文書管理・電子化でこんなお悩みはありませんか？
必要な図面や書類を探すのに時間がかかり、問い合わせ対応や共有に手間取っている
書庫が満杯で、オフィスの移転やレイアウト変更、フリーアドレス化が進まない
テレワークや遠隔地の拠点から、紙の資料を確認できず業務が滞る
貴重な社内資料（契約書・社史など）が劣化しており、破損や紛失のリスクがある
機密情報のため社外に持ち出せない書類があり、電子化をあきらめている
電子化後の原本をどう処分・保管すべきか判断できず、手つかずになっている
過去のマイクロフィルムやメディア（VHS/DVD等）を再生できる環境がない
TOPPANの「文書電子化BPOサービス」は
電子化に向けた現状の調査からデータ活用・原本管理などの各種業務を
ワンストップで包括的にサポートします
TOPPANは、印刷事業で培った「画像処理技術」と、BPO事業の「運用ノウハウ」を基盤に、
官公庁・金融・製造・教育など多様な業界の文書電子化を支援してきました。
単なるスキャン代行にとどまらず、文書情報管理士をはじめとする
専門スタッフが、現状の調査から最適な仕様設計まで伴走します。
特に、事前に目録とサムネイル画像を作成し、電子化すべき資料をお客さまに選別いただく工程を設けることで、
不要なデータ化を防ぎ、「無駄なコストを抑えた賢い電子化」を実現します。
一般的な書類はもちろん、A0サイズを超える大判図面や、裁断できない製本資料、フィルムなどの特殊媒体まで、
お客さまの資料形態に合わせて最適な機材で対応可能です。
また、機密情報のため持ち出しができない重要書類についても、会議室を一つご用意いただければ、
機材を持ち込みその場で電子化環境を構築する「オンサイト（出張）対応」が可能です。
電子化データを作って終わりではなく、Web閲覧システムの構築によるDX化や、
原本管理においても高い技術力を提供します。
「脱酸処理（酸化防止）」「燻蒸（殺虫殺卵）」「中性紙封筒への入れ替え」といった、
図書館や博物館レベルの高度な保存技術で貴重な原本の劣化を防ぎ、
情報のライフサイクル全体をシームレスに最適化します。
TOPPANの文書電子化BPOサービスは、単なるペーパーレス化にとどまらず、
「情報資産」としての価値を高め、貴社の課題に応じた最適な文書管理環境の構築を実現します。
電子化を行うタイミングとメリット
ビジネス環境の変化は、文書管理を見直す絶好の機会です。オフィスの移転やDX推進といった
お客さまの事業フェーズに合わせて、コスト削減や業務効率化といった課題解決を支援します
文書電子化BPOサービスの導入例
TOPPANの文書電子化BPOサービスの事例をご紹介します。
- インフラ・エネルギー関連企業 支援事例
大量の大判図面・文書電子化による省スペース化 -
インフラ・エネルギー関連企業様では、社屋改修に伴い、書庫を圧迫する大量のファイルや大判図面の保管場所確保と、検索効率の向上が課題でした。
TOPPANは全社的な文書電子化を受託。特に大判図面は、専用の「大判スキャナ」や「BookShot（非接触スキャナ）」を活用し、規格外のサイズも合成技術を用いて高品質にデータ化しました。
書庫スペースの大幅な削減を実現するとともに、可読性の高いファイル名を付与したことで、必要な図面へのアクセス時間が短縮され、事務作業の効率化を達成しました。
- 自治体 支援事例
高いセキュリティ環境での機密書類・申請書の電子化 -
自治体様では、マイナンバー申請書類という極めて機密性の高い個人情報を含む書類の電子化が必要でした。
TOPPANは自社工場内に、監視カメラや生体認証を備えた専用のセキュリティエリアを新設。厳格な入退室管理の下、フラットベッドスキャナを用いて16万件以上の書類を電子化しました。
情報漏洩リスクを極限まで低減した環境での作業により、安全かつ確実に電子化プロジェクトを完遂しました。
文書電子化BPOサービスの特徴
- 1
- あらゆる形状・状態の資料に対応可能 一般的な書類はもちろん、A0サイズ以上の大判図面、製本されたままの冊子、マイクロフィルム、写真など、他社では断られるような特殊な資料にも対応可能です。「BookShot」等の非接触スキャナを多数保有しており、貴重な資料を傷めずに電子化します。
一般的な書類はもちろん、A0サイズ以上の大判図面、製本されたままの冊子、マイクロフィルム、写真など、他社では断られるような特殊な資料にも対応可能です。「BookShot」等の非接触スキャナを多数保有しており、貴重な資料を傷めずに電子化します。
- 2
- 専門資格者が設計する”高品質・高付加価値” 文書情報管理士（上級・1級・2級）等の有資格者が多数在籍し、資料の状態確認から電子化ルールの設計までサポートします。DTPのノウハウを活かした「文字の可読性を高める画像補正」や「OCR処理」による検索性付与、「CADデータへの変換」など、データの利便性を高める加工も得意としています。
文書情報管理士（上級・1級・2級）等の有資格者が多数在籍し、資料の状態確認から電子化ルールの設計までサポートします。DTPのノウハウを活かした「文字の可読性を高める画像補正」や「OCR処理」による検索性付与、「CADデータへの変換」など、データの利便性を高める加工も得意としています。
- 3
- 万全のセキュリティと柔軟なオンサイト対応 機密情報を扱うためのセキュリティエリアを完備（プライバシーマーク・ISMS取得）し、個人情報を含む案件にも対応します。また、原稿の持ち出しが難しい場合は、お客さまのオフィスに機材とスタッフを派遣して作業を行う「オンサイト対応」も可能です。輸送から保管まで、万全の体制を敷いています。
機密情報を扱うためのセキュリティエリアを完備（プライバシーマーク・ISMS取得）し、個人情報を含む案件にも対応します。また、原稿の持ち出しが難しい場合は、お客さまのオフィスに機材とスタッフを派遣して作業を行う「オンサイト対応」も可能です。輸送から保管まで、万全の体制を敷いています。
