浮上しています。

同時に、企業は厳しい競争環境の中でコスト削減と生産性向上を求められています。オフィススペースは企業にとって大きな固定費であり、その効率的な活用は経営課題の一つとなっています。しかし、実際のオフィス利用状況を正確に把握することは難しく、多くの企業で無駄なスペースが生まれているのが現状です。

さらに、2020年以降の感染症対策の必要性により、オフィス内の人員密度管理や接触履歴の把握が重要視されるようになりました。特に医療機関では、医療従事者の勤務状況を適切に管理し、過重労働を防ぐことが喫緊の課題となっています。

これらの背景に加え、デジタルトランスフォーメーション（DX）の波が企業に押し寄せています。ICT技術の進化により、オフィス内の人やモノの動きをデジタルデータとして収集・分析することが可能になりました。この流れの中で、オフィス利用状況の可視化は、単なる「見える化」にとどまらず、データ駆動型の意思決定や業務改善を実現する重要なツールとして認識されるようになっています。

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オフィス利用状況可視化（見える化）のメリット

オフィスの利用状況の可視化は、企業に多様なメリットをもたらします。具体的には以下の4点が挙げられます。

・混雑状況をリアルタイムで把握して効率的な座席選択ができる
・利用傾向を分析してオフィス設計や運用方針の改善に役立つ
・無駄なスペースの削減により賃料や光熱費を抑制できる
・密集エリアを把握して感染症対策に活用できる

これらのメリットは、業務効率の向上やコスト削減、さらには従業員の健康管理にも寄与します。
以降では、各メリットについて解説します。

オフィス利用状況の可視化により、社員はリアルタイムで各エリアの混雑状況を確認できるようになります。これにより、効率的な座席選択が可能となり、業務に最適な環境を素早く見つけることができます。

例えば、集中して作業したい場合は比較的空いているエリアを選択し、チームでのディスカッションが必要な場合は適度に人が集まっているスペースを選ぶことができます。このような柔軟な座席選択は、社員の生産性向上につながるだけでなく、オフィス全体のスペース利用効率も高めます。

結果として、企業は限られたオフィススペースを最大限に活用し、業務効率と従業員満足度の両方を向上させることができるのです。

オフィス利用状況の可視化は、単なるリアルタイムの情報提供にとどまりません。蓄積されたデータを分析することで、オフィス全体の利用傾向を把握し、より効果的なオフィス設計や運用方針の策定に活用できます。

例えば、特定のエリアの利用率が常に低い場合、そのスペースの用途変更や縮小を検討することができます。また、時間帯によって混雑するエリアが異なる場合、フレックスタイム制の導入やスペースの時間帯別用途変更などの対策を講じることができます。

このようなデータ駆動型の意思決定により、企業は従業員のニーズに合わせた最適なオフィス環境を提供し、長期的な視点で業務効率と従業員満足度の向上を図ることができるのです。

オフィス利用状況の可視化は、無駄なスペースの特定と削減に大きく貢献します。利用率の低いエリアや過剰に確保されている会議室などを正確に把握することで、オフィススペースの最適化が可能となります。これにより、企業は賃料や光熱費などのオフィス維持コストを大幅に削減することができます。

フロア全体の利用率が常に50%を下回っている場合、オフィススペースの縮小や他のフロアとの統合を検討することができます。また、エリアごとの利用状況に応じて照明や空調の制御を最適化することで、エネルギー消費を抑えることも可能です。

このように、オフィス利用状況の可視化は、企業の経費削減と環境負荷低減の両面に寄与し、持続可能な経営を支援する重要なツールとなります。

オフィス利用状況の可視化は、感染症対策においても重要な役割を果たします。リアルタイムで各エリアの人員密度を把握することで、密集状態を迅速に検知し、適切な対応を取ることが可能となります。

例えば、特定のエリアで密集が発生した場合、システムがアラートを発し、管理者や従業員に注意を促すことができます。また、過去の利用データを分析することで、定期的に密集が発生しやすい時間帯やエリアを特定し、事前に対策を講じることも可能です。

さらに、感染者が発生した場合、その行動履歴を迅速に追跡し、濃厚接触者を特定することで、感染拡大のリスクを最小限に抑えることができます。このように、オフィス利用状況の可視化は、従業員の健康と安全を守りつつ、事業継続性を確保するための強力なツールとなるのです。

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オフィス利用状況可視化（見える化）における課題

オフィス利用状況の可視化において、AIカメラを用いたモニタリングシステムはプライバシーとセキュリティの観点で慎重な検討が必要です。カメラによる監視は高精度な情報収集が可能である一方、社員のプライバシーを侵害するリスクが存在します。さらに、収集した映像データの管理や保護に関する懸念も無視できない問題となっています。

これらの課題に対する有効な解決策として、テーブルセンサーの活用が注目されています。テーブルセンサーは個人を特定せずに利用状況を把握できるため、プライバシーへの配慮とセキュリティリスクの低減を両立することができます。また、導入が容易で通信環境の準備も最小限で済むため、運用面でも優れた選択肢となります。センサーによって取得したデータは、リアルタイムで可視化され、効率的なスペース管理に活用することが可能です。