- 4
- 電子化後の活用と原本管理もトータルサポート
電子化データの納品だけでなく、Web上で閲覧・検索できる「文書管理システムの構築」や、リッチな閲覧体験を提供する「デジタルブック作成」も支援します。
さらに、電子化後の原本については「倉庫整理・廃棄」や、劣化資料の修復など、全体をカバーします。
電子化データの納品だけでなく、Web上で閲覧・検索できる「文書管理システムの構築」や、リッチな閲覧体験を提供する「デジタルブック作成」も支援します。
さらに、電子化後の原本については「倉庫整理・廃棄」や、劣化資料の修復など、全体をカバーします。
- 5
- デジタル目録による現状の可視化
「何がどこにあるか分からない」状態からでもお任せください。現地調査を行い、資料のタイトル、発行年、保管場所などを整理した「デジタル目録」を作成します。
電子化データと目録をリンクさせ、膨大な資料の中から必要な情報を即座に探し出せる環境を構築します。
「何がどこにあるか分からない」状態からでもお任せください。現地調査を行い、資料のタイトル、発行年、保管場所などを整理した「デジタル目録」を作成します。
電子化データと目録をリンクさせ、膨大な資料の中から必要な情報を即座に探し出せる環境を構築します。
文書電子化BPOサービスの流れ
TOPPANの文書電子化BPOサービスの流れを解説します。
初期相談から契約、サービス開始までのステップを具体的にご紹介します。
-
STEP 1
現状分析・ヒアリング
専門スタッフが資料の保管場所へ伺い、量、状態、サイズなどを確認し、最適な電子化方法をご提案します。
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STEP 2
仕様設計・ご提案
スキャン解像度、ファイル形式、ファイル名規則、納品形態などを決定し、お見積りを提示します。原本の劣化対策や二次利用も含めたトータルなご提案が可能です。
-
STEP 3
資料引き取り・環境構築
セキュリティ便や専用車で資料を搬出します。
持ち出し不可の場合は、現地に機材を持ち込み、作業環境を構築します。 -
STEP 4
電子化作業
ホチキス外し等の前処理を行い、資料に適したスキャナで撮影します。
その後、画像チェックやOCR処理等の加工を行います。 -
STEP 5
納品・振り返り
データを納品し、原本を返却します。
運用の課題があれば改善策を検討します。
よくある質問
文書電子化BPOサービスを検討される際に、よくいただくご質問
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倉庫の中が整理されておらず、何があるかも把握できていません。その状態からの依頼でも大丈夫ですか？
はい、問題ございません。未整理の状態から一貫して対応いたします。 お客さまご自身でも把握しきれていない、積み上げられたままの資料であっても、文書情報管理士資格を持つスタッフ等が同行し、一から調査を行います。調査結果に基づき、どのような資料があるかを可視化する目録を作成し、最適な管理フローをご提案いたします。
-
資料を社外に持ち出すことができません。現地（オンサイト）での作業は可能ですか？
はい、お客さまの指定場所に機材を持ち込んでの作業が可能です。 お客さまの社内の一室をお借りしてデジタル化環境を構築し、外部への持ち出しが困難な重要資料をその場で電子化いたします。
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すべての資料を電子化するとコストがかさむため、必要なものだけ選びたいのですが、効率的な方法はありますか？
「目録」と「サムネイル」を使って、必要な資料だけを選別可能です。 まず資料の表紙や中身の一部を撮影し、リスト化（目録作成）します。お客さまはこのリストとサムネイル画像を確認するだけで、現物をひっくり返すことなく、デスクトップ上で「電子化するもの」「廃棄するもの」「原本保管するもの」を選別いただけます。
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古い図面や、紙以外のメディア（VHSやフィルム）も対応できますか？
はい、多種多様な媒体の電子化に対応しています。 A0サイズの大判図面や製本された資料はもちろん、ポジ・ネガフィルムの高解像度撮影も可能です。また、VHS、カセットテープ、8mmビデオなどの古いメディアからのデータ変換や新しい媒体へデータを移行する「マイグレーション」サービスも提供しています。
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電子化が終わった後の「原本（紙）」の処分はどうなりますか？
ご要望に合わせて「返却」「廃棄」のいずれも対応可能です。※産業廃棄物は「返却」のみ。不要となった紙資料は、情報漏洩を防ぐために溶解処理（ドロドロに溶かす処理）にて安全に廃棄いたします。
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電子化したデータから、特定のキーワードで検索することはできますか？
はい、OCR（光学文字認識）処理によって検索性を高めることができます。 スキャンした画像データから文字情報を抽出し、透明テキスト付きPDFを作成することで、ファイル名だけでなく本文中のキーワード検索も可能になります。また、作成した目録（Excelリスト）と電子データをリンクさせることで、容易にデータを閲覧できるデータベースとして活用いただけます。
書類チェックシステム「NoEROR(ノエラ)」の特徴 BPOサービス ｜TOPPAN BPO