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オフィス利用状況可視化（見える化）の推進方法

オフィス利用状況の可視化を効果的に推進するには、計画的かつ段階的なアプローチが必要です。
以下の3つのステップを踏むことで、スムーズな導入と継続的な改善を実現できるでしょう。

① 従業員に事前説明をして理解を得る
② 自社の目的に合ったツールを導入する
③ 定期的に効果の分析・改善を行う

これらのステップを順に実行することで、オフィス利用状況の可視化がもたらす恩恵を最大限に引き出すことができます。

オフィス利用状況の可視化を成功させるには、従業員の理解と協力が不可欠です。導入に先立ち、全社員を対象とした説明会を開催し、可視化の目的や期待される効果、具体的な運用方法について丁寧に説明することが重要です。この際、単なる「監視」ではなく、業務効率の向上や働きやすい環境の創出が目的であることを強調しましょう。

また、個人情報の取り扱いや、データの利用範囲についても明確に説明し、プライバシーへの配慮を示すことで、従業員の不安を払拭することができます。さらに、従業員からの質問や意見を積極的に受け付け、必要に応じて運用方針に反映させることで、全社的な理解と協力を得ることができるでしょう。

このように、オープンなコミュニケーションを通じて従業員の信頼を得ることが、可視化推進の第一歩となります。

オフィス利用状況の可視化を効果的に行うには、自社の目的や環境に適したツールを選択することが重要です。まず、可視化の主な目的（例：業務効率の向上、コスト削減、感染症対策など）を明確にし、それに合致する機能を持つツールを探します。

例えば、ビーコンを利用した位置情報システムは、社員の所在を正確に把握したい場合に適しています。一方、カメラやセンサーを用いたシステムは、特定のエリアの混雑状況を把握するのに効果的です。また、既存のシステムとの連携や、導入・運用コスト、使いやすさなども考慮に入れましょう。さらに、複数のベンダーの製品をデモ使用して比較検討することで、より適切な選択ができます。

オフィス利用状況の可視化ツールを導入した後は、定期的な効果測定と分析が重要です。利用状況データをもとに、スペースの活用度や業務効率の変化を客観的に評価することで、投資対効果を明確にすることができます。そのため、レポート分析機能が付帯しているツールを選択することをお勧めします。

分析結果に基づき、必要に応じてレイアウトの変更やツールの設定調整を行うことで、より効果的な運用が可能になります。また、データの蓄積により、中長期的な施設計画や働き方改革の方針決定にも活用することができます。環境の変化に応じて柔軟に改善を重ねることで、持続的な効果を得ることができます。

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オフィス利用状況可視化を実現する「nomachi」とは

TOPPANが開発した「nomachi」は、オフィスや施設の混雑状況や空席をリアルタイムで可視化するサービスです。施設の利用状況を素早く把握したいという現場のニーズに応え、小型センサーを活用することで、シンプルかつ効率的な運用を実現します。

「nomachi」の特徴は、利用シーンや目的に応じて複数の種類のセンサーから選択できる点です。テーブルセンサーや人数計測センサー、AIカメラなど、施設の特性や要件に合わせて最適なデバイスを組み合わせることが可能です。

「nomachi」のデータ分析機能は、施設運営の効率化に大きく貢献します。リアルタイムでの状況把握に加え、蓄積されたログデータを基にした詳細な利用状況の分析が可能です。

例えば、時間帯別の利用傾向や、スペースごとの稼働率などを可視化することで、より効果的な運営方針の策定に活用できます。また、管理画面から利用状況を分析することで、スタッフ配置の最適化や業務効率の改善にも役立てることができます。

「nomachi」のテーブルセンサーは、プライバシーとセキュリティの両面で優れた特徴を持っています。個人を特定することなく利用状況を把握できるため、AIカメラの導入が難しい環境でも安心して活用することができます。

センサーは座席や空間の利用状態のみを検知し、個人情報やプライバシーに関わるデータは一切収集しません。そのため、セキュリティポリシーの厳しい企業や組織でも、安全に導入することが可能です。

「nomachi」の導入プロセスは、極めて簡単です。通信環境の準備は不要で、電源を挿すだけで利用を開始できます。センサーの設置も特別な工事は必要なく、両面テープで貼り付けるだけという手軽さです。また、月額レンタルプランを用意しており、初期費用を抑えて導入することができます。

さらに、フロアマップなどの素材を活用することで、混雑状況の可視化WEBページも短納期で提供可能です。お客様のニーズに合わせたカスタマイズも可能ですので、まずはお気軽に公式サイトからお問い合わせください。

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まとめ

オフィス利用状況の可視化は、現代のビジネス環境において業務改善の鍵となります。リアルタイムでの混雑状況把握や効率的な座席選択、コスト削減、感染症対策など、多様なメリットをもたらします。適切なツールの導入と従業員の理解を得ることで、オフィスの効率化と従業員満足度の向上を実現できます。定期的な分析と改善を行うことで、常に最適な環境を維持することが可能です。
この可視化を実現するソリューションとして、TOPPANの「nomachi」と「nomachi®DP」が注目されています。「nomachi」は多様なセンサーを用いて混雑状況をリアルタイムに可視化し、「nomachi®DP」はそれにダイナミックプライシングを組み合わせて収益最大化を支援します。これらのツールを活用することで、企業は生産性の向上と競争力の強化を効果的に図ることができるでしょう。

2024.12.17